अदालत के साथ इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेज कैसे दाखिल करें। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ क्या है

परिचय

निष्कर्ष

परिचय

उपयोग की समस्या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधनप्रबंधन के क्षेत्र में अत्यंत बहुमुखी है और प्रौद्योगिकी की क्षमताओं तक सीमित नहीं है। सूचना सुरक्षा और सूचना संरक्षण, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की विश्वसनीयता की पुष्टि के पहलुओं पर पूरा ध्यान आकर्षित किया जाता है। साथ ही, सूचना और दस्तावेज़ीकरण पहलू से संबंधित संगठनात्मक और कार्यप्रणाली संबंधी मुद्दों का काफी बड़ा समूह है। कार्यालय के काम में नई सूचना प्रौद्योगिकियों के उपयोग का प्राप्त स्तर हमें "भविष्य के इलेक्ट्रॉनिक कार्यालय" के बारे में न केवल काल्पनिक धारणाएं बनाने की अनुमति देता है, बल्कि पारंपरिक वर्कफ़्लो से स्वचालित और इलेक्ट्रॉनिक में जाने के वास्तविक तरीकों की पहचान करने की भी अनुमति देता है।

विषय की प्रासंगिकता को इस तथ्य से समझाया गया है कि वर्तमान में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का उपयोग करने और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में संक्रमण के मुद्दे बहुत अधिक हो गए हैं। बहुत महत्व. उनके आसपास बहुत विवाद है।

विषय के अपर्याप्त विकास को देखते हुए, इसे लिखते समय टर्म परीक्षास्रोतों की एक विस्तृत श्रृंखला का उपयोग किया गया था, जिन्हें दो श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है। उनमें दस्तावेज़ प्रबंधन, अभिलेखागार, कार्यालय कार्य और मानकीकरण के लिए राष्ट्रीय नियामक ढांचे वाले प्रकाशन शामिल होने चाहिए।

.प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन की राज्य प्रणाली।

1.फेडरल लॉ "ऑन इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल सिग्नेचर" दिनांक 10 जनवरी, 2002 नंबर 1-एफजेड। यह कानून इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के उपयोग की शर्तों, इसके उपयोग की विशेषताओं को परिभाषित करता है।

टर्म पेपर लिखते समय, दस्तावेज़ प्रबंधन के क्षेत्र में विशेषज्ञों के कार्यों का अध्ययन किया गया था: लरीना एम.वी., लारकोवा एन.एस., बोबीलेवा एम.पी., ख्रामत्सोवस्काया एन.ए. और दूसरे।

इसके अलावा, Deloproizvodstvo और सेक्रेटेरियल अफेयर्स पत्रिकाओं में कई आवधिक प्रकाशनों का भी उपयोग किया गया था।

इस पाठ्यक्रम का उद्देश्य इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की विशेषताओं का अध्ययन करना है।

इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए, निम्नलिखित कार्यों को हल करना आवश्यक है:

1)"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" शब्द की इष्टतम परिभाषा का चयन करें;

2)पारंपरिक के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की तुलना करें;

)इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की मुख्य समस्याओं पर विचार करें।

पाठ्यक्रम कार्य की संरचना कार्यों से मेल खाती है और इसमें निम्नलिखित अध्याय शामिल हैं:

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की अवधारणा, इसकी विशेषताएं;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की अवधारणा, पारंपरिक पर इसके फायदे;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की मुख्य समस्याएं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की अवधारणा, इसकी विशेषताएं

कंप्यूटर और सूचना प्रौद्योगिकी के प्रभुत्व वाले आधुनिक समाज में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का बहुत महत्व है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करना बहुत आसान है: कोई कागजी कार्रवाई नहीं है, इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस के उपयोग के लिए दस्तावेजों की खोज बहुत सरल है।

इसके अलावा, मुझे ऐसा लगता है कि एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का एक कागज़ पर एक महत्वपूर्ण लाभ है - कागज को बर्बाद किए बिना किसी दस्तावेज़ के पाठ में परिवर्तन करने की क्षमता। लेकिन अतीत में, दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए समय और बहुत श्रम की आवश्यकता होती थी, क्योंकि पूरे दस्तावेज़ को मैन्युअल रूप से फिर से टाइप करने की आवश्यकता होती थी, यहां तक ​​​​कि सबसे मामूली बदलाव करते हुए भी।

लेकिन यह समझने के लिए कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ क्या है, सबसे पहले, "दस्तावेज़" की अवधारणा को परिभाषित करना आवश्यक है।

दुर्भाग्य से, आज तक, दस्तावेज़ प्रबंधन, संग्रह और पुस्तकालय विज्ञान के क्षेत्र में विशेषज्ञों के बीच, विधायी कृत्यों और GOST में निहित कई परिभाषाओं की उपस्थिति के बावजूद, "दस्तावेज़" शब्द को समझने में कोई एकता नहीं है।

दस्तावेज़ विज्ञान दस्तावेज़ को प्रबंधन या अभिलेखीय भंडारण उपकरण के रूप में मानता है; अभिलेखीय और स्रोत अध्ययन दस्तावेज़ को अतीत या वर्तमान के बारे में जानकारी के वाहक के रूप में मानते हैं।

एक ऑप्टिक विकसित करने की प्रक्रिया व्यावहारिक गतिविधियों की जरूरतों को पूरा करने वाले दस्तावेज़ की अवधारणा की एक छोटी परिभाषा घरेलू में परिलक्षित होती है शर्तों और परिभाषाओं के सैन्य राज्य मानक।

पहले राज्य मानक में, इस तरह के दस्तावेज़ को "के लिए एक साधन" के रूप में परिभाषित किया गया था माउंट भिन्न प्रकार सेतथ्यों, घटनाओं, वस्तुनिष्ठ वास्तविकता की घटनाओं और मानव मानसिक गतिविधि के बारे में जानकारी की एक विशेष सामग्री पर।

1983 में प्रसंस्करण के बाद, एक नया राज्य मानक सामने आया, जिसमें कहा गया था कि "एक दस्तावेज़ एक भौतिक वस्तु है जिसमें बनाई गई जानकारी के साथ तय किया गया है" समय और स्थान में इसके संचरण के लिए मानवीय तरीका।

इस प्रकार, विकास के परिणामस्वरूप, एक दस्तावेज़ की अवधारणा इसकी आधुनिक आधिकारिक व्याख्या के लिए आती है: "दस्तावेज जानकारी (दस्तावेज़) एक सामग्री वाहक पर दर्ज की गई जानकारी है जो इसे पहचानने की अनुमति देती है"

"दस्तावेज़" की अवधारणा की एक व्यापक व्याख्या भी है: एक सामाजिक वातावरण में बातचीत की एक वस्तु, जिसे इस पर्यावरण की अन्य वस्तुओं के बीच सामाजिक संबंधों को औपचारिक रूप से व्यक्त करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

लेकिन रूसी संघ के राष्ट्रीय मानक में, "दस्तावेज़" की अवधारणा की एक और व्याख्या दिखाई देती है: कानूनी दायित्वों या व्यावसायिक गतिविधियों की पुष्टि करते समय किसी संगठन या व्यक्ति द्वारा बनाए गए, प्राप्त और संग्रहीत सामग्री वाहक पर दर्ज की गई पहचान योग्य जानकारी। इसके अलावा, "दस्तावेज़" की अवधारणा के लिए शब्द रिकॉर्ड का उपयोग किया जाता है, जिसका अर्थ अनुवाद में "रिकॉर्ड" होता है।

वैज्ञानिक और में निहित विभिन्न अवधारणाओं की तुलना करना और समझना शैक्षिक साहित्य, हम एक दस्तावेज़ की अवधारणा की निम्नलिखित परिभाषा पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, जो दस्तावेज़ प्रबंधन विज्ञान के लक्ष्यों और उद्देश्यों को सर्वोत्तम रूप से पूरा करता है: एक दस्तावेज़ एक स्थिर संकेत रूप में सामग्री वाहक पर तय की गई जानकारी है किसी व्यक्ति द्वारा अंतरिक्ष और समय में इसके संचरण के लिए एक तरह से दिया जाता है।

पूर्वगामी के आधार पर, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि एक दस्तावेज़ सूचना और सामग्री वाहक दोनों है। इसके अलावा, ये दो घटक दस्तावेज़ का एक अभिन्न अंग हैं।

लेकिन एक कागजी दस्तावेज़ के विपरीत, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के लिए, सामग्री वाहक निर्णायक भूमिका नहीं निभाता है। उसके दौरान जीवन चक्रएक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को एक माध्यम से दूसरे माध्यम में स्थानांतरित किया जा सकता है, या इसे कंप्यूटर की मेमोरी में भी संग्रहीत किया जा सकता है।

लेकिन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ क्या है?

