एक व्यावसायिक पत्र के पाठ की संरचना

व्यावसायिक पत्रों की संरचना के लिए बुनियादी नियम

व्यावसायिक पत्रों के संकलन और प्रारूपण के कुछ नियम हैं, वे सूचना और संदर्भ दस्तावेजों से संबंधित होने के कारण आवश्यकताओं के अधीन हैं। एक पत्र का संकलन करते समय, लेखक को विस्तार से सोचना चाहिए कि वह किस उद्देश्य के लिए पत्र लिखता है, इसके विचार के परिणामस्वरूप वह क्या अपेक्षा करता है। उसे अपने लिए स्पष्ट रूप से स्पष्ट करना चाहिए कि प्राप्तकर्ता को पत्र के विषय के बारे में क्या पता है, वह शुरुआती बिंदु के रूप में क्या भरोसा कर सकता है, और कौन सी नई जानकारी अभी तक प्राप्तकर्ता को ज्ञात नहीं है, जिसके लिए पत्र लिखा जा रहा है। तर्क की प्रकृति और पाठ की रचना पत्र के लक्ष्य निर्धारण पर निर्भर करेगी। पत्रों की तैयारी और आलेखन के निम्नलिखित चरणों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

आइए इन चरणों पर विचार करें। मुद्दे के पदार्थ के अध्ययन में शामिल हैं: इस मुद्दे पर पर्याप्त जानकारी का संग्रह, यदि आवश्यक हो, तो मुद्दे के गुणों पर कानून का अध्ययन, इस मुद्दे पर पिछली अपीलों का विश्लेषण और उन्हें प्राप्त उत्तर। फिर वे पत्र का पाठ लिखना शुरू करते हैं।

पाठ संरचना व्यावसायिक पत्र

पत्र का पाठ लिखना एक समय लेने वाली प्रक्रिया है। एक पत्र लिखने में एक महत्वपूर्ण कार्य इसकी सूचना संतृप्ति है, अर्थात इसमें आवश्यक मात्रा में जानकारी शामिल करना। अक्षर एकपक्षी और बहुपहलू है। पत्र का एक पहलू आमतौर पर पूरे पत्र की सामग्री बनाता है, और अक्सर ये ऐसे पत्र होते हैं जिन्हें प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है। बहुआयामी अक्षरों के पाठ में निम्नलिखित पहलू शामिल हो सकते हैं: खंड, पैराग्राफ, उप-अनुच्छेद, पैराग्राफ। प्रत्येक पहलू की प्रस्तुति एक पैराग्राफ से शुरू होनी चाहिए। व्यापार पत्राचार मुख्य रूप से बहुआयामी अक्षरों को लिखने की प्रवृत्ति की विशेषता है। पत्र आमतौर पर योजना के अनुसार तैयार किया जाता है: परिचय, निकाय, निष्कर्ष। परिचयात्मक भाग में शामिल हैं: दस्तावेज़ का लिंक, इसके अलग-अलग पैराग्राफ, जो पत्र को संकलित करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं; तथ्य का एक बयान, यह पत्र लिखने के उद्देश्य (कारण) को इंगित करता है। किसी दस्तावेज़ का संदर्भ देते समय, उसके डेटा को निम्नलिखित क्रम में इंगित किया जाता है: दस्तावेज़ के प्रकार का नाम, लेखक, दिनांक, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या, शीर्षक, उदाहरण के लिए: सरकारी डिक्री के अनुसार रूसी संघदिनांक 27 जून, 2004 संख्या 620 "आदर्श प्रावधान के अनुमोदन पर ..." मुख्य भाग घटना, वर्तमान स्थिति, उनके विश्लेषण और साक्ष्य का वर्णन करता है। यह इस भाग में है कि चल रही बैठक (सम्मेलन, गोल मेज़) भाग लेना आवश्यक है, कि उत्पादित उत्पाद या प्रदर्शन की गई सेवाएं सबसे अच्छी हैं, कि अनुरोध को पूरा किया जाना चाहिए, आदि। पत्र का निष्कर्ष अनुरोध, सुझाव, राय, खंडन, अनुस्मारक, आदि के रूप में निष्कर्ष है। पत्र में केवल एक अंतिम भाग हो सकता है। पत्र के मुख्य प्रश्नों को स्पष्ट रूप से तैयार किया जाना चाहिए और एक ऐसे क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए जो धारणा के लिए सबसे अनुकूल हो। व्यावसायिक पत्र को संकलित करने और लिखने के बाद, आपको इसे संपादित करने की आवश्यकता होती है। एक व्यावसायिक पत्र लगभग हमेशा एक अपील के साथ शुरू होता है। पाठ का यह छोटा सा हिस्सा संचार के प्रयोजनों के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है। एक सही ढंग से चुनी गई अपील न केवल प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित करती है, बल्कि पत्राचार के लिए वांछित टोन भी सेट करती है, स्थापित करने और बनाए रखने में मदद करती है व्यापार संबंध. अपील का महत्व पत्र के लेखक द्वारा निर्धारित किया जाता है, अपील आपको श्रोता प्रदान करने की अनुमति देती है। अपील के बाद विराम चिह्न विशेष ध्यान देने योग्य है। पते के बाद अल्पविराम पत्र को आकस्मिक चरित्र देता है, विस्मयादिबोधक बिंदु महत्व और आधिकारिक शैली पर जोर देता है। पाठ के लेखक को निम्नलिखित कारकों को ध्यान में रखना चाहिए:

1. अपने स्वयं के संबंध में प्राप्तकर्ता की सार्वजनिक स्थिति;
2. जान-पहचान का स्तर, रिश्ते का स्वरूप;

3. संचार स्थिति की औपचारिकता/अनौपचारिकता;
4. इस भाषण समूह में लागू शिष्टाचार अनुमतियाँ।

मुद्रित होने पर, संदर्भ केंद्र से संरेखित होता है:

प्रिय मिखाइल पेट्रोविच!

पत्र का पाठ अनुरोध के निष्पादन की अपेक्षा की अभिव्यक्ति (गारंटी, अभ्यावेदन, निमंत्रण, अनुस्मारक) के साथ-साथ एक विनम्रता सूत्र के साथ समाप्त हो सकता है, उदाहरण के लिए:
मैं प्रदान की गई सहायता के लिए अपना आभार व्यक्त करता हूं और विश्वास दिलाता हूं कि आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली जानकारी पारस्परिक रूप से लाभकारी सहयोग के विकास में बहुत महत्वपूर्ण होगी।
मैं इस अवसर पर आपको निमंत्रण देने के लिए धन्यवाद देना चाहूंगा...
मैं अपने आगे के कार्यक्रम कार्यों को विकसित करने और लागू करने में, समस्याओं को हल करने में उपयोगी सहयोग और सक्रिय भागीदारी की आशा व्यक्त करता हूं।
शिष्टाचार सूत्र आवश्यक "हस्ताक्षर" से पहले स्थित है, पैराग्राफ से मुद्रित होता है और अल्पविराम द्वारा स्थिति से अलग होता है। स्थिति का नाम एक अपरकेस या लोअरकेस अक्षर के साथ लिखा गया है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि संगठन के घटक या नियामक कानूनी दस्तावेजों में स्थिति कैसे लिखी गई है। यदि पत्र किसी अधिकारी के लेटरहेड पर जारी किया जाता है, तो अपेक्षित "हस्ताक्षर" में पद का नाम इंगित नहीं किया जाता है।

आधिकारिक पत्राचार में, आधिकारिक व्यापार शैली का उपयोग किया जाता है।
व्यवसाय शैली भाषण के साधनों का एक समूह है, जिसका कार्य आधिकारिक व्यावसायिक संबंधों के क्षेत्र की सेवा करना है।
व्यापार शैली सुविधाएँ विशिष्ट लक्षणइसमें निहित इस प्रकार की भाषा के शैलीगत मानदंड उन परिस्थितियों के प्रभाव में आकार लेते हैं जिनमें व्यावसायिक संचार होता है। ये शर्तें इस प्रकार हैं:
1. प्रतिभागी व्यापार संचार- मुख्य रूप से कानूनी संस्थाएं - संगठनों, संस्थानों, उद्यमों, प्रबंधकों द्वारा प्रतिनिधित्व और अन्य की ओर से अभिनय अधिकारियों;
2. संगठनों के सूचना संबंधों की प्रकृति और सामग्री काफी सख्ती से विनियमित होती है;
3. व्यावसायिक संचार का विषय संगठन की गतिविधियाँ हैं: प्रबंधकीय, औद्योगिक, आर्थिक,
वैज्ञानिक, तकनीकी, आदि;
4. अधिकांश प्रबंधन दस्तावेज़ किसी विशिष्ट प्राप्तकर्ता पर केंद्रित होते हैं;
5. अधिकांश परिस्थितियाँ जो संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न होती हैं और लिखित पंजीकरण की आवश्यकता होती है, एक ही प्रकार की होती हैं।
व्यापार संचार की विचारित शर्तें प्रबंधन सूचना के लिए कुछ आवश्यकताओं का निर्माण करती हैं। प्रबंधन के क्षेत्र में प्रभावी सूचना विनिमय सुनिश्चित करने के लिए, सूचना में कुछ गुण होने चाहिए।

