Что такое электронный документ? Виды электронной информации: электронное сообщение, электронная подпись, универсальная электронная карта

Факторы и условия формирования и развития информационного права.

1) Научно-технические факторы:

· Экспонентное развитие научно-технического прогресса, сформировавшее предпосылки для создания ЭВМ как самого важного технического средства социального прогресса в целом.

· Использование на рубеже 1970-1980-х гг. новых технологических форм передачи информации, или цифровых линий связи.

· Развитие нового класса наукоёмких (высоких) информационных технологий – мощного индикатора социальных преобразований

2) Социальные предпосылки (находят отражение в документах: Стратегия развития информационного общества; государственная программа «информационное общество»; концепция формирования электронного правительства) :

· Массовая информатизация – организованный социально-экономический и научно-технический процесс удовлетворения информационных потребностей во всех сферах человеческой деятельности на основе внедрения ИТ и др.

· Активное формирование информационного законодательства, развитие информатизации.

· Внедрение в учебный процесс дисциплин информационно-правового цикла

· Развитие науки правового обеспечения информационной сферы.

Проблемы информационного общества как фактор развития информационного права.

1) Углубление информационного противоборства как новая форма разрешения противоречий и общественного противостояния

2) Информационная безопасность и киберпреступность

3) Защита частной жизни человека в информационной сфере

5) Возможность «биологической революции»

Проблемы информационной свободы как фактор развития информационного права

Информационная свобода= право на информацию.

Информационная свобода определяется такими факторами, как:

1) Баланс соотношения прав и обязанностей

2) Взаимное уважение прав каждого человека

3) Высокий уровень информационной культуры

ФЗ «об информации» зафиксировал определение информации как правовой категории:
Информация – это сведения, сообщения, данные, не зависимо от формы их представления . На основе данного определения информация и определяется как объект права.

Понятие – это слово, имеющее характерные признаки

Слово и понятие информация обладает категориальными свойствами, т.е. является научной категорией.

1) Предметы и объекты действительности

2) Отражённый образ предметов и объектов действительности

3) Сознание человека, с помощью которого отражается образ

4) Символ (внешняя форма образа) и его материальный носитель.

1) Персональные данные (ФЗ 2006г.)- информация личностного характера; информация о человеке, она включает в себя определенные признаки (индивидуальные). По этим признакам человек определяется в обществе, определяет его как физическое лицо.

Персональные данные – это информация о человеке, которая определяет его.

3) Массовая информация (самый первый объект права – 1991г. ФЗ «о СМИ») – предназначенные неопределенному кругу лиц сведения и сообщения, а также другой материал (печатного, аудио- и телевизионного характера). Она характеризует свободу информации. Массовая информация как отражение свободы информации появилась в 1991г.

4) Кредитная история – она отражает процесс кредитора-заемщика, процесс исполнения кредитного договора (ФЗ «о кредитных историях» 2004г.).

5) Геномная информация (ФЗ 2008г. о государственной геномной регистрации в РФ) – некая кодированная информация персонального характера , в которой отражаются определенные фрагменты ДНК.

3. Информация как объект права – правовая модель, обобщенный правовой образ конкретных благ материального и нематериального характера, но обязательно информация природы. Материальность – материальный носитель информации.

Электронная информация как объект права.

Электронная информация – образ существующей действительности, созданный и представленный в символьной (двоичной форме) с помощью специально созданного искусственного языка учётной записи в памяти ЭВМ.

Виды электронной информации: электронное сообщение, электронная подпись, универсальная электронная карта.

Электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети

Телематическое электронное сообщение – одно или несколько сообщений электросвязи, содержащих информацию, структурированную в соответствии с протоколом обмена, поддерживаемым взаимодействующими информационной системой и абонентским терминалом.

Спам – телематическое электронное сообщение, предназначенное неопределенному кругу лиц, предоставленную без предварительного согласия абонента, не позволяющий определить отправителя).

Вирус – программное обеспечение, целенаправленно приводящее к нарушению законных прав абонента и пользователя, в т.ч. к сбору, обработке, передаче информации без согласия абонента и др.

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. пригодной для восприятия человека с помощью ЭВМ, а также для передачи по информационно – телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронная подпись (ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Признаки :

1. Электронная цифровая форма

2. Присоединена к другой информации

3. Определение идентификация лица и документа.