रूसी संघ के विधायी और नियामक और कार्यप्रणाली कृत्यों में "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा का गठन धीरे-धीरे हुआ।

कानून के क्षेत्र में रूसी विशेषज्ञों के अनुसार, हमारे देश में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए एक कानूनी ढांचा विकसित करने का पहला प्रयास 70 के दशक के मध्य से किया गया है, जब इंट्रा-इंडस्ट्री मशीन दस्तावेजों की आवश्यकताओं पर कई विभागीय कृत्यों को अपनाया गया था। .

1981 में, "कंप्यूटर जनित दस्तावेजों के सत्यापन पर अंतरिम उद्योग-व्यापी दिशानिर्देश" को मंजूरी दी गई थी। इस अधिनियम में कहा गया है कि "... उद्यमों, संगठनों और संस्थानों को सूचना स्थानांतरित करते समय या उनके बीच सूचनाओं के आदान-प्रदान के लिए मशीन माध्यम पर एक दस्तावेज़ का उपयोग मानव-पठनीय (दृश्य) रूप में परिवर्तित किए बिना किया जाता है" (खंड 3)।

सितंबर 1986 में, GOST 6.10.4-84 "USD के कार्यान्वयन और अनुप्रयोग के लिए दिशानिर्देश। एक मशीन कैरियर पर दस्तावेजों को कानूनी बल देना और कंप्यूटर प्रौद्योगिकी द्वारा बनाए गए एक मशीनोग्राम। बुनियादी प्रावधान ”(आरडी 50-613-86)। अध्याय 2 "मूल दस्तावेजों के लिए आवश्यकताएं" में कहा गया है कि मशीन मीडिया पर दस्तावेजों में चुंबकीय मशीन मीडिया (चुंबकीय टेप और डिस्क, फ्लॉपी चुंबकीय डिस्क) और पेपर मशीन मीडिया (छिद्रित टेप, छिद्रित कार्ड) पर दस्तावेज़ शामिल हैं।

1991 में अपनाए गए GSDOU में, "मशीन-पठनीय दस्तावेज़" शब्द की एक परिभाषा है - "इसमें निहित जानकारी के स्वचालित पढ़ने के लिए उपयुक्त एक दस्तावेज़, जिसके मुख्य वाहक हैं: छिद्रित कार्ड, छिद्रित टेप और चुंबकीय टेप।"

शोधकर्ता एम.वी. लारिन "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा की लगभग 40 परिभाषाओं की पहचान करने में कामयाब रहे। शोधकर्ता के अनुसार, "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक इलेक्ट्रॉनिक माध्यम पर दर्ज की गई जानकारी है जो इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर द्वारा समर्थित प्रौद्योगिकियों का उपयोग करने वाले व्यक्ति को स्वीकार्य रूप में रिकॉर्ड, संग्रहीत, प्रेषित और प्रस्तुत किया जाता है, और जिसमें विवरण शामिल होते हैं जो इसे पहचानने की अनुमति देते हैं। "

संघीय कानून "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर" के अनुसार, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक दस्तावेज है जिसमें जानकारी इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल रूप में प्रस्तुत की जाती है।

संघीय कानून "सूचना, सूचना और सूचना संरक्षण पर" के 2000 संस्करण के अनुसार, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटिंग उपकरण (ईसीई), प्रसंस्करण के अन्य इलेक्ट्रॉनिक साधनों के तत्वों के राज्यों के एक सेट के रूप में प्रस्तुत जानकारी है। जानकारी का भंडारण और संचारण जिसे किसी व्यक्ति द्वारा स्पष्ट धारणा के लिए उपयुक्त रूप में परिवर्तित किया जा सकता है, और दस्तावेज़ पहचान के लिए विशेषताएँ रखता है।

इसके अलावा, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को एक चुंबकीय डिस्क, चुंबकीय टेप, लेजर डिस्क और अन्य इलेक्ट्रॉनिक सामग्री वाहक पर तय इलेक्ट्रॉनिक तकनीकी साधनों का उपयोग करके जानकारी तैयार करने, भेजने, प्राप्त करने या संग्रहीत करने के रूप में परिभाषित किया जा सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक सामग्री वाहक पर दर्ज की गई जानकारी को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में मान्यता दी जाती है यदि:

इलेक्ट्रॉनिक तकनीकी साधनों का उपयोग करके बनाया, संसाधित, संग्रहीत और प्रेषित;

निर्धारित आवश्यकताओं के अनुपालन में हस्ताक्षरित मौजूदा कानून;

एक ऐसे व्यक्ति द्वारा धारणा के लिए उपयुक्त रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है जिसके पास विशेष तकनीकी कौशल नहीं है;

यदि इसके संकलन, भंडारण, स्थानांतरण के दौरान, राज्य या अंतर्राष्ट्रीय मानकों या पार्टियों के समझौते द्वारा प्रदान की गई विधि का उपयोग किया गया था, जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के प्रवर्तक की मज़बूती से पहचान करने की अनुमति देता है।

यूरोपीय विनिर्देश MoReq-2 एक इलेक्ट्रॉनिक सार्वजनिक दस्तावेज़ (इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड) को एक सार्वजनिक दस्तावेज़ के रूप में परिभाषित करता है जो इलेक्ट्रॉनिक रूप में मौजूद है। इसके अलावा, एक आधिकारिक दस्तावेज इलेक्ट्रॉनिक रूप में इस तथ्य के परिणामस्वरूप प्रस्तुत किया जा सकता है कि यह शुरू में एक एप्लिकेशन का उपयोग करके बनाया गया था। सॉफ़्टवेयरया डिजिटलीकरण के परिणामस्वरूप, उदाहरण के लिए, स्कैन करके।

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटिंग प्रौद्योगिकी के तत्वों के राज्यों के एक सेट के रूप में प्रस्तुत जानकारी के रूप में भी परिभाषित किया जा सकता है, सूचना के प्रसंस्करण, भंडारण और संचारण के अन्य इलेक्ट्रॉनिक साधन, जिसे किसी व्यक्ति द्वारा स्पष्ट धारणा के लिए उपयुक्त रूप में परिवर्तित किया जा सकता है। और दस्तावेज़ पहचान के लिए विशेषताएँ होना।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की निम्नलिखित विशिष्ट विशेषताओं को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

· एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को किसी व्यक्ति द्वारा सीधे भौतिक रूप में नहीं देखा जा सकता है जिसमें इसे वाहक पर तय किया गया है: केवल निर्धारित प्रक्रियाओं की एक श्रृंखला से गुजरने के बाद, डेटा उपयोगकर्ता के अनुकूल रूप में प्रकट होता है;

· एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ उन तकनीकों से जुड़ा होता है जिनके साथ इसे बनाया गया था और उनसे अलगाव में उपयोग नहीं किया जा सकता है (हार्डवेयर, प्रोग्राम प्रारूप, डेटा प्रस्तुति मानक); इसलिये इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाने वाली प्रौद्योगिकियां अप्रचलन और तेजी से परिवर्तन के अधीन हैं, पुराने उपकरण या सॉफ़्टवेयर की अनुपस्थिति में डेटा पढ़ने में असमर्थता के कारण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ खोने का एक उच्च जोखिम है;

· इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की अपनी भौतिक और तार्किक संरचना होती है। कागजी दस्तावेज़ों के विपरीत, जिसके लिए प्रपत्र और सामग्री एक होती है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के अलग-अलग तत्व डेटाबेस में संग्रहीत होते हैं और केवल एक अनुरोध, डेटा प्रोसेसिंग और मॉनिटर पर प्रदर्शित होने के बाद ही वे एक पारंपरिक दस्तावेज़ बन सकते हैं;

· कागज के विपरीत इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, एक विशिष्ट भंडारण माध्यम से कड़ाई से बंधे नहीं होते हैं। उदाहरण के लिए, हार्ड डिस्क की जानकारी को आसानी से बदला और नष्ट किया जा सकता है और मीडिया पर लगभग कोई निशान नहीं है; केवल में लागू इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ हैं यादृच्छिक अभिगम स्मृतिसंगणक;

· इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ मूल के असीमित पुनरुत्पादन, प्रपत्रों की बहुलता और दस्तावेज़ों के अस्तित्व की प्रतियों द्वारा प्रतिष्ठित हैं, इसलिए, यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के संबंध में "प्रतिलिपि", "मूल" और "मूल" की अवधारणाओं के धुंधलापन को जन्म देता है। , जो एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति और प्रामाणिकता को सत्यापित करने की समस्या को जन्म देता है;