उसे करना होगा:
1. प्रकृति में आधिकारिक, जो संबंधों के व्यावसायिक आधार, उनकी अवैयक्तिक प्रकृति पर जोर देता है, और व्यावसायिक संचार में प्रतिभागियों के बीच मौजूद एक निश्चित दूरी को भी इंगित करता है;
2. पता, चूंकि एक प्रबंधन दस्तावेज़ हमेशा एक विशिष्ट प्राप्तकर्ता, अधिकारी, संगठन, संगठनों के समूह के लिए होता है;
3. प्रासंगिक, क्योंकि दस्तावेज़ में ठीक वही जानकारी होनी चाहिए जिसकी आवश्यकता है इस पलप्रभावी होने का समय प्रबंधन निर्णयया
अन्य उपयोग में प्रबंधन गतिविधियों;
4. वस्तुनिष्ठ और विश्वसनीय, क्योंकि प्रभावी प्रबंधन के लिए घटनाओं, तथ्यों, घटनाओं का एक निष्पक्ष, निष्पक्ष मूल्यांकन आवश्यक है;
5. आश्वस्त करना, तर्क देना, चूंकि व्यावसायिक संचार का कार्य अभिभाषक को प्रतिबद्ध करने (या न करने) के लिए प्रोत्साहित करना है
कुछ क्रियाएं;
6. प्रबंधन निर्णय लेने के लिए पूर्ण और पर्याप्त। जानकारी के अभाव की आवश्यकता हो सकती है
इसके अतिरिक्त जानकारी का अनुरोध करें, पत्राचार उत्पन्न करें,
समय और धन की अनावश्यक हानि होती है।
व्यावसायिक शैली में विशिष्ट विशेषताओं का एक समूह होता है जो इसे भाषा की अन्य शैलियों से अलग करता है - वैज्ञानिक, पत्रकारिता, बोलचाल, कल्पना की भाषा।
व्यवसाय शैली के लिए मुख्य आवश्यकताएं हैं:

व्यावसायिक भाषण का मानकीकरण भाषा के सभी स्तरों - शब्दावली, आकृति विज्ञान और वाक्य रचना को कवर करता है। आज तक, व्यावसायिक भाषण ने बड़ी संख्या में शब्द, मोड़, सूत्र जमा किए हैं। तैयार संरचनाओं का उपयोग आपको मानक स्थितियों की विशेषता वाली परिभाषाओं की खोज में समय बर्बाद नहीं करने देता है। व्यावसायिक भाषण का मानकीकरण दस्तावेजों की सूचना सामग्री को महत्वपूर्ण रूप से बढ़ाता है, उनकी धारणा को काफी सुगम बनाता है, जो समग्र रूप से वर्कफ़्लो के अनुकूलन में योगदान देता है।
प्रस्तुति का तटस्थ स्वर आधिकारिक व्यावसायिक संचार का आदर्श है, जो प्रस्तुति के सबसे सख्त और संयमित स्वरूप में प्रकट होता है। प्रस्तुति के स्वर की तटस्थता ग्रंथों में अभिव्यंजक और भावनात्मक रूप से रंगीन भाषा के साधनों (बोलचाल की शब्दावली और विशेषण), आलंकारिक अर्थों और आलंकारिक अर्थों में प्रयुक्त शब्दों के उपयोग की संभावना को बाहर करती है। पत्र के पाठ में निहित जानकारी प्रकृति में आधिकारिक है। इस कारण से, दस्तावेजों में व्यक्तिगत, व्यक्तिपरक क्षण को न्यूनतम रखा जाना चाहिए। दस्तावेजों की भाषा से, उच्चारण वाले शब्द भावनात्मक रंग(अल्पार्थक प्रत्यय वाले शब्द, अतिशयोक्ति या कमी, विशेषण के प्रत्यय के साथ)।
हालाँकि, यह नहीं माना जा सकता है कि आधिकारिक दस्तावेज़ पूरी तरह से भावनाओं से रहित है।
अधिकांश दस्तावेजों का उद्देश्य लेखक के लिए आवश्यक दिशा में कार्य करने के लिए उसे प्रोत्साहित करने के लिए, उसे समझाने के लिए अभिभाषक को रुचि देना है। एक प्रबंधन दस्तावेज़ अपने लक्ष्य को प्राप्त नहीं करेगा यदि यह भावनात्मक ओवरटोन से रहित है, हालाँकि, भावनात्मकता को भाषा द्वारा नहीं, बल्कि सामग्री द्वारा छिपाया और प्राप्त किया जाना चाहिए। यह प्रस्तुति के बाहरी शांत, तटस्थ स्वर के पीछे छिपा होना चाहिए। प्रस्तुति की सटीकता का तात्पर्य दस्तावेज़ की सामग्री की स्पष्ट समझ से है।
पाठ की स्पष्टता और सटीकता मुख्य रूप से शुद्धता से निर्धारित होती है रचना संरचनापाठ, तार्किक त्रुटियों की कमी, विचारशीलता और शब्दों की स्पष्टता - स्थिर मोड़, कमी आलंकारिक भाव.
पाठ की प्रस्तुति की संक्षिप्तता भाषाई साधनों के किफायती उपयोग से प्राप्त होती है, भाषण अतिरेक के बहिष्करण - शब्द और भाव जो अतिरिक्त अर्थ रखते हैं।
पाठ की संक्षिप्तता, या संक्षिप्तता की आवश्यकता सीधे पाठ की मात्रा में कमी से संबंधित है। संक्षिप्तता की आवश्यकता दस्तावेज़ के विषय को अधिक स्पष्ट रूप से तैयार करना आवश्यक बनाती है, भाषा के साधनों का संयम से उपयोग करें, अनावश्यक शब्दों को बाहर करें जो आवश्यक जानकारी, अनुचित दोहराव और अनावश्यक विवरण नहीं रखते हैं।
पत्र प्रेरक होना चाहिए, चाहे वह किसी को भी निर्देशित किया गया हो, समाहित हो सटीक तिथियां, निर्विवाद तथ्य और निष्कर्ष।
व्यापार भाषण की विशेषताओं में से एक भाषा सूत्रों का व्यापक उपयोग है - स्थिर (टेम्पलेट) अपरिवर्तित उपयोग किया जाता है। किसी क्रिया को प्रेरित करने के लिए निम्नलिखित भावों का उपयोग किया जाता है:

हम आपको सूचित करते हैं कि से... से... की अवधि में;
- हम आपको सूचित करते हैं कि यथा...;
- हम आपको सहमत भेजते हैं ...;
- कृपया ध्यान रखें...
- ऑडिट में पाया गया कि ....;
- वित्तीय सहायता की कमी के कारण...;
- कठिन आर्थिक स्थिति के कारण...;
- तुम्हारे पत्र के अनुसार...;
- एक साथ काम करने के लिए...;
- प्रोटोकॉल के अनुसार...;
- हमारे समझौते की पुष्टि में...;
- जिम्मेदारी मजबूत करने के लिए...आदि।

भाषा सूत्र दोहराए जाने वाली स्थितियों में उपयोग किए जाने वाले भाषा उपकरणों के एकीकरण का परिणाम हैं। विशिष्ट सामग्री को व्यक्त करने के अलावा, भाषा सूत्र अक्सर पाठ के कानूनी रूप से महत्वपूर्ण घटकों के रूप में कार्य करते हैं, जिसके बिना दस्तावेज़ में पर्याप्त कानूनी बल नहीं होता है:

हम राशि में ऋण की वापसी की गारंटी देते हैं ...,
- हम भुगतान की गारंटी देते हैं। हमारे बैंक विवरण...,
- के कार्यान्वयन की देखरेख ...

