Какие документы оформить при найме сотрудника. Документооборот в отделе персонала организации Разработка кадрового документооборота при найме персонала организации

В современных условиях актуальным направлением повышения эффективности документооборота предприятия выступает его автоматизация. Внедрение системы автоматизации документооборота и делопроизводства обеспечивает: регистрацию, учет и хранение документов; оперативный доступ к документам и отчетной информации; эффективное управление процессами движения документов; сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений; повышение исполнительской дисциплины; снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
В ООО «Актив-контракт» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы пред...

Содержание
Введение 3
ГЛАВА 1. Теоретико-методологические требования к организации кадрового документооборота 5
1.1. Понятие и значение документооборота 5
1.2. Организация кадровой деятельности при найме персонала 9
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового документооборота при найме персонала на примере организацииООО «Актив-контракт» 16
2.1. Анализ деятельности организации ООО «Актив-контракт» 16
2.2 Анализ состава, структуры и движения кадров 22
2.3. Анализ кадрового документооборота в организации 27
ГЛАВА 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере организации ООО «Актив-контракт» 36
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации ООО «Актив-контракт» и основные направления его совершенствования 36
3.2.Оценка предложенных рекомендаций 42
Заключение 44
Список литературы 47

Введение

Актуальность темы исследования определяется тем, что в современной организации кадровый документооборот занимает важное место в системе вспомогательных процессов и является мощным инструментом управления персоналом.
Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Современное управление документацией в конкретной организации диктует необходимость разработки собственного табеля применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из различных нормативно-методических материалов и адаптирована под потребности конкретной организации; а третья - разработана самостоятельно.
Необходимость строгой регламентации полного состава и п равил оформления каждого документа обусловлена тем, что кадровые документы являются социально значимыми и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока. Роль и значение эффективности организации кадрового документооборота обуславливают актуальность темы дипломной работы.
Теоретической и методологической основой исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых и практиков таких, как: Алавердов А.Р., Леженкина Т.И., Аширов Д. А., Белов А.А., Белов А.Н., Григорьев В.П., Зайцева Т.В., Кирсанова М.В., Кузнецов С.Л.; статьи теоретиков и практиков в области управления человеческими ресурсами, таких как Андреев В., Данилов А.Д.
Цель работы: разработать рекомендации по совершенствованию организации кадрового документооборота при найме персонала на предприятии ООО «Актив-контракт».
Объект исследования: ООО «Актив-контракт».
Предмет исследования: кадровый документооборот ООО «Актив-контракт».
Исходя из поставленной цели, заявленного предмета и объекта настоящей работы определим следующий круг задач настоящего исследования:
1. понятие и значение документооборота;
2. организацию кадровой деятельности.
3. анализ деятельности ООО «Актив-контракт»;
4. анализ состава, структуры и движения персонала предприятия;
5. анализ организации кадрового документооборота.
6. разработать рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота ООО «Актив-контракт»
7. оценить эффективность предложенных мероприятий.
В работе использовались общие и частные методы исследования: методы количественной и качественной оценки и обработки информации, наблюдение, тестирование, анкетирование, персонала, метод сравнительного анализа, методы кадрового аудита и др.

Фрагмент работы для ознакомления

2
2
16,67
16,67
-
-
-
рабочийперсонал
4
4
53,33
53,33
-
-
-
Женщин – всего,
3
3
30,00
30,00
-
-
-
в том числе:

Административно-управленческий персонал
1
1
3,33
3,33
-
-
-
Рабочий персонал
2
2
26,67
26,67
-
-
-
Всего численность персонала:
9
9
100%
100
-
-
-
Структуру по возрасту покажем на рисунке 2.
Рис. 2. Структура персонала по возрасту
В "Продуктович" функции управления персоналом выполняет руководитель высшего звена.
Специалист отдела кадров совместно с сотрудниками отдела производства определяют потребность в персонале, общий фонд заработной платы, занимаются нормированием труда и др. Специалист по кадрам занимается непосредственным подбором и пополнением кадрового состава, разработкой мероприятий по закреплению кадров на производстве. Также в его обязанности входит разработка программы развития персонала, мотивационных механизмов повышения заинтересованности и удовлетворенности трудом с целью решения текущих и перспективных задач предприятия и т.п.
В результате этого определяют абсолютную и относительную экономию или перерасход средств на оплату труда. Источником информации служит форма № 1-ПВ «Отчет по труду», расчетные платежные ведомости.
Анализируя данные таблицы 4, видим, что положительным является то, что ФОТ увеличился в 2015 году по сравнению с 2014 годом, а в 2015 году по сравнению с 2014 годом уменьшился, ведь снизилось количество работников. Следствием этого является то, что среднемесячная заработная плата в 2014 г. составила 10744 руб., а в 2015 г. - 1330,7 руб. Еще одним положительным фактором является уменьшение количества отработанных человеко-часов, при росте оплаты труда.
Рассмотрев влияние факторов внешней и внутренней среды ООО «Актив-контракт» , необходимо отметить, что организация обладает достаточным уровнем конкурентоспособности, обусловленным выявленными сильными сторонами и возможностями. Были выявлены также слабые стороны и угрозы, которые могут тормозить дальнейшее развитие предприятия. Кадровая стратегия в этом случае должна быть ориентирована на закрепление кадров, их переобучению.
Таким образом, в целом наблюдается стабильные показатели производительности труда и основных экономических показателей, текучесть кадров средняя, однако компания стоит на месте и не развивается. исходя из этого, необходимо повысить основные экономические показатели посредством увеличения производительности и эффективности деятельности кадров.
2.3. Анализ кадрового документооборота в организации
В рамках работы был проведен анализ кадрового документооборота в ООО «Актив-контракт».
На первом проводился сбор необходимых данных о работе кадровой службы компании ООО «Актив-контракт», предварительно определялись возможные проблемные зоны и анализировались возможные риски. В ООО «Актив-контракт» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Соответственно ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его специалисты.
Для получения необходимой информации было изучено положение о кадровой службе ООО «Актив-контракт», должностные инструкции сотрудников, проводилось с ними интервью. В ходе интервью также оценивалось понимание сотрудниками своих обязанностей и сути выполняемой работы, их уровень знаний в области законодательства, регулирующего кадровый документооборот, определяется степень реакции кадровой службы на изменения действующего законодательства. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников ООО «Актив-контракт», ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО «Актив-контракт» просто не выполняется.
Проверка была начата с определения наличия в компании ООО «Актив-контракт» локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. В ООО «Актив-контракт» такой документ отсутствует, соответственно процедуру создания кадровой документации приходилось восстанавливать «по кусочкам», определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе интервью с сотрудниками кадровой службы и иных подразделений компании, принимающих участие в их подготовке.
Подразделения ООО «Актив-контракт» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятия или структурного подразделения, т. е. положение является документом, регламентирующим все виды деятельности каждого структурного подразделения и всего учреждения (организации) в целом.
В состав кадровой документации ООО «Актив-контракт» входят следующие документы:
- трудовой договор (контракт);
- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
- личная карточка (форма № Т-2);
- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
- табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
- личные заявления работников предприятия;
- графики отпусков;
- докладные записки;
- акты.
В ООО «Актив-контракт» сложился следующий порядок работы и учета документов:
1. Прием и отправка документов при документообороте проводятся централизованно. Это значит, что документы, поступающие в организацию, и документы отправляемые организацией обрабатываются делопроизводителем.
2. Расстановка приоритетного значения документов - документы первой важности, связанные с финансовыми обязательствами передаются на подпись директору (руководителю) и (или) главному бухгалтеру предприятия, а документы второй очереди подписываются уполномоченными лицами (начальниками отделов)
3. Схема документооборота компании ООО «Актив-контракт» типовая, она представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 - Схема документооборота ООО «Актив-контракт»
В «Актив-контракт» регистрационная карточка становится своеобразным досье документа, благодаря чему можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения в настоящее время документ находится.
В кадровом документообороте ООО «Актив-контракт» используется журнальная форма регистрации. Был проверен журнал регистрации приказов по личному составу. Так как компания маленькая и приказов по личному составу немного, они все регистрируются в ООО «Актив-контракт» в одном журнале. Также была проведена проверка того, все ли издаваемые приказы по личному составу реально отражены в журнале регистрации.
В ООО «Актив-контракт» должным образом ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - в ней заполнены все графы, нет исправлений, данная книга прошнурована и опечатана. Книга имеет установленную форму, которой она должна обязательно соответствовать.
Поскольку Трудовой кодекс обязывает работодателя по требованию работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, было также проверено наличие в компании учетных форм по выдаче справок работникам и наличие копий выданных документов в личном деле работника. В ООО «Актив-контракт» данные учетные формы отсутствуют.
Далее был проведен анализ состава кадровой документации ООО «Актив-контракт», ее соответствия требованиям действующего законодательства. Необходимым свойством документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.
Найм в ООО «Актив-контракт» осуществляется в двух направлениях – внутреннем и внешнем. Внутренний найм персонала организация может позволить себе из-за размеров и организационной структуры, т.о. имеет место быть и ротация кадров, и совмещение профессий.
Но в основном ООО «Актив-контракт» использует внешние источники найма персонала, а именно СМИ (интернет сайты, кадровые агенства и службы по трудоустройству).
Процесс отбора персонала на ООО «Актив-контракт» проводится в соответствии со стандартной процедурой найма, а именно в несколько стадий и этапов. Стадии найма включают в себя размещение вакансии в интернете (на сайте компании или же в интернет-издательствах по поиску сотрудников), набор претендентов, отбор обратившихся соискателей, оформление сотрудников.
Основные недостатки при анализе процесса найма в ООО «Актив-контракт» после анализа предоставленных организацией документов были обнаружены на стадии отбора сотрудников, все остальные стадии имеют стандартные процедуры и особых недостатков поэтому выявить не удалось. Тем не менее необходим анализ всего процесса найма персонала.
Для облегчения работы менеджера по работе с персоналом в ООО «Актив-контракт» в качестве документов, содержащих информацию о соискателях, используются резюме и анкеты. При поступлении на работу будущего сотрудника просят составить и принести резюме. В ООО «Актив-контракт» форма резюме уже разработана и помещена на официальном web-сайте. Ее необходимо заполнить и отослать менеджеру по работе с персоналом. При положительном варианте рассмотрения резюме соискателя просят прийти в офис и заполнить анкету. 15
ООО «Актив-контракт» начинает знакомство с кандидатами заочно - через изучение присланных ими заявительных документов. Анализ присланных документов позволяет судить о претенденте еще до встречи, до так называемого «контактного общения». Данная техника очень эффективна, особенно при большом количестве вакансий и желающих получить рабочее место.
Основными заявительными документами в ООО «Актив-контракт» являются:
1. Заявление.
2. Автобиография.
(Их называют основными заявительными документами).
3. Свидетельства.
4. Анкеты.
5. Фотографии.
6. Рекомендательные письма.
7. Медицинское заключение.
8. Заключение графологической экспертизы.
Необходимо отметить, что перед тем, как начать процесс найма работника, сотрудники отдела по работе с персоналом должны обладать знаниями по законодательным актам и методическим рекомендациям, с помощью которых они будут осуществлять данный найм.
Но тем не менее, исходя из документов следует, что должностные инструкции в ООО «Актив-контракт», к примеру, составляются только при возникновении необходимости в новой должности. Это совершенно не функционально, неэффективно и занимает много времени менеджера по персоналу.
ГЛАВА 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере организации ООО «Актив-контракт»
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации ООО «Актив-контракт» и основные направления его совершенствования
В ООО «Актив-контракт» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников ООО «Актив-контракт», ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО «Актив-контракт» просто не выполняется. Основной нормативный документ по делопроизводству, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением, - инструкция по делопроизводству – на предприятии не разработан.
В ООО «Актив-контракт» автоматизация документооборота фрагментарная, кадровый документооборот слабо автоматизирован. Действующая в ООО «Актив-контракт» система не обеспечивает возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями УСОРД и УСПУД, а также иными нормативными требованиями действующего законодательства.
Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система хранения в компании не продумана и должным образом не организована. В ООО «Актив-контракт» дела в архив сдаются нерегулярно, описи дел составляются сотрудниками кадровой службы, а акты о выделении документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, не составляются, экспертиза ценности документов при подготовке их к сдаче в архив не проводится.
Представляется, что в настоящий момент наиболее актуальным направлением совершенствования делопроизводства ООО «Актив-контракт» является разработка и внедрение инструкции по делопроизводству на фоне постепенной автоматизации документационного обеспечения управления.
Мы выяснили, что должностные инструкции в ООО «Актив-контракт», к примеру, составляются только при возникновении необходимости в новой должности. Это совершенно не функционально, неэффективно и занимает много времени менеджера по персоналу.
В качестве документов более низкого уровня, которые имеют непосредственное отношение к отбору персонала, относится «Положение о системе подбора и найма персонала». В данном документе будет прописан алгоритм отбора персонала, этапы и методы отбора персонала, а в качестве приложений могут содержаться образцы тестов, как психологических, так и технического характера. Рекомендуются следующие отделы в «Положении о системе отбора персонала»:
1. Общие положения (сведения о том, что представляет собой отбор пероснала);
2. Этапы отбора пероснала (детально описывается предварительный, первичный и вторичный этап отбора пероснала в ООО «Актив-контракт»;
3. Список заявительных документов в ООО «Актив-контракт»;
4. Методы оценки кандидатов в ООО «Актив-контракт»;
5. Анкета для соискателей ООО «Актив-контракт»;
6. Психологические и технические тесты для соискателй ООО «Актив-контракт»;
7. Бланк качеств соискателей ООО «Актив-контракт».
Таким образом, вся необходимая информация для процесса отбора персонала будет регламентирована и структурирована. Это значительно сэкономит время отбора сотрудников, а также обучения нового менеджера по работе с персоналом при увольнении старого или же при временной болезни или отпуске.
Для создания данного положения необходимо ввести еще несколько документов, а именно: тесты, бланки качество соискателей и анкеты для приема сотрудников.
Также важно разработать бланк личностных качеств сотрудника, который поможет непосредственно на собеседовании путем проставления крестиков в нужных полях запомнить, какими качествами обладает тот или иной кандидат. Данный бланк качеств потенциального сотрудника можно составить по профессиограмме той или иной должности. Профессиограмма – это документ, содержащий описание, во-первых, содержания работы по определенной профессии (функ­ции, обязанности, задачи, операции), во-вторых, требований к носителю определенной профессии (профессиональные, деловые, личные качества). Документальной формой профессиограммы могут быть словесное описание, знаковый алгоритм, видеофильм, компьютерная программа.16
На основании данных профессиограмм (а должностей на ООО «Актив-контракт» не так уж много) можно разработать бланки с личностными качествами работников для того, чтобы не теряться на собеседовании, а верно указывать. Обладает ли соискатель данными характеристиками или нет (Табл 3.4).
Таблица 3.4.
Бланк личностных качеств соискателя
Качества и свойства личности соискателя
№1.
№2.
№3.
№4.
№5.
№6.
1. Аналитические способности
2. Творческие способности
3. Административные способности
4. Принципиальность, тактичность
5. Социальная коммуникация
6. Умение слушать других
7. Взаимоотношения с коллегами
8. Инициативность
9. Гибкость ума
10. Уверенность в себе
11. Письменная речь
12. Устная речь
13. Аккуратность
14. Внешний вид
15. Поза, мимика, жесты
Под номерами подразумеваются испытуемые кандидаты на ту или иную должность. При внесении данной информации будет наглядно видно, какой кандидат имеет преимущества над другим по тем или иным параметрам.
Таким образом, создав и внедрив данные документы, и создав в результате «Положение о системе отбора персонала» в ООО «Актив-контракт», менеджер по работе с персоналом будет иметь четкую структуру и методы отбора персонала, а также четкий процесс совершаемых действий по оценке потенциальных сотрудников.
Таким образом, рекомендуется ввести заявку на вакансии на сайте компании, а также, для облегчения труда менеджера по персоналу и анкету по приему сотрудников. Данное предложение будет затратным лишь единожды при приглашении специалиста по информационным технологиям, но сэкономит время специалиста по работе с кадрами.
В исследовании была обозначена проблема недостаточной эффективности существующего кадрового документооборота «Актив-контракт», сформулирована цель - повысить качество управления путем разработки и внедрения инструкции по кадровому делопроизводству на фоне автоматизации кадрового документооборота предприятия.
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования кадрового документооборота, было принято решение внедрить программу1С «1C:Документооборот 8 ПРОФ», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства, обладает необходимой универсальностью и может быть интегрирована в действующую на предприятии.
Программный продукт «1C:Документооборот 8 ПРО» поставляется как готовый коробочный продукт и содержит следующий набор возможностей:
- ведение структурированного хранилища информации предприятия
- учет документов в разрезе договоров, рабочих групп и проектов
- ведение архива документов, учет документов по физическим местам хранения
- ведение и учет нормативно-справочной информации подразделений и юр. лиц
- автоматическое создание документов на основе данных сканера и/или данных каталогов
- поддержка настраиваемых пользователями нумераторов документов
- ведение номенклатуры дел по ГОСТ (с учетом дат открытия и закрытия дел)
- хранение и использование подписей и клише сотрудников
- интеграция с пакетом MS Office и OpenOffice (автоматическое формирование по шаблонам)
- широкие возможности по настройке внешнего вида документов пользователям
Учитывая различия в потребностях компаний разного уровня, фирма «1С» предлагает три программных продукта с различным функциональным наполнением и сложностью. По мнению автора дипломной работы для ООО «Актив-контракт» оптимальным будет внедрение ПРОФ-версии продукта, которая позволяет не только вести кадровый учет и расчет заработной платы в компаниях, имеющих сложную юридическую структуру, но и автоматизировать базовые функции управления персоналом (подбор, обучение, мотивация).
Разработанный в работе комплект нормативных документов ООО «Актив-контракт» решает эти задачи и подходит для самостоятельной постановки делопроизводства силами сотрудников организации. Предварительное упорядочение делопроизводственных процессов позволяет также из­бежать наиболее характерной ошибки при внедрении электронного документооборота - ав­томатизации неформализованных процессов. В этом случае автоматизация делопроизводства не является эффективной.
3.2.Оценка предложенных рекомендаций
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования документооборота, было принято решение внедрить систему 1C:Документооборот 8 ПРО», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает необходимой универсальностью. Этапы внедрения программы должны соответствовать этапам внедрения нормативных документов.
Суммарные затраты проекта ООО«Актив-контракт» составят 1000 тыс. руб., в том числе: кадровые ресурсы – 400 тыс. руб., материально-технические – 350 тыс. руб., информационно-технологические – 150 тыс. руб.