· मीडिया को अनधिकृत पहुंच से बचाना आवश्यक है;

· इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के लिए विशिष्ट विवरण नियमों की आवश्यकता होती है, और उनके साथ दस्तावेज़ बनाने से दस्तावेज़ों की मात्रा बढ़ जाती है।

माध्यम से जुड़े इलेक्ट्रॉनिक और कागजी दस्तावेजों के अपने फायदे और नुकसान हैं। आइए उन पर अधिक विस्तार से विचार करें।

दस्तावेज़ परिवहन समय

निस्संदेह, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का यहाँ एक निर्विवाद लाभ है, क्योंकि इलेक्ट्रॉनिक संचार चैनल आपको सेकंड में संदेश भेजने की अनुमति देते हैं।

संदर्भ और सूचना कार्य (दस्तावेज़ विशेषताओं और सामग्री द्वारा सूचना कोष में जानकारी की खोज)

दस्तावेजों और सूचनाओं को वर्गीकृत करने के लिए एक इष्टतम प्रणाली के अभाव में, यह कार्य कागजी दस्तावेजों के लिए काफी श्रमसाध्य हो सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए, यह कार्य जितना संभव हो उतना सरल है और लिंक के उपयोग के कारण समय में कम हो जाता है जो आपको न केवल एक दस्तावेज़, बल्कि अन्य संबंधित या औपचारिक रूप से संबंधित अन्य लोगों को खोजने की अनुमति देता है।

प्रलेखन की आवश्यकता

कागजी दस्तावेजों के निष्पादन के लिए आवश्यकताओं को मानकों और एकीकृत रूपों द्वारा परिभाषित किया गया है। कभी-कभी डिज़ाइन में कुछ भिन्नता हो सकती है जो दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति को निर्धारित करने वाले विवरणों को प्रभावित नहीं करती है।

और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के डिजाइन के लिए आवश्यकताओं को अभी तक मानकीकृत नहीं किया गया है। लेकिन ये आवश्यकताएं कागजी दस्तावेजों की तुलना में अधिक कठोर हो सकती हैं, क्योंकि विभिन्न प्रणालियों और सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर की उपस्थिति में संचार चैनलों के माध्यम से सूचना प्रसारित करते समय, संचरण नहीं हो सकता है या जानकारी मानवीय धारणा के लिए उपलब्ध नहीं होगी।

दस्तावेज़ को कानूनी बल देना

कागजी दस्तावेजों के लिए उन्हें कानूनी बल देने से जुड़े लगभग सभी मुद्दों का समाधान कर दिया गया है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए, संघीय कानून "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर" का विशेष महत्व है, जो ईडीएस के उपयोग के लिए कानूनी शर्तें प्रदान करता है:

इस ईडीएस से संबंधित प्रमुख प्रमाणपत्र की वैधता अवधि;

ईडीएस की प्रामाणिकता की पुष्टि;

उन संबंधों में ईडीएस का उपयोग जिसमें इसका कानूनी महत्व है।

यदि इन शर्तों को पूरा किया जाता है, तो ईडीएस को कागज पर एक दस्तावेज़ में हस्तलिखित हस्ताक्षर के बराबर माना जाता है। इसी समय, इस कानून के कार्यान्वयन में प्रासंगिक उप-नियमों को जारी करना, विशेष प्रमाणन केंद्रों का निर्माण शामिल है जो ईडीएस कुंजी के प्रमाण पत्र जारी करते हैं।

सूचना की धारणा में आसानी

यह गुण कागजी दस्तावेजों में अधिक स्पष्ट है।

धारणा के संदर्भ में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ मध्ययुगीन स्क्रॉल के बराबर हैं: किसी दस्तावेज़ को देखने के लिए, उसकी फ़ाइल "स्क्रॉल" किसी की आंखों के सामने होती है। अमेरिकी शोधकर्ताओं के अनुसार, कंप्यूटर स्क्रीन (मॉनिटर) से पाठ को कागज के एक टुकड़े से पढ़ने की तुलना में 25% धीमा माना जाता है।

एक ही समय में कई दस्तावेजों के साथ काम करने की क्षमता

दस्तावेज़ों और मुद्रित प्रकाशनों के साथ काम करते समय, उनसे मिली जानकारी, विशेषताओं और विवरणों की तुलना करते समय अक्सर यह पाया जाता है कि दस्तावेज़ों को एक-एक करके देखते समय धारणा से बचना चाहिए।

फाइलों के साथ "मल्टी-विंडो" काम एक साथ कई दस्तावेजों के साथ काम करना संभव बनाता है, लेकिन साथ ही मॉनिटर पर जानकारी का केवल एक हिस्सा किसी भी समय दिखाई देता है। धारणा मुख्य रूप से प्रकृति में तार्किक है, और दस्तावेज़ का हमेशा समग्र दृष्टिकोण नहीं होता है।

दस्तावेज़ पढ़ते समय वांछित अंश को उजागर करने की क्षमता

दस्तावेज़ का कागज़ और इलेक्ट्रॉनिक मीडिया दोनों ऐसा अवसर प्रदान करते हैं। लेकिन विशेषताएं भी हैं। एक कागजी दस्तावेज़ पर स्याही, पेस्ट, पेंसिल आदि से बने निशानों के निशान होते हैं। आमतौर पर रहते हैं।

और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के साथ काम करते समय, यदि इसका रिकॉर्डिंग प्रारूप अनुमति देता है, तो वांछित टुकड़े को रंग या एक अलग फ़ॉन्ट में हाइलाइट किया जा सकता है, और फिर इस चयन को हटाया जा सकता है। इस मामले में, दस्तावेज़ पर कोई निशान नहीं होगा।

दस्तावेज़ की प्रतिलिपि बनाने की क्षमता

कागज पर, प्रतियां रिप्रोग्राफी और ऑपरेशनल प्रिंटिंग के माध्यम से प्राप्त की जा सकती हैं। फोटोग्राफिक, माइक्रोफोटोग्राफिक फिल्म की प्रतियां फोटोग्राफिंग और माइक्रोफिल्मिंग द्वारा प्राप्त की जा सकती हैं। स्कैन करके कागजी दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक कॉपी प्राप्त की जाती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के मामले में, एक प्रति प्राप्त करने में लगने वाला श्रमसाध्यता और समय बहुत कम होता है। आप किसी फ़ाइल की प्रतिलिपि बना सकते हैं, अतिरिक्त रूप से एक दस्तावेज़ प्रिंट कर सकते हैं, या माइक्रोफ़ोटोग्राफ़िक मीडिया को जानकारी आउटपुट कर सकते हैं, आदि। दस्तावेज़ फ़ाइल के माध्यम से भेजा जा सकता है ईमेल, को सूचना प्रणाली में रखा गया है, जहां कर्मचारियों को उस तक पहुंच प्रदान करना संभव है। इस प्रकार, समीक्षा के लिए दस्तावेज़ की कागजी प्रतियां बनाने की कोई आवश्यकता नहीं है। एक बड़ी संख्या मेंकर्मचारियों।

दस्तावेजों के साथ काम करते समय थकान (सूचना की प्रकृति और सामग्री को ध्यान में रखे बिना)

आप लगातार कई घंटों तक कागजी दस्तावेजों के साथ काम कर सकते हैं और अपनी स्थिति बदल सकते हैं। इस मामले में, न केवल दृष्टि शामिल है, बल्कि स्पर्श और कभी-कभी गंध भी शामिल है।

कंप्यूटर के साथ काम करते समय थकान कागज के दस्तावेजों के साथ काम करने की तुलना में अधिक होती है। मुख्य भार दृष्टि पर पड़ता है। आपको काम से ब्रेक लेने की जरूरत है।

सूचना की धारणा के लिए एक विशेष रूप से सुसज्जित कार्यस्थल

एक कागजी दस्तावेज़ की जानकारी देखने के लिए, केवल स्वीकार्य प्रकाश व्यवस्था ही पर्याप्त है, और नहीं विशेष स्थितिआवश्यक नहीं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए, एक कंप्यूटर की आवश्यकता होती है, और यदि आवश्यक हो, तो उन्हें पता, दूरसंचार चैनलों में स्थानांतरित किया जाता है। वर्तमान में पोर्टेबल कंप्यूटर और मोबाइल संचार का उपयोग कुछ समस्याओं को दूर करता है।