एक शब्द एक शब्द या वाक्यांश है जिसके लिए एक निश्चित या विशेष अवधारणा को जिम्मेदार ठहराया जाता है। ज्ञान के किसी विशेष क्षेत्र की शर्तों का समूह या पेशेवर गतिविधिशब्दावली, या शब्दावली प्रणाली का गठन करता है।
कड़ाई से निश्चित अर्थ में शब्दों का उपयोग पाठ की स्पष्ट समझ सुनिश्चित करता है, जो व्यावसायिक संचार में बहुत महत्वपूर्ण है।
प्रबंधन प्रलेखन में उपयोग की जाने वाली शर्तें उद्योग शब्दावली हैं जो उस विषय क्षेत्र की सामग्री को दर्शाती हैं जिसके लिए दस्तावेज़ की सामग्री समर्पित है, साथ ही दस्तावेज़ीकरण समर्थन के क्षेत्र में विकसित की गई शर्तें।
व्यवहार में शब्दों के उपयोग की शुद्धता और स्थिरता पारिभाषिक शब्दकोशों और मानकों का उपयोग करके प्राप्त की जाती है जो अवधारणाओं और शर्तों की एक सख्त स्पष्ट प्रणाली स्थापित करते हैं और शब्दावली के क्रम में योगदान करते हैं। प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन के क्षेत्र में उपयोग की जाने वाली शर्तें GOST R 51141-98 "कार्यालय कार्य और संग्रह" में तय की गई हैं। नियम और परिभाषाएँ"।

शब्द का उपयोग करते समय, यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि यह अभिभाषक के लिए समझ में आता है। यदि पत्र के लेखक को इस बारे में संदेह है, तो निम्न में से किसी एक तरीके से कार्य करना आवश्यक है:

शब्द की एक आधिकारिक परिभाषा दें;

तटस्थ शब्दावली के शब्दों में शब्द का अर्थ समझें;

शब्द को हटा दें या इसे सामान्य रूप से समझे जाने वाले शब्द या अभिव्यक्ति से बदल दें।

शब्दों के उपयोग में कठिनाइयाँ इस तथ्य से भी जुड़ी हैं कि पारिभाषिक प्रणाली निरंतर परिवर्तन में है: पहले से मौजूद अवधारणाओं की सामग्री बदल जाती है, नई उत्पन्न होती हैं, कुछ अवधारणाएँ अप्रचलित हो जाती हैं, और उन्हें निरूपित करने वाली शर्तें उपयोग से बाहर हो जाती हैं।
अनेकार्थी शब्दों (पर्यायवाची शब्द) का प्रयोग करते समय यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि एक दस्तावेज़ में एक शब्द का केवल एक ही अर्थ में उपयोग किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, शब्द "समझौता", "अनुबंध", "समझौता" पर्यायवाची शब्द हैं, लेकिन वे अपने आवेदन के अभ्यास में भिन्न हैं। श्रम कानून के बारे में है रोजगार समझोता(अनुबंध); सिविल में - दो और बहुपक्षीय लेनदेन को अनुबंध कहा जाता है; विदेशी व्यापार गतिविधि में, "अनुबंध" शब्द का अधिक उपयोग किया जाता है; कई अन्य क्षेत्रों में समझौते समझौतों में तय किए गए हैं।

व्यापार भाषण की एक और विशेषता। व्यापार भाषण में संक्षेप का उपयोग किया जाता है। संक्षेप के दो मुख्य प्रकार हैं:
लेक्सिकल (संक्षिप्त रूप) - शब्दों के कुछ हिस्सों से उनके घटक अक्षरों के हिस्से को हटाकर गठित यौगिक शब्द: CIS, LLC, आपातकालीन स्थिति मंत्रालय, परमाणु ऊर्जा संयंत्र, GOST, GUM, Roskomzem, मुख्य लेखाकार, प्रमुख, उप, विशेष बल .
2. ग्राफिक - लेखन में प्रयुक्त शब्दों के संक्षिप्त पदनाम: जीआर-एन, डॉट, रेलवे, वर्ग। मी और अन्य।

पत्रों में केवल आधिकारिक तौर पर स्वीकृत संक्षिप्तीकरण, पदनाम और शब्दों का उपयोग किया जाना चाहिए। संस्थानों, संगठनों और पदों के नाम, शीर्षक, माप की इकाइयाँ, भौगोलिक नामऔर अन्य को आधिकारिक नामों से सटीक रूप से मेल खाना चाहिए।