Список литературы

1. «Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993)
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (Часть первая): от 30.11.1994 № 51-ФЗ // СЗ РФ. 05.12.1994. № 32. Ст. 3301.
3. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 25.03.2016)
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
5. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
6. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
8. Постановление Правительства РФ от 15.06.09 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов,2003.-17с.
10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Изд-во стандартов,1998. -12с.
11. Аверин А.Н. Управление персоналом, кадровая и социальная политика в организации: учеб.пособие. М.: Флинта, 2015. С. 10.
12. Алавердов А.Р. Управление персоналом. Учебное пособие. Гриф УМО МО РФ/ М.: Университетская серия. -М., 2015. – 351 с.
13. Алавердов А.Р. Управление человеческими ресурсами организации / М.: Университетская серия. – М., 2012. - 656 с.
14. Алексахина Ю.В. Управление персоналом: учеб.пособие. М.: МГОУ, 2014. С. 5-49.
15. Ансофф И. Искусство решения проблем / Пер. с англ. - М., 2012. - С. 215.
16. Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами. - М., 2014. - 404с.
17. Артеменко В.Г. Анализ финансовой отчетности: учеб.пособие / В.Г. Артеменко, В.В. Остапова. Омега-Л, 2013. 270 с.
18. Банникова Л.Н. Управление персоналом.учеб. пособие. Екатеринбург: УГТУ-УПИ, 2015. 151 с.
19. Белл Д. Грядущее постиндустриальное общество. Опыт социального прогнозирования. - М.: Академия, 2014.-С. 661.
20. Беляцкий Н.П. Управление персоналом. М.: Современная школа, 2008. С. 22.
21. Боброва, Л. Начать с себя // Справочник по управлению персоналом. 2014. №6. С. 93-96.
22. Бодди Д., Пейтон Р. Основы менеджмента. Пер с англ. - СПб: Питер, 2013. - С. 555.; Управление персоналом государственной службы. Учебник под ред. Турчинова Л.И. - М.: РАГС, 2013. - С. 41.;
23. Бутенко Т. Современные методы диагностики трудовой мотивации: Справочник по управлению персоналом. №4. 2016. С. 57.
24. Бухалков М.И. Управление персоналом.Учебник. М.: Инфра-М, 2016. С. 39.
25. Бычкова А.В. Управление персоналом: учеб.пособие. Пенза: Пенз. гос. ун-та, 2015. С 14.
26. Веснин В.Р. Менеджмент персонала. - М.: ТД «Элит-2000», 2013. - 356с
27. Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика: Учебник. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2016. – 688 с.
28. Герчикова И.Н. Менеджмент. Учебник. М.: ЮНИТИ., 2015. С.21-23.
29. Голубкова Е.Н., Михайлов О.З. Внутренний маркетинг и управление персоналом - инструменты повышения эффективности управления / Маркетинг в России и за рубежом. - 2008. - № 3. - С. 27-34.
30. Дрофа В.В., Половинко В.С. Управление персоналом научно-производственных организаций. - М.: Информ-Знание; Омск: Изд-во Наследие. Диалог-Сибирь, 2016. – 208с. с.13.
31. Дуракова И. Эволюция службы персонала// Кадровик. Кадровый менеджмент. - 2011. - № 7. - С. 22-23.
32. Егоршин А.П. Управление персоналом: учебник. Н. Новгород: НИМБ, 2015. С. 21.
33. Ежов Г.П. Управление персоналом в условиях демократизации управления / Актуальные проблемы современной науки. - 2014. - № 1. - С. 39-44.
34. Еремина Е.В., Ретинская В.Н. Управление персоналом. Пенза: Изд-во Пензенского государственного университета, 2013. С. 16.
35. Журавлев П.В., Кулапов М.Н., Сухарев С.А. Мировой опыт в управлении персоналом. Обзор зарубежных источников. Моногрфия. - М.: Изд. Рос. экон. Академ, Екатеринбург: Деловая книга, 2013. - С. 10.
36. Журавлев П.В., Олегов Ю.Г., Волгин Н.А. Управление человеческими ресурсами. - М.: Экзамен, 2012. - С. 131.
37. Зайцева Т.В. Управление персоналом. М.: Инфра-М, 2015. 319 с.
38. Иванцевич Дж. М., Лобанов А. А. Человеческие ресурсы управления. - М.: Дело, 2014, с. 274.
39. Иванцевич Дж., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления. - М.: Дело, 2014. - С. 328.
40. Карташова Л.В. Управление человеческими ресурсами. М.: ИНФРА-М, 2013. С. 13.
41. Кафидов В.В. Управление персоналом. СПб.: Питер, 2013. 208 с.
42. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: учебник. М.: Инфра-М, 2013. С. 29.
43. Кибанов А.Я. Управление персоналом: учебник. М.: Экзамен, 2016. С. 12-92.
44. Кибанов А.Я., Дуракова И.Б. Управление персоналом организации: актуальные технологии найма, адаптации и аттестации. М.: Кнорус, 2012. 357 с.
45. Ковалев В.В. Финансовый анализ: методы и процедуры / В.В. Ковалев, Вит. В. Ковалев. М.: Финансы и статистика, 2015. 560 с.
46. Коргова M.A. Социодиагностика как первый этап оптимизации кадрового менеджмента организаций // Вестник Пятигорского государственного лингвистического университета. - 2013, №2 - 3. - с.10.
47. Коргова М А. Становление кадрового менеджмента в организациях современной России (на материалах региона юга России). Монография - М.: Социально - гуманитарные знания, 2012. - С 249.
48. Коргова М.А., Салогуб А.М. История менеджмента. Изд. 2-е, перераб и доп. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2012. - с. 49-71.
49. Корицкий Е.Б. , Нинциева Г.В., Шестов В.Х. Научный менеджмент: российская история. - СПб.: Изд. «Питер», 2014.
50. Кричевский Р.Л. Если Вы руководитель: элементы психологии менеджмента в повседневной работе. Изд. 2-е. - М., 2012. - С. 210.
51. Кунц Г, О’Доннел С. Управление: системный и ситуационный анализ управленческих функций. Пер. с англ.-М.: Прогресс, 2015.-С.43
52. Логинов А.А., Шухман П.У. Современные методы управления компанией: организационное развитие и управление персоналом / Управление развитием персонала. - 2013. № 2. - с. 112-121.
53. Лукичева Л.И. Управление персоналом. М.: Омега-Л, 2015. С. 6.
54. Макарова И.К.Управление персоналом: Наглядные учебно - методические материалы. М.: ИМПЭ им. А.С. Грибоедова, 2014. С. 24.
55. Мамедзаде Г.А. Регламентация труда управленческого персонала. М.: ГУУ, 2014. С. 78.
56. Маркова В.Д., Стратегический менеджмент. / В.Д. Маркова, С.А. Кузнецова. М: ИНФРА-М, 2013.
57. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия: учеб.пособие. М.: ИНФРА-М, 2015. С. 110.
58. Музыченко В.В. Мастер-класс по управлению персоналом. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2014. С. 11.
59. Нордстрем К, Риддерстрале Й. Бизнес в стиле фанк. - СПб.: Издательство Стокгольмской школы экономики в Санкт-Петербурге, 2009. - с. 63.
60. Одегов Ю.Г. Управление персоналом в структурно-логических схемах. М.: Альфа-Пресс, 2013. 944 с.
61. Одегов Ю.Г., Котова Л.Р. Организация службы управления персоналом: современный подход. - М.: Альфа, - 2010, - с. 54
62. Половинко B.C. Управление персоналом: системный подход и его реализация - М., 2012. Пресс, 2013. - с. 32.
63. Половинко B.C., Тимошенко О.Ю. Концепция управления по целям: сущность и ее реализация в системе управления персоналом / Экономические науки. - 2014. - № 36. - с. 276-281.
64. Пригожин А.И. Перестройка. Переходные процессы и механизмы. - М., 2010. - с.4.
65. Рукавишников А.А., Соколова М.В. Нормы профессиональной этики для разработчиков и пользователей психодиагностических методик. Стандартные требования к психологическим тестам. - Ярославль: Дебют, 2013, -С.43
66. Скарбро Г. Управление знанием, управление персоналом и инновационный процесс / Менеджмент Дайджест. - 2014. - № 5. - С. 2-17.
67. Торрингтон Д., Холл Л., Тейлор С. Управление человеческими ресурсами: Учебник / Пер. 5-го англ. издания. Науч. ред. перевода Хачатуров А.Е. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2015. - С. 192.
68. Шекшня С. В., Ермошкин H.H. Стратегическое управление персоналом в эпоху Интернета. Изд. 6-е, перераб. и допол. (серия «Библиотека журнала «Управление персоналом») - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2012. - С. 13.

Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.

* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.

Современное управление персоналом требует грамотного подхода ко всем аспектам кадровой работы. Правильно организованный документооборот поможет эйчару справиться с «бумагоемким» процессом при подборе персонала.

Как и любая деятельность, подбор персонала требует эффективного управления, в том числе – стандартизации и унификации. Его нельзя воспринимать как ситуативный поиск подходящих людей для выполнения конкретных задач. Если действия рекрутера будут хаотичными, без четкого плана действий, то результаты их окажутся весьма скромными.

Чтобы процесс закрытия вакансий был успешным, нужно построить четкую систему подбора и подробно описать все ее этапы в инструкции. Излишний бюрократизм? Нет, описание процесса подбора персонала необходимо для каждой современной компании.

В первую очередь следует разработать Положение о подборе персонала. Как правило, его готовит HR-подразделение, однако к подготовке и согласованию документа целесообразно привлечь и других руководителей: юристов (вопросы трудового законодательства), финансистов (бюджетирование) и пр.

Безусловно, специфика организации, ее цели и особенности кадровой политики отражаются на общей схеме подбора персонала, в то же время есть основные моменты, которые должны быть обязательно зафиксированы:

Механизм: как осуществляется подбор персонала?

Ответственность: кто отвечает за подбор и сопровождение кандидата? кто принимает окончательное решение?

Порядок, виды и методы подбора.

Бюджетирование затрат на подбор персонала.

Кроме того, должны быть своевременно разработаны все необходимые документы: форма заявки на подбор специалиста, анкета соискателя, бланк оценки результатов собеседования и т. д. Чтобы все эти документы приобрели статус корпоративного стандарта работы внутреннего рекрутера, они должны быть утверждены в качестве приложений к Положению о подборе персонала.

Как и любой документ, Положение о подборе персонала должно быть согласовано с другими подразделениями, утверждено руководителем компании и доведено до сведения всех участников этого процесса (в таблице 1 приведена примерная структура всего документа, а в таблице 2 – структура раздела «Технология подбора персонала»).

Табл. 1. Примерная структура Положения о подборе персонала

* Например: оценка потребности в персонале (получение заявки) >> разработка комплекса требований к кандидату на должность >> размещение объявления о вакансии >> проведение тендера среди рекрутинговых и кадровых агентств >> работа с внутренним кадровым резервом >> первичный отбор (анкета, резюме) >> собеседование кандидата с менеджером по подбору персонала >> собеседование кандидата с линейным руководителем >> принятие решения о найме.

Владислава РУТИЦКАЯ,
Людмила СИРИК

В современных условиях актуальным направлением повышения эффективности документооборота предприятия выступает его автоматизация. Внедрение системы автоматизации документооборота и делопроизводства обеспечивает: регистрацию, учет и хранение документов; оперативный доступ к документам и отчетной информации; эффективное управление процессами движения документов; сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений; повышение исполнительской дисциплины; снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
В ООО «Актив-контракт» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы пред приятия и его специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников ООО «Актив-контракт», ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО «Актив-контракт» просто не выполняется.
В процессе анализа особенностей документооборота было установлено, что наиболее актуальным направлением совершенствования в настоящий момент делопроизводства ООО «Актив-контракт» является разработка и внедрение инструкции по делопроизводству на фоне автоматизации документооборота предприятия.
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования документооборота, было принято решение внедрить систему «1C:Документооборот 8 ПРО», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает необходимой универсальностью. Этапы внедрения программы должны соответствовать этапам внедрения нормативных документов.
Суммарные затраты проекта ООО «Актив-контракт» составят 1000 тыс. руб., в том числе: кадровые ресурсы - 400 тыс. руб., материально-технические - 350 тыс. руб., информационно-технологические - 150 тыс. руб. Предполагаемый экономический эффект от внедрения предложенных мероприятий составит 300 тыс. руб. Срок окупаемости проекта - 1 год