सूचना सुरक्षा और सूचना सुरक्षा

एक कागजी दस्तावेज़ को उसकी भौतिक दुर्गमता (उदाहरण के लिए, इसे एक तिजोरी में संग्रहीत करके) सुनिश्चित करके अनधिकृत पहुँच से बचाना संभव है, दस्तावेज़ के हस्तांतरण के तथ्य को विशेष लेखा रूपों (रसीद के विरुद्ध स्थानांतरण) और अन्य द्वारा दर्ज करके संगठनात्मक उपाय।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए, कंप्यूटर और डेटाबेस, क्रिप्टोग्राफिक सुरक्षा उपकरण, लॉगिंग उपयोगकर्ता क्रियाओं आदि के लिए उपयोगकर्ता की पहुंच को विनियमित करने के साधनों का उपयोग करके इस समस्या को हल किया जाता है। कंप्यूटर वायरस और हैकर्स सहित तकनीकी सुरक्षा की भी आवश्यकता है।

सूचना की सुरक्षा और मानवीय धारणा के लिए इसकी उपलब्धता

कागज के दस्तावेजों को उम्र बढ़ने और विनाश की लंबी अवधि की विशेषता है, जो कागज की गुणवत्ता पर निर्भर करता है (उदाहरण के लिए, "एसिड-मुक्त" कागज के स्थायित्व की गणना सदियों से की जाती है)। कागज पर सूचना लागू करने के साधनों की गुणवत्ता (स्याही, पेस्ट, मैट्रिक्स में प्रयुक्त उपकरण, इंकजेट और लेजर प्रिंटर, आदि) कोई कम महत्वपूर्ण नहीं है। लंबे समय के बाद सूचना की धारणा के लिए, इसे परिवर्तित करने के लिए विशेष उपकरणों की आवश्यकता नहीं होती है, यह केवल उस भाषा को जानने के लिए पर्याप्त है जिसमें दस्तावेज़ का पाठ लिखा गया है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के मामले में, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि सॉफ़्टवेयर और रिकॉर्डिंग मीडिया (नैतिक और भौतिक अप्रचलन) का जीवन चक्र आवश्यक दस्तावेज़ भंडारण अवधि से कम हो सकता है। जानकारी को किसी अन्य माध्यम और उसके प्रमाणीकरण के साधनों को फिर से लिखने की समस्या है (अन्यथा दस्तावेज़ अपनी कानूनी शक्ति खो देगा)। कभी-कभी सूचना के पुनरुत्पादन के लिए उपयुक्त हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर को सहेजना (और, तदनुसार, इन उपकरणों के उपयोग में कर्मियों को प्रशिक्षित करना) या कागज पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को प्रिंट करने और बनाई गई प्रतियों को प्रमाणित करने का प्रस्ताव है। ईडीएस की सुरक्षा और हस्ताक्षर प्रमाण पत्र की वैधता अवधि के साथ भी समस्याएं हैं। सुरक्षा और स्थिरता सुनिश्चित करने के लिए भी कंप्यूटर प्रणालीजानकारी का बैकअप लिया जा सकता है।

आवेदन का दायरा (घरेलू) दस्तावेज

कागजी दस्तावेज सर्वव्यापी हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का उपयोग संचार में प्रतिभागियों (संगठनों और व्यक्तियों) द्वारा किया जाता है जिनके पास उपयुक्त कंप्यूटर उपकरण होते हैं। तकनीकी उपकरणों के विकास, अनुभव के संचय और नियामक ढांचे के निर्माण के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का दायरा लगातार बढ़ रहा है।

यह निष्कर्ष निकाला जा सकता है कि यद्यपि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के कागजी दस्तावेजों की तुलना में महत्वपूर्ण लाभ हैं (दस्तावेज़ का त्वरित स्थानांतरण, कोई कागजी कार्रवाई नहीं, डेटाबेस में दस्तावेज़ की त्वरित खोज), उनके महत्वपूर्ण नुकसान भी हैं - दस्तावेज़ को कानूनी बल देने की समस्याएं और इसे दस्तावेजों तक अनधिकृत पहुंच से बचाने की आवश्यकता है।

पारंपरिक कागजी दस्तावेजों के उपयोग से जुड़ा कानूनी भार एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के उपयोग के विकास में एक बड़ी बाधा का प्रतिनिधित्व करता है।

दस्तावेज़ प्रबंधन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संग्रह

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की अवधारणा, पारंपरिक पर इसके फायदे

दो अवधारणाओं को अलग करना आवश्यक है जो अक्सर भ्रमित होते हैं - कार्यालय का काम और कार्यप्रवाह। कार्यालय का काम दस्तावेज़ बनाने और उनके साथ काम व्यवस्थित करने की गतिविधि है। दस्तावेजों के साथ काम के संगठन को उन परिस्थितियों के निर्माण के रूप में समझा जाता है जो दस्तावेजों की आवाजाही, खोज और भंडारण सुनिश्चित करते हैं। दस्तावेज़ प्रवाह उनके प्रसंस्करण के बिंदुओं के बीच दस्तावेजों की आवाजाही है, जिस क्षण से वे प्राप्त या बनाए जाते हैं, निष्पादन या भेजने के पूरा होने तक। इस विभाजन के आधार पर इलेक्ट्रॉनिक प्रणालियों का वर्गीकरण किया जाता है। ये ऑफिस ऑटोमेशन सिस्टम - CAD, और इलेक्ट्रॉनिक डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट सिस्टम - EDMS हैं। SAD मुख्य रूप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का लेखा-जोखा प्रदान करता है। उनके कार्यों में इनकमिंग, आउटगोइंग, आंतरिक और संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों का पंजीकरण, जारी किए गए प्रस्तावों का लेखा-जोखा और निष्पादन पर प्राप्त प्रतिक्रियाएं शामिल हैं। डेटाबेस न केवल दस्तावेजों का विवरण संग्रहीत करता है, बल्कि उनकी पाठ्य छवि भी संग्रहीत करता है। SAD आपको निष्पादन को नियंत्रित करने, मामलों पर डेटा संग्रहीत करने और एक विशेषता या उनमें से एक सेट द्वारा दस्तावेज़ की त्वरित खोज प्रदान करने की अनुमति देता है। ईडीएमएस इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करने, किसी संगठन के भीतर या संगठनों के बीच उनके आंदोलन पर केंद्रित है। यहां महत्वपूर्ण है दस्तावेज़ की सामूहिक तैयारी की प्रक्रिया, इसकी बहु-अनुमोदन, दस्तावेज़ों के संस्करणों को बनाए रखना। ईडीएमएस कार्यालय स्वचालन और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के कार्यों को जोड़ती है - इस प्रकार, ये सिस्टम सभी कार्यालय प्रक्रियाओं को कवर करते हैं और बड़े संगठनों में अधिक बार उपयोग किए जाते हैं।

रूस में कई वर्षों तक, संपूर्ण दस्तावेज़ प्रवाह कागज़ था। केवल आज ही यह धीरे-धीरे मिले-जुले दौर की ओर बढ़ रहा है। यह सरकारी अधिकारियों और वाणिज्यिक संगठनों दोनों के प्रयासों का परिणाम है। हालांकि सूचना देने की प्रक्रिया धीमी है।

नीचे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधनदस्तावेजों के साथ काम को व्यवस्थित करने की एक विधि के रूप में समझा जाता है, जिसमें एक संगठन (उद्यम) के अधिकांश दस्तावेजों का उपयोग इलेक्ट्रॉनिक रूप में किया जाता है और तथाकथित इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार, एक प्रकार के सूचना गोदामों या डेटा गोदामों में केंद्रीय रूप से संग्रहीत किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की एक और इष्टतम परिभाषा पर प्रकाश डाला जा सकता है: "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन" कागज रहित कार्यालय कार्य "की अवधारणा के कार्यान्वयन के साथ इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए एक एकल तंत्र है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन आंतरिक और बाहरी हो सकता है, और यह सूचना विनिमय पर कुछ विशिष्टताओं को लागू करता है। आंतरिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को सूचना के आदान-प्रदान या संगठन के भीतर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की आवाजाही की विशेषता है। बाहरी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को संगठनों के बीच पत्राचार के आदान-प्रदान की विशेषता है।

तदनुसार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) संकीर्ण अर्थ में सॉफ्टवेयर (कंप्यूटर प्रोग्राम, सिस्टम) को संदर्भित करता है जो आपको इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (निर्माण, संशोधन, खोज, भंडारण) के साथ-साथ कर्मचारियों के बीच बातचीत को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है: स्थानांतरण दस्तावेजों, कार्यों को जारी करना (निर्देश, निर्देश) और उन पर नियंत्रण, सूचनाएं भेजना, आदि। व्यापक अर्थों में, ईडीएमएस एक आधुनिक संगठनात्मक और तकनीकी संरचना को संदर्भित करता है जो सॉफ्टवेयर, तकनीकी और पद्धति दोनों सहित पूरे उत्पादन जीव में व्याप्त है। घटकों, साथ ही संगठनात्मक और नियामक पहलुओं। इस प्रणाली की तुलना कंपनी के "संचार प्रणाली" से की जा सकती है।