व्यावसायिक भाषण की एक अन्य विशेषता निर्माणों का उपयोग है जो अनुवांशिक या वाद्य मामले में शब्दों के अनुक्रमिक अधीनता के साथ है:
- हम आपको आवासीय भवनों और कार्यालय भवनों के हीटिंग सिस्टम, वेंटिलेशन और सैनिटरी प्रतिष्ठानों के पुनर्निर्माण के समाधान (क्या?) के लिए विकल्प प्रदान करते हैं।
- हम संभावित सहयोग के विशिष्ट मुद्दों पर और चर्चा के लिए आवश्यकता (क्या?) को पूरी तरह से साझा करते हैं।
- रूसी संघ के राष्ट्रपति (क्या?) द्वारा अनुमोदित महान देशभक्तिपूर्ण युद्ध में विजय की 60 वीं वर्षगांठ के उत्सव की तैयारी और आयोजन के लिए मुख्य कार्यक्रमों की सूची के अनुसार ...

शेड्यूल के मुताबिक...

व्यावसायिक भाषण की विशेषता मौखिक संज्ञा वाले वाक्यांशों के उपयोग से होती है। व्यावसायिक भाषण में अत्यधिक सक्रिय, क्रियाओं के बजाय, क्रिया के अर्थ के साथ मौखिक संज्ञाओं से निर्माण का उपयोग किया जाता है: सहायता करने के लिए (और मदद नहीं करने के लिए), मदद करने के लिए (और मदद नहीं करने के लिए), साफ करने के लिए (और साफ करने के लिए नहीं), करने के लिए समर्थन (और समर्थन नहीं), मरम्मत करने के लिए (मरम्मत नहीं)।
प्रस्तुति की सरलता, सरल सामान्य वाक्यों की प्रधानता लेखन के लिए महत्वपूर्ण है। व्यवसाय शैली की एक विशेषता सरल सामान्य वाक्यों का प्रमुख उपयोग है, एक-भाग (एक मुख्य सदस्य के साथ - विषय या विधेय) या दो-भाग (दो मुख्य सदस्यों के साथ - विषय और विधेय) अलग-अलग मोड़ (सहभागी, कृदंत) के साथ। अलग परिभाषाएँ), परिचयात्मक शब्दऔर सुझाव जैसे:
- जेवी "एमआईओ" की अधिकृत पूंजी में योगदान देने वाली शहर की संपत्ति के उपयोग की बेहद कम दक्षता के साथ-साथ वाहन बेड़े के अपर्याप्त कार्यभार और इसकी लाभहीनता के कारण, हम आपसे शहर के हस्तांतरण के मुद्दे को हल करने के लिए कहते हैं सिटी हॉल के वित्तीय और आर्थिक विभाग को साझा करें।

किसी एक मुद्दे पर एक पत्र तैयार करना उचित है। यदि आपको एक ही समय में कई विषम मुद्दों पर संगठन से संपर्क करने की आवश्यकता है, तो उनमें से प्रत्येक के लिए अलग-अलग पत्र लिखने की सिफारिश की जाती है।
एक पत्र के पाठ में, अनुरोध या अन्य प्रश्न व्यक्त किए जा सकते हैं यदि उन्हें निष्पादन के लिए एक व्यक्ति को हस्तांतरित किया जाता है।
व्यापार पत्राचार में पारंपरिक भाषा सूत्रों के अलावा, विदेशी शब्द और वाक्यांश पाए जाते हैं। व्यवहार में, वे भाषा सूत्रों की भूमिका निभाते हैं। उनमें से कुछ अच्छी तरह से ज्ञात हैं, कुछ कम आम हैं। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि विदेशी शब्दों का उपयोग थोड़ा पुराने जमाने का देता है, लेकिन साथ ही साथ छोड़ देता है अच्छी छापएक साथी के साथ जो इन शब्दों को जानता है और आपको बाहरी पाठक को भ्रमित करने की अनुमति देता है।

शिक्षाप्रद;

साथ में;

वारंटी;

सूचनात्मक;

धन्यवाद;

बधाई देने वाला;

अनुरोध पत्र, पूछताछ पत्र, सूचना पत्र, प्रतिक्रिया पत्र, निमंत्रण पत्र आदि भी हैं। प्रारूपण और डिजाइन में प्रत्येक प्रकार के पत्र की अपनी विशेषताएं हैं।