Виды электронной подписи: простая и усиленная.

1. Простая электронная подпись – электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

2. Усиленная (неквалифицированная) электронная подпись является электронной подписью, которая:

· получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

· позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

· позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

· создается с использованием средств электронной подписи.

3. Усиленная квалифицированная электронная подпись – электронная подпись, при создании которой используются в специальное средство электронной подписи (ключ проверки электронной подписи), получившее подтверждение соответствия требованиям в квалифицированном сертификате ключа проверки электронной подписи.

Сертификат ключа проверки электронной подписи выдается аккредитованным удостоверяющим центром либо федеральным органом исполнительной власти. Уполномоченным в сфере использования электронной подписи.

Универсальная электронная карта – электронный документ на материальном носителе в визуальной (графической) и электронной (машиносчитываемой) формах, содержащий информацию о пользователе картой, используемую для универсальных целей) (ч. 1 ст. 22 Федерального закона «О предоставлении государственных услуг»).

Признаки:

1. Универсальные цели использования карты.

2. Электронный документ, удостоверяющий личность граждан.

3. Материальный носитель, содержащий визуальную и электронную формы информации

4. Средство доступа к информации о пользователе картой и информационной системе.

УЭК является одним из технико-технологических средств, с помощью которых обеспечивается реализация прав, связанных с информационным воздействием в условиях функционирования систем «электронного правительства»

Андриянова Карина Владимировна
Кемеровский институт(филиал)РГТЭУ,г.Кемерово

С массовой компьютеризацией, появлением более совершенных технологий и программного обеспечения возникает реальная возможность перехода на так называемое «безбумажное» делопроизводство, основой которого выступает «электронный документ» - документ, обладающий новыми, отличными от традиционных, характеристиками.

История появления понятия «электронный документ» начинается в 1970-е годы в СССР термина «машиночитаемые документы». Вышедший в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84закрепил факт наличия в документальной среде документации на новых носителях. Под машиночитаемым документом понимали «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации» .

ГОСТ 6.10.1-88содержал четыре определения, относящихся к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе (магнитной ленте, магнитном диске) и машинограмма. Отличительная особенность таких документов заключается лишь в том, что они должны быть пригодны для обработки на ЭВМ, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты оформляются при этом в установленном для всех документов порядке.

Несколько другая интерпретация машиночитаемого документа дана в ГСДОУ(2.3.3.1)1991 года: под ним понимается «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации». По мнению М.В. Ларина, ошибка этого определения заключается в преувеличении возможностей техники по считыванию информации в автоматическом режиме. Даже сегодня, при огромном прогрессе вычислительной техники, это далеко не всегда возможно выполнить без участия человека .

В современном законодательстве есть несколько определений понятия «электронный документ»:

1) Электронный документ - документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники (п. 3.1 ГОСТ 7.83-2001).

2) Электронный документ - информационный объект, состоящий из двух частей:

Реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и электронную цифровую подпись;

При необходимости документ электронный может приобретать различные формы визуального отображения: на экране или бумаге (Р 50.1.031-2001).

3) Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме . В данном определении никак не определяется сущность электронного документа: если следовать такому определению, то любая информация в электронной форме будет считаться электронным документом.

4) Электронный документ» - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах .

5) Электронный документ - информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе .

Последнее определение содержится в ФЗ от 6.04.2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Оно является наиболее удачным, так как закрепляет наличие электронной формы и квалифицированной электронной подписи.
Разнообразие легальных определений объясняется отсутствием единого закона об электронном документе.

В 2005 году была предпринята попытка создать такой закон. ГД Федерального Собрания РФ внесла проект федерального закона № 159016-4 «Об электронном документе». Законопроект был направлен на определение правового режима электронного документа, включая установление требований, предъявляемых к обеспечению сохранности электронного документа, а также в целях придания им юридической силы. Законопроект не был поддержан Правительством РФ . Положения проекта нуждались в уточнении, которые во многом дублировали ФЗ от 10.01.2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». В настоящее время альтернативных проектов, направленных на установление правового режима электронного документа, нет.

Следовательно, проблема правового регулирования режима не получила законодательного решения.
Необходимо отметить, что существует значительный зарубежный опыт правового регулирования общественных отношений в сфере электронного документа.В настоящее время законы об электронном документе действуют в Республике Армения, Республиках Беларусь, Молдова, Узбекистан, Казахстан. Законом Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» введены в действие такие понятия, как «копия электронного документа», целостность электронного документа. Электронный документ согласно статье 17 Закона состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными актами.