वर्तमान में, संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन बड़े पैमाने पर कागजी दस्तावेजों को बदल सकता है, और दस्तावेज़ विनिमय प्रक्रिया का स्वचालन फैशन के लिए एक श्रद्धांजलि नहीं है, बल्कि तेजी से समय का आदेश है, क्योंकि मेल द्वारा एक पेपर दस्तावेज़ वितरित करने में कई दिन लग सकते हैं। या कूरियर, और एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कुछ ही सेकंड के भीतर वितरित किया जाता है, भले ही पताकर्ता का स्थान कुछ भी हो। वर्कफ़्लो को इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में परिवर्तित करने से न केवल समय और प्रयास की बचत हो सकती है, बल्कि स्थान भी बच सकता है। कुछ कंपनियों में, कई वर्षों के लिए पेपर अभिलेखागार क्षेत्र के तुलनीय क्षेत्र पर कब्जा कर लेते हैं ट्रेडिंग फ्लोर. हालांकि, क्या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पूरी तरह से कागजी दस्तावेजों को बदल सकता है, या कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेजों को कागज के रूप में संग्रहीत किया जाना चाहिए, हस्तलिखित हस्ताक्षर और मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए?

बहुत से लोग अभी भी मानते हैं कि कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज़ कुछ नियमों के अनुसार तैयार किया गया एक पेपर है, जो हस्तलिखित हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित है और इस दस्तावेज़ को जारी करने वाले संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित है (प्रमाण पत्र, प्रमाण पत्र, उद्धरण, आदि)। लेकिन तकनीकी संभावनाएं विकसित हो रही हैं, और आज इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कानूनी रूप से महत्वपूर्ण भी हो सकते हैं, क्योंकि वे इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर (ईडीएस) का उपयोग करते हैं, जो हस्तलिखित हस्ताक्षर का इलेक्ट्रॉनिक एनालॉग है। ईडीएस एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की एक विशेषता है जिसे इस इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को जालसाजी से बचाने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जो इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की निजी कुंजी का उपयोग करके सूचना के क्रिप्टोग्राफ़िक परिवर्तन के परिणामस्वरूप प्राप्त होता है और हस्ताक्षर कुंजी प्रमाण पत्र के मालिक की पहचान करने की अनुमति देता है, साथ ही साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में सूचना विरूपण की अनुपस्थिति को स्थापित करने के लिए। रूसी कानून के अनुसार, एक ईडीएस को हस्तलिखित हस्ताक्षर के बराबर माना जाता है। 10 जनवरी, 2002 नंबर 1-FZ "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर" के संघीय कानून में निर्धारित मानदंड के अनुसार, "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर वाले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का हस्ताक्षर कुंजी में निर्दिष्ट संबंधों के कार्यान्वयन में कानूनी महत्व है। प्रमाणपत्र"।

भेजे जा रहे दस्तावेज़ (फ़ाइल) की सुरक्षा के लिए एक विश्वसनीय तरीके के रूप में EDS तकनीक बनाई गई थी। ऐसा करने के लिए, सबसे पहले, प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों के प्रत्येक कंप्यूटर पर एक विशेष क्रिप्टोग्राफ़िक प्रोग्राम स्थापित किया जाता है। प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए, यह एक व्यक्तिगत ईडीएस कुंजी उत्पन्न करता है, जो दस्तावेजों को एन्क्रिप्ट और डिक्रिप्ट करने के लिए एक जटिल उपयोगकर्ता पासवर्ड है -? वर्णों की एक अनूठी पंक्ति 1000 वर्णों तक लंबी, अधिक सटीक रूप से दो पंक्तियाँ परस्पर जुड़ी हुई हैं, क्योंकि प्रत्येक व्यक्तिगत ईडीएस कुंजी डबल होती है: इसमें एक सार्वजनिक कुंजी होती है जिसे आपको अपने पत्राचार भागीदारों को बताने की आवश्यकता होती है, और एक निजी (गुप्त) कुंजी जिसे गुप्त रखा जाता है। दस्तावेज़ को प्राप्तकर्ता की सार्वजनिक कुंजी का उपयोग करके एन्क्रिप्ट किया गया है। यदि दस्तावेज़ को कई प्राप्तकर्ताओं को भेजने का इरादा है, तो एन्क्रिप्शन प्रत्येक प्राप्तकर्ता की सार्वजनिक कुंजी का एक साथ उपयोग करता है। प्रत्येक प्राप्तकर्ता अपनी निजी कुंजी का उपयोग करके दस्तावेज़ को डिक्रिप्ट करता है। इस प्रकार, जो कोई भी पताकर्ता की सार्वजनिक कुंजी जानता है, वह दस्तावेज़ को एन्क्रिप्ट और भेज सकता है, लेकिन केवल पताकर्ता ही इसे डिक्रिप्ट कर सकता है। किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते समय, सब कुछ दूसरे तरीके से होता है - प्रेषक अपनी स्वयं की ईडीएस निजी कुंजी का उपयोग करके दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करता है, जो गुप्त है, इसलिए प्रेषक के हस्ताक्षर को बनाना असंभव है। यह जांचने के लिए कि क्या एन्क्रिप्टेड संदेश वास्तव में उस व्यक्ति से भेजा गया था जिसने उस पर हस्ताक्षर किए थे, आपको इसकी सार्वजनिक कुंजी जानने की आवश्यकता है। यदि सार्वजनिक कुंजी एन्क्रिप्शन में उपयोग की जाने वाली निजी कुंजी से मेल खाती है, तो प्रोग्राम "चेक" करेगा। निजी और सार्वजनिक ईडीएस कुंजी के जोड़े का उपयोग करके एन्क्रिप्शन की ऐसी प्रणाली को असममित क्रिप्टोग्राफी कहा जाता है।

क्रिप्टोग्राफ़िक प्रोग्राम स्थापित करने वाले व्यक्ति एकल सिस्टम में एकजुट होते हैं। वे एक दूसरे के साथ सार्वजनिक कुंजी का आदान-प्रदान करते हैं, और उनमें से प्रत्येक निजी कुंजी को गुप्त रखता है। क्रिप्टोग्राफिक एन्क्रिप्शन की ऐसी प्रणाली प्रेषित फाइलों की सुरक्षा की समस्याओं का समाधान प्रदान करती है, लेकिन दस्तावेजों को कानूनी महत्व देने की समस्याओं को हल करने की अनुमति नहीं देती है। इसलिए, प्रमाणन केंद्र बनाए गए - ऐसे संगठन जिनके पास प्रमाण पत्र जारी करने और इस बात की पुष्टि करने का अधिकार है कि इस ईडीएस कुंजी का मालिक एक कानूनी इकाई का प्रतिनिधित्व करने वाला एक निश्चित व्यक्ति है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि हस्तलिखित हस्ताक्षर पर ईडीएस के अन्य फायदे हैं। उदाहरण के लिए, हस्ताक्षरित पेपर दस्तावेज़ में परिवर्तन करना संभव है: एक खाली स्थान में एक पैराग्राफ टाइप करें या अनुबंध के तहत राशि बदलें, लेकिन ईडीएस द्वारा प्रमाणित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में कम से कम एक वर्ण को बदलना असंभव है। यह संपत्ति हमें यह कहने की अनुमति देती है कि डिजिटल हस्ताक्षर एक बार और सभी के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की अखंडता की पुष्टि करता है।

ईडीएमएस के प्रसार में बाधा डालने वाले विशुद्ध तकनीकी कारकों में से एक तंत्र की अपूर्णता है जो विशिष्ट रूप से दस्तावेजों की पहचान करता है। यदि कोई व्यक्ति पाठ के नीचे कागज के एक टुकड़े पर अपना स्वयं का हस्ताक्षर करता है, तो इसका स्वतः ही अर्थ है कि ऊपर लिखी गई बातों के लिए इस व्यक्ति की पूरी जिम्मेदारी है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के तहत पारंपरिक अर्थों में "व्यक्तिगत हस्ताक्षर" रखना असंभव है - एक शक्तिशाली और विश्वसनीय पहचान तंत्र की आवश्यकता होती है, जो आज एक डिजिटल हस्ताक्षर है - एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का एक तत्व जिसे विशिष्ट रूप से इसकी पहचान करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। विशिष्ट व्यक्ति और जालसाजी से सुरक्षा। किसी भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के तहत किसी भी व्यक्ति के हस्ताक्षर की प्रामाणिकता की जांच करना बहुत आसान है - एक हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ खोला जाता है, संबंधित बटन दबाया जाता है और सत्यापन स्वचालित रूप से होता है।