निमंत्रण पत्र

संगोष्ठियों, बैठकों और अन्य कार्यक्रमों में भाग लेने के प्रस्ताव के साथ आमंत्रण पत्र आमतौर पर संगठन के प्रमुख, एक विशिष्ट अधिकारी को संबोधित किया जाता है, लेकिन इसे पूरी टीम को भी संबोधित किया जा सकता है। पत्र भागीदारी की शर्तों, घटनाओं के स्थान और समय और, यदि आवश्यक हो, वर्दी का संकेत देते हैं। पत्र में आमतौर पर अपेक्षित "अनुलग्नक" होता है, जो घटना के कार्यक्रम को सूचित करता है।

गारंटी पत्र

गारंटी के पत्र कुछ वादों या शर्तों की पुष्टि करने के लिए लिखे जाते हैं और किसी संगठन या व्यक्ति को संबोधित किए जाते हैं। प्रदर्शन किए गए कार्य के लिए भुगतान, गुणवत्ता, उत्पादों की डिलीवरी का समय, माल का भुगतान, किराया आदि की गारंटी दी जा सकती है। ऐसे पत्र मानक अभिव्यक्तियों का उपयोग करते हैं: "कंपनी गारंटी देती है, हम गारंटी देते हैं, हम आपको कैश ऑन डिलीवरी (गारंटी का प्रकार) भेजने के लिए कहते हैं ), हम भुगतान की गारंटी देते हैं, हम डिलीवरी के समय की गारंटी देते हैं, हम उत्पादों की गुणवत्ता की गारंटी देते हैं ..."।
पत्र में आमतौर पर उस संगठन का भुगतान विवरण होता है जो भुगतान की गारंटी देता है।
कानूनी सेवा के साथ पत्र के पाठ का समन्वय करना वांछनीय है। संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर के अलावा, मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर जारी किए जा सकते हैं। हस्ताक्षर मुहर द्वारा प्रमाणित है।

अनुरोध पत्र

बड़ी संख्या में ऐसी स्थितियाँ हैं जो उद्यमों, संगठनों, संस्थानों की ओर से अनुरोधों को जन्म देती हैं। इस पत्र का पाठ आमतौर पर निम्नलिखित रूप में बनाया गया है: सामग्री के मुख्य भाग में, कारण का एक बयान जिसने अनुरोध को प्रेरित किया; अनुरोध का बयान ही; अंतिम भाग में अपेक्षित परिणाम की आशा व्यक्त की गई है। अनुरोध आमतौर पर "कृपया, कृपया" शब्दों द्वारा व्यक्त किए जाते हैं;
कृपया सहायता कीजिए...;
कृपया हमारे पते पर भेजें...;
कृपया भाग लें...;
कृपया मुझे बताओ...;
मैं आपसे कर्ज चुकाने के लिए कहता हूं ...;
कृपया कार्यवाही करें...

इस पत्र का मुख्य उद्देश्य अनुरोध को पूरा करने की आवश्यकता को साबित करना है, इसलिए, पत्र के पाठ में ठोस साक्ष्य, गणना, अनुमान और अन्य सहायक आधार संलग्न हैं, जो अपेक्षित "आवेदन" के साथ तैयार किए गए हैं। .

प्रतिक्रिया पत्र

प्रतिक्रिया पत्र का पाठ आमतौर पर अनुरोध की पुनरावृत्ति से शुरू होता है। इसके अलावा, अनुरोध के विचार के परिणाम निर्धारित किए गए हैं, इनकार को प्रेरित किया गया है (यदि यह एक इनकार पत्र है) और खुद को अस्वीकार कर दिया गया है।
एक व्यावसायिक पत्र में जानकारी की प्रकृति आमतौर पर प्रतिक्रिया पत्र में अपेक्षित जानकारी की वैकल्पिकता का अर्थ है, अर्थात व्यापार पत्राचार में, समानता का सिद्धांत सामग्री के संदर्भ में संचालित होता है, जो प्रतिक्रिया पत्राचार की भाषा में परिलक्षित होता है। इसका मतलब:
1. प्रतिक्रिया पत्र में मूल पत्र और उसके विषय के लिंक की उपस्थिति;
2. दोनों अक्षरों में अभिव्यक्ति के समान भाषाई साधनों (मुख्य रूप से शब्दावली) का उपयोग;
3. दोनों पत्रों में सूचना मात्रा और सामग्री पहलुओं की तुलना;
4. सामग्री के पहलुओं की प्रस्तुति में एक निश्चित क्रम का अनुपालन।