Ученые, изучая данную проблему, предлагают свои определения понятию «электронный документ». Они либо схожи с предложенными в современном законодательстве понятиями, либо отличаются от них. Например, А.И. Земсков дает определение электронного документа, тождественное содержащемуся в п. 3.1 ГОСТ 7.83 - 2001: «законченный по содержанию массив информации, зафиксированный машиночитаемым образом на машиночитаемом носителе». Такое понимание электронного документа не приемлемо, так как оно говорит лишь о факте существования такого документа, без указания его реквизитов, установленных правил оформления, наличия электронно-цифровой подписи.

В.И. Тихонов считает, что «электронные документы - электронные данные, содержащие атрибуты и реквизиты, позволяющие их идентифицировать» . Следовательно, он подчеркивает необходимость наличия реквизитов у документа, электронной цифровой подписи, что имеет несомненно положительное значение.
М.Н. Костомаров опровергает все предложенные определения, считая, наиболее точно сущность этого явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» - всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера.

Таким образом, при существующем многообразии мнений о понятии «электронный документ», единого определения данному явлению не существуют ни в научном мире, ни в современном законодательстве. Идеальное понятие должно отражать обязательное наличие реквизитов, подписи. Понятие «электронного документа» не должно содержать такие непонятные обороты, как «пригодный для восприятия человека». Электронный документ - это электронная форма выражения информации, содержащая реквизиты и квалифицированную электронную подпись.

Итак, принятие законодательного акта об электронном документе является одним из актуальных направлений развития законодательного регулирования обеспечения юридической значимости электронных документов, позволяет снять ограничения и устранить препятствия к применению электронных документов, установить правовой режим данных документов, и, наконец, предложить единое понятие «электронный документ».

Уровень компьютеризации сегодня требует перехода на «безбумажное» делопроизводство. В его основу положен электронный документ, который, в отличие от традиционного, характеризуется рядом новых свойств и особенностей. До настоящего времени единого определения этому явлению не существует ни в законодательстве, ни в научном мире России.

Понятие «электронный документ» появилось уже в 1970-е годы. Так начали называть «машиночитаемые документы». Их особенностью является то, что они должны быть созданы с помощью и быть пригодными для обработки на ЭВМ. При этом обязательные реквизиты оформляются строго в установленном для всех документов порядке.

Электронный документ - информационный, состоящий из двух обязательных частей: 1) реквизитов (имя, данные об авторе, время, место создания, и т.д.) и электронной цифровой подписи; 2) основной содержательной части, включающей текстовую, графическую и числовую информацию, обрабатываемую в качестве единого целого.

Электронный документ должен подписываться что делает его равнозначным бумажному, подписанному собственноручно. Информация представлена в нем в цифровой (электронной) форме. Воспринимать данные можно с использованием ЭВМ, передавать по информационно-телекоммуникационным сетям, обрабатывать - в информационных системах. В случае необходимости такой документ может приобретать форму визуального отображения и на экране, и на бумаге.

Электронный документооборот - это цикл жизни электронных фирме) от их получения, изменения состояния (согласован, доведен до сведения, в работе, подписан, закрыт и т.д.) до списания в архив. Такой документооборот иногда обозначается как «workflow», что характеризует движение документов как единый поток отдельных работ в рамках определенного бизнес-процесса. Вся включает в себя программное обеспечение, которое необходимо для организации и поддержки жизненного цикла такого рода документов.

Электронный документ и документооборот на его основе имеют ряд преимуществ в сравнении с традиционными. Они дают возможность сотрудникам организации контролировать не только собственный участок работы, но и весь процесс. Пользоваться электронным архивом гораздо удобнее, чем бумажным. Найти документ можно за несколько минут, сокращается время по прохождению его согласования и исполнения. В целом он более экономичен, чем бумажный. Существует довольно много программ электронного документооборота («Мотив», «Е1 Евфрат», «DocsVision», «1С: Документооборот» и др.).

На сегодняшний ень существует зарубежный опыт регулирования отношений в сфере электронного документа в правовом плане. В России проблема регулирования этих отношений так и не получила законодательного решения, хотя попытки принятия соответствующего закона предпринимались (2005 год). Принятие законодательного акта о такого рода документе - одно из актуальных направлений законодательного регулирования.