एक डिजिटल हस्ताक्षर एक नियमित हस्ताक्षर के समान है, यहां तक ​​कि विधायी स्तर पर भी, और हस्ताक्षर और हस्ताक्षरित दस्तावेजों दोनों की जालसाजी की संभावना को समाप्त करता है, और यह पहले से ही बहुत गंभीर है। इसकी प्रकृति से, एक डिजिटल हस्ताक्षर व्यावहारिक रूप से डिक्रिप्शन प्रक्रियाओं के अधीन नहीं है, जिसके बाद क्रैकिंग होती है, कम से कम आज एक उचित समय में ब्रूट फोर्स द्वारा डिजिटल हस्ताक्षर को "क्रैक" करने के लिए पर्याप्त कंप्यूटिंग शक्ति नहीं है - अन्य विधियां यहां अवास्तविक हैं।

कार्यक्षमता के लिए, घरेलू कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रबंधन के पारंपरिक कार्यों को जाना जाता है: उनमें दस्तावेज़ प्राप्त करना और भेजना, उन्हें पंजीकृत करना, समीक्षा करना और निर्णयों को संसाधित करना, उन्हें निष्पादकों के पास लाना, दस्तावेजों के आंदोलन और निष्पादन को नियंत्रित करना, उनका विनाश या स्थानांतरण शामिल है। पुरालेख को। लेकिन पारंपरिक कागज-आधारित कार्यालय के काम की तुलना में, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को कई नए कार्यों के कार्यान्वयन को प्रदान करना चाहिए। उनमें से सबसे महत्वपूर्ण हैं:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की फाइलों के साथ काम करने, उनके निर्माण और संपादन, स्कैनिंग और प्रिंटिंग, प्राप्त करने और भेजने, भंडारण और खोज सुनिश्चित करने के लिए समर्थन;

कार्यालय या सचिवालय से गुजरने वाले संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों (आदेश, निर्देश, आदि) के लिए विकसित कार्यप्रवाह प्रौद्योगिकियों का वितरण दस्तावेजों की एक विस्तृत श्रृंखला (आदर्श रूप से, संगठन के सभी दस्तावेजों के लिए)। ऐसा करने के लिए, सिस्टम को प्रत्येक प्रकार के दस्तावेजों के लिए विवरण का एक विशिष्ट सेट बनाने में सक्षम होना चाहिए (उदाहरण के लिए, अनुबंधों में प्रतिपक्षों, चरणों आदि के बारे में जानकारी होनी चाहिए);

कंप्यूटर नेटवर्क के भीतर दस्तावेजों के निर्माण और कार्यान्वयन पर सामूहिक कार्य से संबंधित एक संगठन पैमाने पर प्रौद्योगिकियों का विकास और कार्यान्वयन। परंपरागत रूप से विनियमित कार्यालय प्रौद्योगिकियां, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ तैयार करने और इसकी परियोजनाओं के साथ काम करने की प्रक्रिया पर लागू नहीं होती हैं;

एक "एकल कार्यालय" का निर्माण। पारंपरिक कार्यप्रवाह एक अलग कार्यालय के भीतर स्थानीयकृत है। इनकमिंग/आउटगोइंग मेल एक्सचेंज के स्तर पर एक या विभिन्न संगठनों के कार्यालयों के बीच बातचीत की जाती है। नतीजतन, एक वितरित संगठन के भीतर और विभिन्न संगठनों के बीच दस्तावेजों के पारित होने और निष्पादन पर एक एकल दस्तावेज़ स्थान और एंड-टू-एंड नियंत्रण बनाने की संभावना को व्यावहारिक रूप से बाहर रखा गया है। एक विशाल प्रबंधकीय प्रभाव - निकट भविष्य में - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से अलग स्थानीय कार्यालय नेटवर्क में एक भौगोलिक रूप से वितरित संगठनों की एक एकल दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में संक्रमण का वादा करता है, जिसे दस्तावेज़ प्रबंधन के दृष्टिकोण से माना जा सकता है एक एकल कार्यालय;

वेब प्रौद्योगिकियों के आधार पर किसी उद्यम या संगठन के दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के साथ कर्मियों और बाहरी उपयोगकर्ताओं की बातचीत। हम एक आधुनिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के एक महत्वपूर्ण इंटरफ़ेस घटक के बारे में बात कर रहे हैं - तथाकथित दस्तावेज़ पोर्टल;

सुरक्षा प्रदान करना जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्रामाणिकता और अनधिकृत पहुंच से इसकी सुरक्षा की गारंटी देता है (उदाहरण के लिए, क्रिप्टोग्राफ़िक एल्गोरिदम पर आधारित डिजिटल हस्ताक्षर और एन्क्रिप्शन के साधन)।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में निम्नलिखित चरण शामिल हो सकते हैं:

दस्तावेजों के एक पैकेज का गठन;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का एक पैकेज भेजना;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के पैकेज की डिलीवरी;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की अखंडता, प्रामाणिकता और प्रारूप की जाँच करना;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के एक पैकेज की प्राप्ति की पुष्टि;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का संग्रह

कागज-आधारित कार्यालय के काम से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में जाने की आवश्यकता पर लंबे समय से बात की गई है, लेकिन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन शुरू करने के वास्तविक लाभ क्या हैं?

ईडीएमएस लाभ #1: कंपनी की उत्पादकता बढ़ाना

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की उपस्थिति में, पारंपरिक कागजी कार्रवाई की तुलना में आवश्यक दस्तावेजों और सूचनाओं की खोज में बहुत कम समय व्यतीत होता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन तक पहुंच संगठन के किसी भी पीसी से प्राप्त की जा सकती है।

ईडीएमएस लाभ #2: तक त्वरित पहुंच ताजा जानकारी

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का मुख्य लाभ दस्तावेजों के नवीनतम संस्करणों को जल्दी और आसानी से खोजने की क्षमता है। इस प्रकार, वर्कफ़्लो की प्रासंगिकता की समस्या हल हो जाती है, अर्थात, भले ही एक ही दस्तावेज़ कई संस्करणों में मौजूद हो, उपयोगकर्ता इसे खोजने में सक्षम होगा नवीनतम संस्करणफ़ाइल करें और इसके साथ काम करें।

ईआरएमएस लाभ #3: मानव कारक त्रुटियों को कम करें

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उचित संगठन आपको मानवीय कारक के कारण होने वाली त्रुटियों को समाप्त करने की अनुमति देता है। पेपर वर्कफ़्लो के साथ, लापता दस्तावेज़ों की खोज में घंटों लगते हैं, जबकि ईडीएमएस कुछ ही सेकंड में समान कार्य का सामना करता है।

ईडीएमएस लाभ #4: सामग्री लागत को कम करना

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली संगठन की लागत को काफी कम करती है। सबसे पहले, काम के स्वचालन के कारण कंपनी के कर्मचारियों की उत्पादकता बढ़ जाती है, और दूसरी बात, पेपर वर्कफ़्लो में उपयोग किए जाने वाले उपभोग्य सामग्रियों की लागत कम हो जाती है।

ईडीएमएस लाभ #5: बेहतर संचार

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के प्रमुख लाभों में से एक संगठन के भीतर विभागों और प्रभागों के बीच बेहतर संचार है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की शुरूआत संचार, सूचना विनिमय की सुविधा प्रदान करती है, और विभिन्न विभागों के बीच बाधाओं को तोड़ने में भी मदद करती है।

ईडीएमएस एडवांटेज #6: दस्तावेज़ सहयोग

वर्कफ़्लो ऑटोमेशन कई उपयोगकर्ताओं को एक ही फ़ाइल के साथ एक ही समय में काम करने की अनुमति देता है, साथ ही एक दस्तावेज़ डेटाबेस के माध्यम से खोज करता है।

ईआरएमएस लाभ #7: अतिरिक्त कर्मचारियों की आवश्यकता को कम करना

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के साथ उत्पादन की मात्रा में वृद्धि के लिए कर्मियों के महत्वपूर्ण विस्तार की आवश्यकता नहीं होती है, यह एक प्रभावी प्रबंधन प्रणाली की मदद से मौजूदा टीम के काम को स्वचालित करने के लिए पर्याप्त है।