Введение Содержание Список литературы Выдержка из работы

Актуальность темы исследования определяется тем, что в современной организации кадровый документооборот занимает важное место в системе вспомогательных процессов и является мощным инструментом управления персоналом.
Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Современное управление документацией в конкретной организации диктует необходимость разработки собственного табеля применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из различных нормативно-методических материалов и адаптирована под потребности конкретной организации; а третья - разработана самостоятельно.
Необходимость строгой регламентации полного состава и п равил оформления каждого документа обусловлена тем, что кадровые документы являются социально значимыми и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока. Роль и значение эффективности организации кадрового документооборота обуславливают актуальность темы дипломной работы.
Теоретической и методологической основой исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых и практиков таких, как: Алавердов А.Р., Леженкина Т.И., Аширов Д. А., Белов А.А., Белов А.Н., Григорьев В.П., Зайцева Т.В., Кирсанова М.В., Кузнецов С.Л.; статьи теоретиков и практиков в области управления человеческими ресурсами, таких как Андреев В., Данилов А.Д.
Цель работы: разработать рекомендации по совершенствованию организации кадрового документооборота при найме персонала на предприятии ООО «Актив-контракт».
Объект исследования: ООО «Актив-контракт».
Предмет исследования: кадровый документооборот ООО «Актив-контракт».
Исходя из поставленной цели, заявленного предмета и объекта настоящей работы определим следующий круг задач настоящего исследования:
1. понятие и значение документооборота;
2. организацию кадровой деятельности.
3. анализ деятельности ООО «Актив-контракт»;
4. анализ состава, структуры и движения персонала предприятия;
5. анализ организации кадрового документооборота.
6. разработать рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота ООО «Актив-контракт»
7. оценить эффективность предложенных мероприятий.
В работе использовались общие и частные методы исследования: методы количественной и качественной оценки и обработки информации, наблюдение, тестирование, анкетирование, персонала, метод сравнительного анализа, методы кадрового аудита и др

Содержание
Введение 3
ГЛАВА 1. Теоретико-методологические требования к организации кадрового документооборота 5
1.1. Понятие и значение документооборота 5
1.2. Организация кадровой деятельности при найме персонала 9
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового документооборота при найме персонала на примере организацииООО «Актив-контракт» 16
2.1. Анализ деятельности организации ООО «Актив-контракт» 16
2.2 Анализ состава, структуры и движения кадров 22
2.3. Анализ кадрового документооборота в организации 27
ГЛАВА 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере организации ООО «Актив-контракт» 36
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации ООО «Актив-контракт» и основные направления его совершенствования 36
3.2.Оценка предложен ных рекомендаций 42
Заключение 44
Список литературы 4

1. «Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993)
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (Часть первая): от 30.11.1994 № 51-ФЗ // СЗ РФ. 05.12.1994. № 32. Ст. 3301.
3. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 25.03.2016)
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
5. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
6. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
8. Постановление Правительства РФ от 15.06.09 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнит ельной власти»
9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов,2003.-17с.
10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Изд-во стандартов,1998. -12с.
11. Аверин А.Н. Управление персоналом, кадровая и социальная политика в организации: учеб.пособие. М.: Флинта, 2015. С. 10.
12. Алавердов А.Р. Управление персоналом. Учебное пособие. Гриф УМО МО РФ/ М.: Университетская серия. -М., 2015. - 351 с.
13. Алавердов А.Р. Управление человеческими ресурсами организации / М.: Университетская серия. - М., 2012. - 656 с.
14. Алексахина Ю.В. Управление персоналом: учеб.пособие. М.: МГОУ, 2014. С. 5-49.
15. Ансофф И. Искусство решения проблем / Пер. с англ. - М., 2012. - С. 215.
16. Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами. - М., 2014. - 404с.
17. Артеменко В.Г. Анализ финансовой отчетности: учеб.пособие / В.Г. Артеменко, В.В. Остапова. Омега-Л, 2013. 270 с.
18. Банникова Л.Н. Управление персоналом.учеб. пособие. Екатеринбург: УГТУ-УПИ, 2015. 151 с.
19. Белл Д. Грядущее постиндустриальное общество. Опыт социального прогнозирования. - М.: Академия, 2014.-С. 661.
20. Беляцкий Н.П. Управление персоналом. М.: Современная школа, 2008. С. 22.
21. Боброва, Л. Начать с себя // Справочник по управлению персоналом. 2014. №6. С. 93-96.
22. Бодди Д., Пейтон Р. Основы менеджмента. Пер с англ. - СПб: Питер, 2013. - С. 555.; Управление персоналом государственной службы. Учебник под ред. Турчинова Л.И. - М.: РАГС, 2013. - С. 41.;
23. Бутенко Т. Современные методы диагностики трудовой мотивации: Справочник по управлению персоналом. №4. 2016. С. 57.
24. Бухалков М.И. Управление персоналом.Учебник. М.: Инфра-М, 2016. С. 39.
25. Бычкова А.В. Управление персоналом: учеб.пособие. Пенза: Пенз. гос. ун-та, 2015. С 14.
26. Веснин В.Р. Менеджмент персонала. - М.: ТД «Элит-2000», 2013. - 356с
27. Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика: Учебник. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2016. - 688 с.
28. Герчикова И.Н. Менеджмент. Учебник. М.: ЮНИТИ., 2015. С.21-23.
29. Голубкова Е.Н., Михайлов О.З. Внутренний маркетинг и управление персоналом - инструменты повышения эффективности управления / Маркетинг в России и за рубежом. - 2008. - № 3. - С. 27-34.
30. Дрофа В.В., Половинко В.С. Управление персоналом научно-производственных организаций. - М.: Информ-Знание; Омск: Изд-во Наследие. Диалог-Сибирь, 2016. - 208с. с.13.
31. Дуракова И. Эволюция службы персонала// Кадровик. Кадровый менеджмент. - 2011. - № 7. - С. 22-23.
32. Егоршин А.П. Управление персоналом: учебник. Н. Новгород: НИМБ, 2015. С. 21.
33. Ежов Г.П. Управление персоналом в условиях демократизации управления / Актуальные проблемы современной науки. - 2014. - № 1. - С. 39-44.
34. Еремина Е.В., Ретинская В.Н. Управление персоналом. Пенза: Изд-во Пензенского государственного университета, 2013. С. 16.
35. Журавлев П.В., Кулапов М.Н., Сухарев С.А. Мировой опыт в управлении персоналом. Обзор зарубежных источников. Моногрфия. - М.: Изд. Рос. экон. Академ, Екатеринбург: Деловая книга, 2013. - С. 10.
36. Журавлев П.В., Олегов Ю.Г., Волгин Н.А. Управление человеческими ресурсами. - М.: Экзамен, 2012. - С. 131.
37. Зайцева Т.В. Управление персоналом. М.: Инфра-М, 2015. 319 с.
38. Иванцевич Дж. М., Лобанов А. А. Человеческие ресурсы управления. - М.: Дело, 2014, с. 274.
39. Иванцевич Дж., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления. - М.: Дело, 2014. - С. 328.
40. Карташова Л.В. Управление человеческими ресурсами. М.: ИНФРА-М, 2013. С. 13.
41. Кафидов В.В. Управление персоналом. СПб.: Питер, 2013. 208 с.
42. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: учебник. М.: Инфра-М, 2013. С. 29.
43. Кибанов А.Я. Управление персоналом: учебник. М.: Экзамен, 2016. С. 12-92.
44. Кибанов А.Я., Дуракова И.Б. Управление персоналом организации: актуальные технологии найма, адаптации и аттестации. М.: Кнорус, 2012. 357 с.
45. Ковалев В.В. Финансовый анализ: методы и процедуры / В.В. Ковалев, Вит. В. Ковалев. М.: Финансы и статистика, 2015. 560 с.
46. Коргова M.A. Социодиагностика как первый этап оптимизации кадрового менеджмента организаций // Вестник Пятигорского государственного лингвистического университета. - 2013, №2 - 3. - с.10.
47. Коргова М А. Становление кадрового менеджмента в организациях современной России (на материалах региона юга России). Монография - М.: Социально - гуманитарные знания, 2012. - С 249.
48. Коргова М.А., Салогуб А.М. История менеджмента. Изд. 2-е, перераб и доп. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2012. - с. 49-71.
49. Корицкий Е.Б. , Нинциева Г.В., Шестов В.Х. Научный менеджмент: российская история. - СПб.: Изд. «Питер», 2014.
50. Кричевский Р.Л. Если Вы руководитель: элементы психологии менеджмента в повседневной работе. Изд. 2-е. - М., 2012. - С. 210.
51. Кунц Г, О’Доннел С. Управление: системный и ситуационный анализ управленческих функций. Пер. с англ.-М.: Прогресс, 2015.-С.43
52. Логинов А.А., Шухман П.У. Современные методы управления компанией: организационное развитие и управление персоналом / Управление развитием персонала. - 2013. № 2. - с. 112-121.
53. Лукичева Л.И. Управление персоналом. М.: Омега-Л, 2015. С. 6.
54. Макарова И.К.Управление персоналом: Наглядные учебно - методические материалы. М.: ИМПЭ им. А.С. Грибоедова, 2014. С. 24.
55. Мамедзаде Г.А. Регламентация труда управленческого персонала. М.: ГУУ, 2014. С. 78.
56. Маркова В.Д., Стратегический менеджмент. / В.Д. Маркова, С.А. Кузнецова. М: ИНФРА-М, 2013.
57. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия: учеб.пособие. М.: ИНФРА-М, 2015. С. 110.
58. Музыченко В.В. Мастер-класс по управлению персоналом. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2014. С. 11.
59. Нордстрем К, Риддерстрале Й. Бизнес в стиле фанк. - СПб.: Издательство Стокгольмской школы экономики в Санкт-Петербурге, 2009. - с. 63.
60. Одегов Ю.Г. Управление персоналом в структурно-логических схемах. М.: Альфа-Пресс, 2013. 944 с.
61. Одегов Ю.Г., Котова Л.Р. Организация службы управления персоналом: современный подход. - М.: Альфа, - 2010, - с. 54
62. Половинко B.C. Управление персоналом: системный подход и его реализация - М., 2012. Пресс, 2013. - с. 32.
63. Половинко B.C., Тимошенко О.Ю. Концепция управления по целям: сущность и ее реализация в системе управления персоналом / Экономические науки. - 2014. - № 36. - с. 276-281.
64. Пригожин А.И. Перестройка. Переходные процессы и механизмы. - М., 2010. - с.4.
65. Рукавишников А.А., Соколова М.В. Нормы профессиональной этики для разработчиков и пользователей психодиагностических методик. Стандартные требования к психологическим тестам. - Ярославль: Дебют, 2013, -С.43
66. Скарбро Г. Управление знанием, управление персоналом и инновационный процесс / Менеджмент Дайджест. - 2014. - № 5. - С. 2-17.
67. Торрингтон Д., Холл Л., Тейлор С. Управление человеческими ресурсами: Учебник / Пер. 5-го англ. издания. Науч. ред. перевода Хачатуров А.Е. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2015. - С. 192.
68. Шекшня С. В., Ермошкин H.H. Стратегическое управление персоналом в эпоху Интернета. Изд. 6-е, перераб. и допол. (серия «Библиотека журнала «Управление персоналом») - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2012. - С. 13