Изменения обусловлены новой редакцией Постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137, которую утвердило Постановление Правительства РФ от 25.05.2017 № 625.

Перечень документов, которые могут не оформляться на бумаге. Переходим на электронные документы

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД и не вызывает опасений. Теперь перед нами появилась новые возможности, которые дают еще больше перспектив для перехода на полностью «безбумажную» работу. Однако, вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи.

У некоторых может возникнуть неприятное чувство неуверенности и сомнения при прочтении словосочетания «электронный документ». Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут?

Но почему никто не задается такими же вопросами при работе с бумагой, да просто потому что это привычно и кажется надежным. Хотя и «бумажное» законодательство не совершенно и можно найти недочеты. Да, нормативная база по электронному документообороту тоже далека от совершенства и еще имеются белые пятна, но она развивается и постоянно улучшается, в то время как «бумажное» законодательство постепенно изживает себя.

Но что делать с нашими вопросами? Нужно искать на них ответы. Электронный документ – , хранить его и судами он .

Сейчас самое время, чтобы пойти в ногу с электронными документами, а не доживать с бумагой её век. Пора получить ответы на ваши вопросы и опасения, чтобы потом не быть в роли догоняющего.

Юридическая значимость электронного документа

Для того, чтобы понять какие документы могут обходиться без бумаги, необходимо в первую очередь узнать, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ.

Однако, имеются документы кадрового учета, которые уже можно полностью перевести в электронный вид:

· журнал регистраций трудовых договоров и изменений к ним;

· журнал учета приказов о приеме на работу;

· форма Т-60 (записка-расчет о предоставлении отпуска работнику);

· форма Т-61 (записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));

· табель учета рабочего времени и т.д.

Что же касается хранения данных документов, то согласно законодательству электронные документы хранятся то же количество времени, которое обусловлено для их бумажных аналогов. Однако, в связи с тем, что это не просто документ, который как бумажный можно просто взять с полки, накладывается дополнительное требование на хранение средств , обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также средств проверки подлинности электронной подписи. Срок хранения данных средств равен сроку хранения документа.

При использовании электронных документов необходимо помнить, что они должны быть готовы к передаче контрагентами, контролирующим органам и, при необходимости, судебным. В частности ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена. С контрагентами обмен проще по .

В таблице ниже представлены все возможные документы, которые на момент написания статьи принимаются ФНС (согласно приказу ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@). Документы разбиты на те, которые необходимо отправлять строго в определенном формате (xml) и те, которые возможно отправить в скан-образах.

Электронные документы, сформированные по утвержденным форматам, которые могут быть переданы в инспекцию в xml-файле (формализованные документы)

Электронные документы в произвольном формате (или документы на бумаге), которые могут быть переданы в инспекцию через интернет в графическом формате jpg, tif, pdf или pgn (неформализованные документы)

После вступления в силу Приказа ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, утвердившего новый формат xml-файла описи документов, появилась возможность представить по ТКС и xml-файлы, и бумажные документы в виде скан-образов (в форматах jpg, tif, pdf). Новая опись действует с 01.06.17. Таким образом, по ТКС можно направлять не только электронные документы, но и документы, изначально составленные на бумаге.

При этом необходимо помнить, что в контейнере, передаваемом в налоговый орган могут содержаться одновременно как файлы с расширением xml, так и отсканированные файлы в соответствующих форматах.

Приведенный в таблице выше перечень документов является исчерпывающим (на данный момент) и если у налогоплательщика запрашивают другие данные, то для их передачи не получится воспользоваться ни личным кабинетом налогоплательщика, ни системой электронного документооборота. В таком случае необходимо воспользоваться любым другим способом, указанным в статье 93 НК РФ.

Вместо вывода

Чтобы успевать в ногу со временем необходимо всегда идти, а порой и бежать, рука об руку с новинками. И чтобы этот бег был легкой прогулкой нужно использовать все доступные инструменты. В данном случае самым важным инструментом является система электронного документооборота (внутренний) и сервисы юридически значимого электронного обмена (внешний). Вендоры и операторы держат руку на пульсе законодательства и технологий, могут проконсультировать и помочь вам правильно выстроить работу с электронными документами.