ईडीएमएस लाभ #8: दस्तावेज़ संग्रहण लागत में कमी

रूसी संघ का कानून 5 साल के लिए दस्तावेजों के भंडारण की अवधि प्रदान करता है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरूआत से दस्तावेजों के भंडारण की लागत कम हो जाएगी।

ईडीएमएस लाभ #10: दस्तावेजों को नुकसान से बचाना

ईडीएमएस का उपयोग आग या अन्य अप्रत्याशित घटना के जोखिम को कम करता है।

दुर्भाग्य से, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर पूरी तरह से स्विच करना और कागजी कार्यालय के काम से छुटकारा पाना संभव नहीं है, क्योंकि रूसी संघ के कानून के अनुसार, कागज को अभी भी एक दस्तावेज़ का एक महत्वपूर्ण रूप माना जाता है, लेकिन इस तरह के दस्तावेजों का प्रतिशत कुल मात्रा अपेक्षाकृत कम है।

ईडीएमएस लाभ #12: कॉर्पोरेट जागरूकता बढ़ाना

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की शुरूआत से अप्रत्याशित परिणामों में से एक को कॉर्पोरेट चेतना में वृद्धि कहा जा सकता है।

प्रत्येक कर्मचारी एक टीम का हिस्सा महसूस करना शुरू कर देता है, स्पष्ट रूप से समझता है आम लक्ष्यऔर कार्य।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करने का प्रभाव स्पष्ट है:

· प्रत्यक्ष आर्थिक प्रभाव (दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए श्रम और भौतिक लागत में बचत: प्रतिलिपि के लिए लागत, कागज के रूप में जानकारी देने के लिए, संसाधनों (लोगों और उपकरणों) के लिए, कागज के लिए);

· संगठन की प्रलेखन गतिविधियों के एकीकरण और कर्मियों के व्यक्तिगत तकनीकी अनुभव पर निर्भरता को कम करने के कारण प्रभाव;

· दस्तावेजों के साथ काम करने और एकल वृत्तचित्र स्थान के निर्माण के लिए समय चक्र में कमी;

· दस्तावेजों, उनके आंदोलन और प्रदर्शन अनुशासन पर पूर्ण नियंत्रण।

खैर, वर्कफ़्लो को स्वचालित करने का मुख्य परिणाम, निश्चित रूप से, दस्तावेजों के साथ काम करने में चीजों को व्यवस्थित करना, गोद लेने के समय को कम करना है। प्रबंधन निर्णयऔर समग्र रूप से संगठन की दक्षता में सुधार करना।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की मुख्य समस्याएं

हाल ही में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ अधिक व्यापक होते जा रहे हैं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करना बहुत आसान है: कोई कागजी कार्रवाई नहीं है, इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस के उपयोग के लिए दस्तावेजों की खोज बहुत सरल है। और अधिक से अधिक आधुनिक समाजपारंपरिक पेपर वर्कफ़्लो से इलेक्ट्रॉनिक में संक्रमण के बारे में सोचता है। लेकिन निम्नलिखित समस्याएं पारंपरिक दस्तावेज़ प्रबंधन के इलेक्ट्रॉनिक के साथ पूर्ण प्रतिस्थापन को रोकती हैं:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के विधायी विनियमन की समस्या;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को प्रमाणित करने की समस्या;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के दीर्घकालिक भंडारण की समस्या;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के कार्यान्वयन की समस्याएं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के कानूनी विनियमन की समस्याएं वर्तमान में सामाजिक और औद्योगिक गतिविधि के लगभग सभी क्षेत्रों में प्रभावी सूचना और कंप्यूटर प्रौद्योगिकियों की शुरूआत के संबंध में महत्वपूर्ण होती जा रही हैं (सार्वजनिक अधिकारियों के साथ आबादी की बातचीत से, वित्तीय और वस्तु के लिए समर्थन से) सेवा क्षेत्र के लिए बाजार, खुदरा व्यापार, शिक्षा और अवकाश)।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों (ईडीएमएस) के उपयोग में कई समस्याएं इस तथ्य के कारण उत्पन्न होती हैं कि नवीनतम तकनीकों को कागज-आधारित कानून के संदर्भ में पेश किया जा रहा है। कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रबंधन में नई तकनीकों के लिए कमजोर राज्य समर्थन का कारण स्पष्ट है: कागजी दस्तावेजों का उपयोग करके पुराने तरीके से प्रबंधन करना अभी भी संभव और सस्ता है।

ईडीएमएस की शुरूआत के लिए राज्य का अपर्याप्त ध्यान एक विधायी और नियामक ढांचे के विकास में कमजोर रुचि में प्रकट होता है जो सार्वजनिक प्रशासन और वाणिज्यिक गतिविधियों दोनों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों और आधुनिक प्रौद्योगिकियों के व्यापक उपयोग की अनुमति देगा। आज:

· राज्य निकायों और अदालतों द्वारा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के कानूनी बल को पहचानने की प्रक्रिया स्थापित नहीं की गई है;

· ऐसे कोई कानून नहीं हैं जो वास्तव में कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के अधिकारों की बराबरी करते हों। नतीजतन, ईडीएमएस को लागू करने वाले संगठनों को एक साथ दो दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों - कागज और इलेक्ट्रॉनिक को बनाए रखने के लिए मजबूर किया जाता है, और "कागज" प्रणाली को काफी कम करके आधुनिक तकनीकों को शुरू करने की लागतों की भरपाई नहीं कर सकता है।

· कागज के मूल को नष्ट करते हुए, उनके भंडारण अवधि की समाप्ति से पहले एनालॉग और/या इलेक्ट्रॉनिक मीडिया में गैर-परिचालन दस्तावेजों को स्थानांतरित करने की अनुमति देने वाला कोई कानूनी कार्य नहीं है।

हैरानी की बात है कि कोई भी अन्य मीडिया को कागजी दस्तावेजों के हस्तांतरण पर उनके मूल को नष्ट करने के अधिकार के साथ कानून विकसित करने का मुद्दा नहीं उठाता है। लेकिन यह इस कानून की अनुपस्थिति है जो कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रबंधन में आधुनिक तकनीकों के व्यापक परिचय की अनुमति नहीं देती है। विदेशी अभ्यास में, ईडीएमएस और/या माइक्रोफिल्मिंग सिस्टम शुरू करने की लागत का भुगतान मुख्य रूप से अभिलेखागार के लिए जगह खाली करके और कागजी कार्रवाई में शामिल कर्मचारियों की संख्या को कम करके किया जाता है।

व्यापक रूप से आधुनिक दुनियाँइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों और उनके प्रसंस्करण के साधन, ऐसे दस्तावेजों की प्रामाणिकता और लेखकत्व स्थापित करने की समस्या विशेष रूप से प्रासंगिक हो गई है।

समस्या क्या है? एक नियमित पत्र या दस्तावेज़ के अंत में, निष्पादक या जिम्मेदार व्यक्ति दो लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अपना हस्ताक्षर करता है। सबसे पहले, प्राप्तकर्ता के पास अपने पास मौजूद नमूने के साथ हस्ताक्षर की तुलना करके दस्तावेज़ की प्रामाणिकता को सत्यापित करने का अवसर होता है। दूसरे, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर दस्तावेज़ के लेखकत्व का कानूनी गारंटर है। बेशक, वर्तमान में एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर है, जिसे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों में हस्तलिखित हस्ताक्षर को बदलने के लिए डिज़ाइन किया गया है। लेकिन अगर आधुनिक फोरेंसिक विधियों का उपयोग करके कागज पर हस्ताक्षर करना बहुत मुश्किल काम है, तो इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ स्थिति अलग है।

एक पारंपरिक हस्तलिखित हस्ताक्षर के विपरीत, एक ईडीएस अपने मालिक से अलग हो सकता है। अर्थात्, यदि किसी कागजी दस्तावेज़ के तहत हस्ताक्षर किसी व्यक्ति से अविभाज्य है और व्यावहारिक रूप से कोई और इसे जाली नहीं बना सकता है ताकि फोरेंसिक परीक्षा से इसका पता न चले, तो कोई भी हमलावर जो गुप्त हस्ताक्षर कुंजी को अपने कब्जे में लेता है, वह ईडीएस बना सकता है। इस कुंजी के असली मालिक के रूप में आसानी से और प्रशंसनीय रूप से।