Административно-управленческий персонал
2
2
16,67
16,67
-
-
-
рабочийперсонал
4
4
53,33
53,33
-
-
-
Женщин - всего,
3
3
30,00
30,00
-
-
-
в том числе:

Административно-управленческий персонал
1
1
3,33
3,33
-
-
-
Рабочий персонал
2
2
26,67
26,67
-
-
-
Всего численность персонала:
9
9
100%
100
-
-
-
Структуру по возрасту покажем на рисунке 2.
Рис. 2. Структура персонала по возрасту
В "Продуктович" функции управления персоналом выполняет руководитель высшего звена.
Специалист отдела кадров совместно с сотрудниками отдела производства определяют потребность в персонале, общий фонд заработной платы, занимаются нормированием труда и др. Специалист по кадрам занимается непосредственным подбором и пополнением кадрового состава, разработ кой мероприятий по закреплению кадров на производстве. Также в его обязанности входит разработка программы развития персонала, мотивационных механизмов повышения заинтересованности и удовлетворенности трудом с целью решения текущих и перспективных задач предприятия и т.п.
В результате этого определяют абсолютную и относительную экономию или перерасход средств на оплату труда. Источником информации служит форма № 1-ПВ «Отчет по труду», расчетные платежные ведомости.
Анализируя данные таблицы 4, видим, что положительным является то, что ФОТ увеличился в 2015 году по сравнению с 2014 годом, а в 2015 году по сравнению с 2014 годом уменьшился, ведь снизилось количество работников. Следствием этого является то, что среднемесячная заработная плата в 2014 г. составила 10744 руб., а в 2015 г. - 1330,7 руб. Еще одним положительным фактором является уменьшение количества отработанных человеко-часов, при росте оплаты труда.
Рассмотрев влияние факторов внешней и внутренней среды ООО «Актив-контракт» , необходимо отметить, что организация обладает достаточным уровнем конкурентоспособности, обусловленным выявленными сильными сторонами и возможностями. Были выявлены также слабые стороны и угрозы, которые могут тормозить дальнейшее развитие предприятия. Кадровая стратегия в этом случае должна быть ориентирована на закрепление кадров, их переобучению.
Таким образом, в целом наблюдается стабильные показатели производительности труда и основных экономических показателей, текучесть кадров средняя, однако компания стоит на месте и не развивается. исходя из этого, необходимо повысить основные экономические показатели посредством увеличения производительности и эффективности деятельности кадров.
2.3. Анализ кадрового документооборота в организации
В рамках работы был проведен анализ кадрового документооборота в ООО «Актив-контракт».
На первом проводился сбор необходимых данных о работе кадровой службы компании ООО «Актив-контракт», предварительно определялись возможные проблемные зоны и анализировались возможные риски. В ООО «Актив-контракт» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Соответственно ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его специалисты.
Для получения необходимой информации было изучено положение о кадровой службе ООО «Актив-контракт», должностные инструкции сотрудников, проводилось с ними интервью. В ходе интервью также оценивалось понимание сотрудниками своих обязанностей и сути выполняемой работы, их уровень знаний в области законодательства, регулирующего кадровый документооборот, определяется степень реакции кадровой службы на изменения действующего законодательства. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников ООО «Актив-контракт», ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО «Актив-контракт» просто не выполняется.
Проверка была начата с определения наличия в компании ООО «Актив-контракт» локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. В ООО «Актив-контракт» такой документ отсутствует, соответственно процедуру создания кадровой документации приходилось восстанавливать «по кусочкам», определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе интервью с сотрудниками кадровой службы и иных подразделений компании, принимающих участие в их подготовке.
Подразделения ООО «Актив-контракт» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятия или структурного подразделения, т. е. положение является документом, регламентирующим все виды деятельности каждого структурного подразделения и всего учреждения (организации) в целом.
В состав кадровой документации ООО «Актив-контракт» входят следующие документы:
- трудовой договор (контракт);
- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
- личная карточка (форма № Т-2);
- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
- табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
- личные заявления работников предприятия;
- графики отпусков;
- докладные записки;
- акты.
В ООО «Актив-контракт» сложился следующий порядок работы и учета документов:
1. Прием и отправка документов при документообороте проводятся централизованно. Это значит, что документы, поступающие в организацию, и документы отправляемые организацией обрабатываются делопроизводителем.
2. Расстановка приоритетного значения документов - документы первой важности, связанные с финансовыми обязательствами передаются на подпись директору (руководителю) и (или) главному бухгалтеру предприятия, а документы второй очереди подписываются уполномоченными лицами (начальниками отделов)
3. Схема документооборота компании ООО «Актив-контракт» типовая, она представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 - Схема документооборота ООО «Актив-контракт»
В «Актив-контракт» регистрационная карточка становится своеобразным досье документа, благодаря чему можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения в настоящее время документ находится.
В кадровом документообороте ООО «Актив-контракт» используется журнальная форма регистрации. Был проверен журнал регистрации приказов по личному составу. Так как компания маленькая и приказов по личному составу немного, они все регистрируются в ООО «Актив-контракт» в одном журнале. Также была проведена проверка того, все ли издаваемые приказы по личному составу реально отражены в журнале регистрации.
В ООО «Актив-контракт» должным образом ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - в ней заполнены все графы, нет исправлений, данная книга прошнурована и опечатана. Книга имеет установленную форму, которой она должна обязательно соответствовать.
Поскольку Трудовой кодекс обязывает работодателя по требованию работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, было также проверено наличие в компании учетных форм по выдаче справок работникам и наличие копий выданных документов в личном деле работника. В ООО «Актив-контракт» данные учетные формы отсутствуют.
Далее был проведен анализ состава кадровой документации ООО «Актив-контракт», ее соответствия требованиям действующего законодательства. Необходимым свойством документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.
Найм в ООО «Актив-контракт» осуществляется в двух направлениях - внутреннем и внешнем. Внутренний найм персонала организация может позволить себе из-за размеров и организационной структуры, т.о. имеет место быть и ротация кадров, и совмещение профессий.
Но в основном ООО «Актив-контракт» использует внешние источники найма персонала, а именно СМИ (интернет сайты, кадровые агенства и службы по трудоустройству).
Процесс отбора персонала на ООО «Актив-контракт» проводится в соответствии со стандартной процедурой найма, а именно в несколько стадий и этапов. Стадии найма включают в себя размещение вакансии в интернете (на сайте компании или же в интернет-издательствах по поиску сотрудников), набор претендентов, отбор обратившихся соискателей, оформление сотрудников.
Основные недостатки при анализе процесса найма в ООО «Актив-контракт» после анализа предоставленных организацией документов были обнаружены на стадии отбора сотрудников, все остальные стадии имеют стандартные процедуры и особых недостатков поэтому выявить не удалось. Тем не менее необходим анализ всего процесса найма персонала.
Для облегчения работы менеджера по работе с персоналом в ООО «Актив-контракт» в качестве документов, содержащих информацию о соискателях, используются резюме и анкеты. При поступлении на работу будущего сотрудника просят составить и принести резюме. В ООО «Актив-контракт» форма резюме уже разработана и помещена на официальном web-сайте. Ее необходимо заполнить и отослать менеджеру по работе с персоналом. При положительном варианте рассмотрения резюме соискателя просят прийти в офис и заполнить анкету. 15
ООО «Актив-контракт» начинает знакомство с кандидатами заочно - через изучение присланных ими заявительных документов. Анализ присланных документов позволяет судить о претенденте еще до встречи, до так называемого «контактного общения». Данная техника очень эффективна, особенно при большом количестве вакансий и желающих получить рабочее место.
Основными заявительными документами в ООО «Актив-контракт» являются:
1. Заявление.
2. Автобиография.
(Их называют основными заявительными документами).
3. Свидетельства.
4. Анкеты.
5. Фотографии.
6. Рекомендательные письма.
7. Медицинское заключение.