प्रतिक्रिया पत्रों के पाठों को नेताओं के प्रस्तावों में दर्ज कार्यों के अनुरूप होना चाहिए।
पहला और मुख्य नियम - उत्तर में देरी न करें, अपने संवाददाता को प्रतीक्षा न कराएं। अगर परिस्थितियां इस तरह से विकसित होती हैं कि आप जवाब नहीं दे सकते निर्धारित समय, इसके बारे में प्राप्तकर्ता को सूचित करें, साथ ही समय सीमा जिसमें आप अंतिम उत्तर दे सकते हैं। विलम्ब के लिए क्षमा माँगना सुनिश्चित करें, जबकि इसके वस्तुनिष्ठ कारण का संकेत दें।
प्रतिक्रिया पत्र उस दस्तावेज़ की संख्या और दिनांक को इंगित करता है जिस पर प्रतिक्रिया दी गई है। ये डेटा पत्र के पाठ में नहीं, बल्कि प्रपत्र के निर्धारित स्थान पर या दस्तावेज़ के शीर्षक के सामने दर्ज किए जाते हैं, जो प्रपत्र पर नहीं बनाया गया है।

उपयोग किया जाता है निम्नलिखित रूपअस्वीकरण बयान:
- आपका प्रस्ताव निम्नलिखित कारणों से अस्वीकृत किया जाता है...

आपके पते पर भेजी गई संयुक्त कार्रवाइयों पर मसौदा समझौते को निम्नलिखित कारणों से अस्वीकार कर दिया गया है...
- हमें खेद है, लेकिन हमारी फर्म आपके प्रस्ताव को स्वीकार नहीं कर सकती...

धन्यवाद पत्र

हाल ही में, व्यावसायिक पत्राचार में कृतज्ञता पत्र का व्यापक रूप से उपयोग किया जाने लगा है।
भागीदारों के बीच संबंधों में कृतज्ञता के पत्र अच्छे शिष्टाचार के नियम हैं। साझेदारी में, आपको न केवल पूछने में सक्षम होना चाहिए, बल्कि किसी भी आयोजन के संयुक्त आयोजन के लिए, बधाई भेजने के लिए, स्वागत समारोह आयोजित करने आदि के लिए प्रदान की गई सेवाओं के लिए धन्यवाद देना चाहिए।

पत्र लेटरहेड या रंगीन लेटरहेड पर जारी किया जा सकता है) धन्यवाद पत्र. यदि पत्र लेटरहेड पर जारी किया जाता है, तो इसमें पंजीकृत होता है उचित समय पर. धन्यवाद पत्र के रूप में तैयार किया गया पत्र पंजीकरण के अधीन नहीं है; अपेक्षित "हस्ताक्षर" पर एक मुहर लगाई जा सकती है। चूंकि पत्र प्रकृति में व्यक्तिगत है, इसलिए इसमें अपेक्षित "कलाकार" बनाने की अनुशंसा नहीं की जाती है। पत्रों के पाठ प्रस्तुति के विशिष्ट रूप का उपयोग करते हैं:
- मैं आभार व्यक्त करता हूं ...;
- ईमानदारी से आभारी...;
- हम कृतज्ञतापूर्वक स्वीकार करते हैं...;
- करने के लिए धन्यवाद...;
- के लिए धन्यवाद...

आवरण पत्र

किसी भी दस्तावेज़ की दिशा के बारे में प्राप्तकर्ता को सूचित करने के लिए कवर पत्र संकलित किए जाते हैं। पत्र के पाठ में दो भाग होते हैं: भेजी जा रही सामग्री के बारे में एक संदेश और सूचना (संलग्नक) को स्पष्ट करना। आम तौर पर कवर लेटर का पाठ बहुत छोटा होता है, ए5 प्रारूप पर फिट बैठता है और इसमें कोई स्वतंत्र शीर्षक नहीं होता है। कवर पत्र आमतौर पर शब्दों से शुरू होते हैं:
- सूचना भेजना...; - हम आपको पेशकश (सिफारिश) करते हुए प्रसन्न हैं ...;
- हम आपको ऑफर कर रहे हैं...;
- हमें यकीन है कि आपकी रुचि होगी उच्च गुणवत्ताउत्पाद ..;
- हमने तुम्हें बताया कि...;
- हम आपको सूचित करना चाहते हैं कि...;
हम आगे सहयोग के लिए तत्पर हैं...