8. Заключение графологической экспертизы.
Необходимо отметить, что перед тем, как начать процесс найма работника, сотрудники отдела по работе с персоналом должны обладать знаниями по законодательным актам и методическим рекомендациям, с помощью которых они будут осуществлять данный найм.
Но тем не менее, исходя из документов следует, что должностные инструкции в ООО «Актив-контракт», к примеру, составляются только при возникновении необходимости в новой должности. Это совершенно не функционально, неэффективно и занимает много времени менеджера по персоналу.
ГЛАВА 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере организации ООО «Актив-контракт»
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации ООО «Актив-контракт» и основные направления его совершенствования
В ООО «Актив-контракт» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников ООО «Актив-контракт», ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО «Актив-контракт» просто не выполняется. Основной нормативный документ по делопроизводству, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением, - инструкция по делопроизводству - на предприятии не разработан.
В ООО «Актив-контракт» автоматизация документооборота фрагментарная, кадровый документооборот слабо автоматизирован. Действующая в ООО «Актив-контракт» система не обеспечивает возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями УСОРД и УСПУД, а также иными нормативными требованиями действующего законодательства.
Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система хранения в компании не продумана и должным образом не организована. В ООО «Актив-контракт» дела в архив сдаются нерегулярно, описи дел составляются сотрудниками кадровой службы, а акты о выделении документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, не составляются, экспертиза ценности документов при подготовке их к сдаче в архив не проводится.
Представляется, что в настоящий момент наиболее актуальным направлением совершенствования делопроизводства ООО «Актив-контракт» является разработка и внедрение инструкции по делопроизводству на фоне постепенной автоматизации документационного обеспечения управления.
Мы выяснили, что должностные инструкции в ООО «Актив-контракт», к примеру, составляются только при возникновении необходимости в новой должности. Это совершенно не функционально, неэффективно и занимает много времени менеджера по персоналу.
В качестве документов более низкого уровня, которые имеют непосредственное отношение к отбору персонала, относится «Положение о системе подбора и найма персонала». В данном документе будет прописан алгоритм отбора персонала, этапы и методы отбора персонала, а в качестве приложений могут содержаться образцы тестов, как психологических, так и технического характера. Рекомендуются следующие отделы в «Положении о системе отбора персонала»:
1. Общие положения (сведения о том, что представляет собой отбор пероснала);
2. Этапы отбора пероснала (детально описывается предварительный, первичный и вторичный этап отбора пероснала в ООО «Актив-контракт»;
3. Список заявительных документов в ООО «Актив-контракт»;
4. Методы оценки кандидатов в ООО «Актив-контракт»;
5. Анкета для соискателей ООО «Актив-контракт»;
6. Психологические и технические тесты для соискателй ООО «Актив-контракт»;
7. Бланк качеств соискателей ООО «Актив-контракт».
Таким образом, вся необходимая информация для процесса отбора персонала будет регламентирована и структурирована. Это значительно сэкономит время отбора сотрудников, а также обучения нового менеджера по работе с персоналом при увольнении старого или же при временной болезни или отпуске.
Для создания данного положения необходимо ввести еще несколько документов, а именно: тесты, бланки качество соискателей и анкеты для приема сотрудников.
Также важно разработать бланк личностных качеств сотрудника, который поможет непосредственно на собеседовании путем проставления крестиков в нужных полях запомнить, какими качествами обладает тот или иной кандидат. Данный бланк качеств потенциального сотрудника можно составить по профессиограмме той или иной должности. Профессиограмма - это документ, содержащий описание, во-первых, содержания работы по определенной профессии (функ­ции, обязанности, задачи, операции), во-вторых, требований к носителю определенной профессии (профессиональные, деловые, личные качества). Документальной формой профессиограммы могут быть словесное описание, знаковый алгоритм, видеофильм, компьютерная программа.16
На основании данных профессиограмм (а должностей на ООО «Актив-контракт» не так уж много) можно разработать бланки с личностными качествами работников для того, чтобы не теряться на собеседовании, а верно указывать. Обладает ли соискатель данными характеристиками или нет (Табл 3.4).
Таблица 3.4.
Бланк личностных качеств соискателя
Качества и свойства личности соискателя
№1.
№2.
№3.
№4.
№5.
№6.
1. Аналитические способности
2. Творческие способности
3. Административные способности
4. Принципиальность, тактичность
5. Социальная коммуникация
6. Умение слушать других
7. Взаимоотношения с коллегами
8. Инициативность
9. Гибкость ума
10. Уверенность в себе
11. Письменная речь
12. Устная речь
13. Аккуратность
14. Внешний вид
15. Поза, мимика, жесты
Под номерами подразумеваются испытуемые кандидаты на ту или иную должность. При внесении данной информации будет наглядно видно, какой кандидат имеет преимущества над другим по тем или иным параметрам.
Таким образом, создав и внедрив данные документы, и создав в результате «Положение о системе отбора персонала» в ООО «Актив-контракт», менеджер по работе с персоналом будет иметь четкую структуру и методы отбора персонала, а также четкий процесс совершаемых действий по оценке потенциальных сотрудников.
Таким образом, рекомендуется ввести заявку на вакансии на сайте компании, а также, для облегчения труда менеджера по персоналу и анкету по приему сотрудников. Данное предложение будет затратным лишь единожды при приглашении специалиста по информационным технологиям, но сэкономит время специалиста по работе с кадрами.
В исследовании была обозначена проблема недостаточной эффективности существующего кадрового документооборота «Актив-контракт», сформулирована цель - повысить качество управления путем разработки и внедрения инструкции по кадровому делопроизводству на фоне автоматизации кадрового документооборота предприятия.
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования кадрового документооборота, было принято решение внедрить программу1С «1C:Документооборот 8 ПРОФ», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства, обладает необходимой универсальностью и может быть интегрирована в действующую на предприятии.
Программный продукт «1C:Документооборот 8 ПРО» поставляется как готовый коробочный продукт и содержит следующий набор возможностей:
- ведение структурированного хранилища информации предприятия
- учет документов в разрезе договоров, рабочих групп и проектов
- ведение архива документов, учет документов по физическим местам хранения
- ведение и учет нормативно-справочной информации подразделений и юр. лиц
- автоматическое создание документов на основе данных сканера и/или данных каталогов
- поддержка настраиваемых пользователями нумераторов документов
- ведение номенклатуры дел по ГОСТ (с учетом дат открытия и закрытия дел)
- хранение и использование подписей и клише сотрудников
- интеграция с пакетом MS Office и OpenOffice (автоматическое формирование по шаблонам)
- широкие возможности по настройке внешнего вида документов пользователям
Учитывая различия в потребностях компаний разного уровня, фирма «1С» предлагает три программных продукта с различным функциональным наполнением и сложностью. По мнению автора дипломной работы для ООО «Актив-контракт» оптимальным будет внедрение ПРОФ-версии продукта, которая позволяет не только вести кадровый учет и расчет заработной платы в компаниях, имеющих сложную юридическую структуру, но и автоматизировать базовые функции управления персоналом (подбор, обучение, мотивация).
Разработанный в работе комплект нормативных документов ООО «Актив-контракт» решает эти задачи и подходит для самостоятельной постановки делопроизводства силами сотрудников организации. Предварительное упорядочение делопроизводственных процессов позволяет также из­бежать наиболее характерной ошибки при внедрении электронного документооборота - ав­томатизации неформализованных процессов. В этом случае автоматизация делопроизводства не является эффективной.
3.2.Оценка предложенных рекомендаций
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования документооборота, было принято решение внедрить систему 1C:Документооборот 8 ПРО», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает необходимой универсальностью. Этапы внедрения программы должны соответствовать этапам внедрения нормативных документов.
Суммарные затраты проекта ООО«Актив-контракт» составят 1000 тыс. руб., в том числе: кадровые ресурсы - 400 тыс. руб., материально-технические - 350 тыс. руб., информационно-технологические - 150 тыс. руб

Создание юридического лица или подразделения Семенихин Виталий Викторович

Основы кадрового документооборота

Работа с различными видами кадровых документов является одной из основных функций отделов кадров и служб по персоналу на предприятии. Организация кадрового документооборота является достаточно важным и ответственным моментом работы любой компании. Требования к документообороту в кадровом учете подробно описаны в действующем российском законодательстве. Поэтому поддержание порядка в кадровом учете – одна из важнейших обязанностей организации.

Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у работодателя – юридического лица зависит от многих факторов: сферы деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов прямо определена в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ). Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые книжки – статьей 66, обязанность создать правила внутреннего трудового распорядка – статьей 189. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например, Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» или Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

К документам, которые обязательно должны быть в наличии у работодателя, можно отнести:

– правила внутреннего трудового распорядка;

– трудовые договоры с работниками;

– штатное расписание;

– приказы по основной деятельности;

– приказы по личному составу;

– график отпусков;

– табель учета рабочего времени;

– трудовые книжки работников;

– положение о защите персональных данных работников;

– инструкции по охране труда;

– книга учета движения трудовых книжек;

– другое.

Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у работодателя может возникать обязанность оформления иных документов, например, Свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые.

Организации могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме – в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.

Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1). Данным Постановлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они входят в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД).

Унифицированные формы, согласно Постановлению № 1, распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.

Приемы, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения, увольнения с точки зрения учета являются хозяйственными операциями. В результате их совершения бухгалтер производит соответствующие выплаты, и расходы по ним он обязан обосновывать на основании принятых к учету документов. А эти документы в подлинниках, в свою очередь, принимаются к учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Минфином Российской Федерации и Минэкономразвития Российской Федерации.

Составляя приказ в произвольной форме, работодатель не нарушит трудовое законодательство и права работников, если в этом документе будут все необходимые реквизиты, распоряжения будут сформулированы правильно и полно, а работник в установленные сроки будет ознакомлен с приказом (распоряжением). Однако это будет грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. И чтобы избежать проблем с налоговой инспекцией, лучше использовать унифицированную форму, чем придумывать свою собственную.

Согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, утвержденные Госкомстатом Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации, остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно – распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Практический опыт работы свидетельствует, что некоторые организации недооценивают важность соблюдения норм трудового законодательства и требований к ведению кадрового документооборота. Между тем следует отметить, что законодателем установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (статья 419 ТК РФ).

Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с нарушениями требований ТК РФ и других законов и подзаконных актов.

Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде. То есть если субъект предпринимательской деятельности, например, не заключает трудовые договоры с работниками или не ведет трудовые книжки, нарушая тем самым трудовое законодательство, то следствием этого может явиться ответственность в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ). Так, согласно статье 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. А за нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, наступает ответственность в виде дисквалификации на срок от одного года до трех лет.

В ряде случаев ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ, так и к материальной ответственности – в случае, если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 КоАП РФ (нарушение требований законодательства о хранении документов). Подобное правонарушение влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей, а на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.

Наконец, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (статья 90 ТК РФ).

Итак, подведем небольшие итоги:

– существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии у предприятия. Наличие этих документов прямо предусмотрено ТК РФ и иными правовыми актами.

– за отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых документов организация может быть привлечена к гражданско-правовой, материальной, административной и даже уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Сегодня в связи с постоянной динамикой развития всех отраслей хозяйственной деятельности и внедрением новых технологий многие организации прибегают к использованию различных систем автоматического, компьютерного программирования кадрового документооборота. Эти системы обладают рядом преимуществ, которые естественно привлекают внимание со стороны представителей организаций, особенно предприятий с большой численностью штата. Перечислим некоторые из этих преимуществ:

– поддержка неограниченного количества состояний документов;

– гибкая система настройки визирования, в том числе для каждого состояния;

– возможность задания маршрута движения документов;

– справочники резолюций и виз, визирующих лиц, утверждающих лиц;

– система оповещений о поступивших на подпись приказах;

– поддержка индивидуальных и групповых приказов;

– разграничение прав доступа на просмотр и редактирование, вплоть до каждого атрибута;

– наличие журналов приказов, общего журнала электронных документов;

– наличие печатных форм приказов, созданных на основе шаблонов в Ms Office или Open Office;

– полный набор функций для быстрого поиска по заданным критериям;

– и многое другое.