कोई भी उपयोगकर्ता बिटस्ट्रिंग को केवल कॉपी करके नकली बना सकता है, या चुपचाप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में अवैध सुधार कर सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को साक्ष्य देने के लिए दस्तावेज़ के निर्माण और जीवन के सभी चरणों में उपायों का एक सेट बनाना आवश्यक है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में सूचना की सामग्री की प्रामाणिकता और अखंडता की कानूनी गारंटी और इस जानकारी और विवरण की प्रस्तुति के रूप की अनुरूपता सुनिश्चित करने के लिए एक तंत्र की स्थापना पर विशेष ध्यान देना आवश्यक है। इन मुद्दों पर कानून बनाना जरूरी है।

आइए एक और समान रूप से महत्वपूर्ण समस्या पर विचार करें। मैं ख्रामत्सोव्स्काया एन.ए. की राय से सहमत हूं, जो तर्क देते हैं कि गंभीर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के बारे में बात करना व्यर्थ है यदि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ अभिलेखीय कार्य स्थापित नहीं किया जाता है, जबकि उनके कानूनी और अन्य बल को बनाए रखते हैं। रूसी संघ की अभिलेखीय एजेंसी, संघीय अभिलेखागार, संघ के विषयों के राज्य अभिलेखागार केवल निरंतर आधार पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को पूरा करने की संभावना पर विचार करना शुरू कर रहे हैं। लगभग शून्य अनुभव। फिर भी, हाल के वर्षों में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के राज्य भंडारण के लिए विशेष अभिलेखागार बनाए गए हैं:

चुवाश गणराज्य के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण केंद्र, चेबोक्सरी (1996 में स्थापित);

मॉस्को के इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर दस्तावेज़ों का केंद्रीय संग्रह (TsADENM) (2002 में बनाया गया);

कलमीकिया गणराज्य के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण केंद्र (2002 में स्थापित)।

ईडीएमएस सिस्टम का उपयोग दस्तावेजों और सूचनाओं के भंडारण को व्यवस्थित करने और दस्तावेजों के संचित सरणियों तक प्रभावी पहुंच स्थापित करने के लिए किया जाने लगा है। अन्य समस्याएं उत्पन्न होती हैं: लंबे समय तक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की अखंडता और प्रामाणिकता सुनिश्चित करना।

कुछ ईडीएमएस इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण के लिए बिल्कुल भी प्रदान नहीं करते हैं, जबकि अन्य को इस तरह से कॉन्फ़िगर किया गया है कि उनसे दस्तावेजों को हटाना असंभव है (उदाहरण के लिए, भंडारण अवधि की समाप्ति के कारण)।

पारंपरिक प्रणालीडेटाबेस प्रबंधक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए उपयुक्त नहीं हैं, क्योंकि वे व्यक्तिगत डेटा के साथ काम करने पर केंद्रित हैं, दस्तावेज़ नहीं।

इसके अलावा, कंप्यूटर उपकरण और मीडिया का तेजी से अप्रचलन, उन्हें पढ़ने में असमर्थता के कारण सूचना और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के नुकसान का खतरा पैदा करता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना - सामग्री और तकनीकी आधार बनाने के उपायों का एक सेट, इष्टतम स्थितियां, नियामक व्यवस्थाओं का अनुपालन और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण का उचित संगठन जो इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के नुकसान को बाहर करेगा और उचित भौतिक में उनका रखरखाव सुनिश्चित करेगा और तकनीकी स्थिति, साथ ही अतिरिक्त तकनीकी उपकरणों के बिना किसी व्यक्ति द्वारा धारणा और समझ के लिए सुलभ रूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को पुन: पेश करने की क्षमता।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के दीर्घकालिक भंडारण का आयोजन करते समय, सॉफ़्टवेयर प्लेटफ़ॉर्म को बदलने से दस्तावेज़ को देखने में असमर्थता के कारण पूर्ण नुकसान हो सकता है। 1950 के दशक से इस समस्या के कई संभावित समाधान प्रस्तावित किए गए हैं:

प्रवासन - एक आधुनिक तकनीकी मंच पर डेटाबेस और अन्य इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का समय पर स्थानांतरण, अक्सर सूचना संसाधनों के परिचालन प्रबंधन के लिए संगठन में उपयोग किए जाने वाले प्रारूपों (तथाकथित "कस्टम प्रारूप") के लिए।

सॉफ्टवेयर वातावरण का अनुकरण। यह दृष्टिकोण "आदर्श संरक्षण" की कसौटी पर आधारित है। डी. रोटेनबर्ग का मानना ​​है कि यह सबसे अच्छा तरीका है, क्योंकि। आपको मूल सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने की अनुमति देता है;

encapsulation - क्रॉस-प्लेटफ़ॉर्म प्रारूपों की फ़ाइलों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को शामिल करना, उदाहरण के लिए, XML में। वर्तमान में, अमेरिकी पुरालेखपाल इस पद्धति को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान और दीर्घकालिक भंडारण के लिए सबसे इष्टतम मानते हैं।

एक अन्य समस्या जिस पर ध्यान देने की आवश्यकता है, वह है संगठन में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन शुरू करने की समस्या।

एक उद्यम में एक ईडीएमएस के सफल कार्यान्वयन के लिए, कुछ विशिष्ट गलतियों से बचना आवश्यक है: संगठनात्मक मुद्दों पर ध्यान न देना, सिस्टम विकसित करते समय केवल अपनी ताकत पर दांव लगाना, "पायलट" परियोजना पर बचत करना। ईडीएमएस के साथ काम करने के लिए नियमों की अपर्याप्त तैयारी और कर्मचारियों के निम्न स्तर के प्रशिक्षण भी प्रभावी कार्यान्वयन में हस्तक्षेप कर सकते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में संक्रमण में विशिष्ट गलतियों में से एक संगठनात्मक मुद्दों का अपर्याप्त अध्ययन है, जो बदले में सिस्टम के अक्षम संचालन की ओर जाता है। बहुत बार, कंपनी का प्रबंधन दस्तावेज़ प्रबंधन के संगठन को महत्वहीन मानता है, लायक नहीं विशेष ध्यान, लेकिन अंत में यह "छोटी चीजें" हैं जो कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं की दक्षता में सुधार करने में निर्णायक बन जाती हैं। परियोजना में प्रबंधन की अपर्याप्त रुचि इस तथ्य को जन्म दे सकती है कि कार्यान्वयन में बहुत लंबे समय तक देरी हो सकती है।

एक और बाधा ईडीएमएस के निर्माण का तरीका है। विशेषज्ञों के अनुसार, आईटी विभाग द्वारा कॉरपोरेट-स्केल ईडीएमएस का स्वतंत्र विकास संगठन को सुधार की लंबी प्रक्रिया के लिए पहले से ही बर्बाद कर देता है और इसके अलावा, पूरी परियोजना को सिस्टम डेवलपर्स पर निर्भर करता है। कार्यान्वयन के लिए वित्तीय लागतों के मामले में यह तरीका सबसे अधिक लाभहीन साबित होता है। ईडीएमएस का विकास अपने आप में इस तथ्य को जन्म दे सकता है कि दस्तावेज़ प्रवाह के साथ वर्तमान स्थिति मॉथबॉल होगी।

उत्पाद चुनने के बाद, उन व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर काम करना आवश्यक है जो स्वचालित होने जा रही हैं, संचालन में समाधान का परीक्षण करें और सभी कमियों की पहचान करें। एक पायलट प्रोजेक्ट आपको यह सुनिश्चित करने की अनुमति देता है कि समाधान निर्धारित कार्यों को पूरा करता है, और यदि यह सभी आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है, तो महत्वपूर्ण धनराशि खोए बिना इसे लागू करने से इनकार करें। इसलिए, कार्यान्वयन के दौरान एक और गलती "पायलट" के प्रारंभिक निष्पादन पर पैसे बचा रही है।

ईडीएमएस के कार्यान्वयन के अगले चरणों में कुछ और कठिनाइयाँ संभव हैं। उनमें से, संगठन में वर्कफ़्लो की प्रक्रियाओं को नियंत्रित करने वाले आंतरिक कॉर्पोरेट दस्तावेज़ों के विस्तार की कमी और प्रशिक्षण अंत उपयोगकर्ताओं के मुद्दों पर प्रबंधन की ओर से खराब ध्यान। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की प्रक्रियाओं के लिए नियामक नियमों की तैयारी परीक्षण संचालन के समानांतर की जानी चाहिए और इसमें कर्मचारियों, प्रासंगिक आदेशों और विनियमों के लिए कार्यालय के काम के लिए विस्तृत निर्देशों का विकास शामिल है।

ईडीएमएस की तैनाती करते समय कर्मचारी प्रशिक्षण भी सर्वोच्च प्राथमिकता होनी चाहिए। साथ ही, प्रशिक्षण निरंतर आधार पर और कार्यान्वयन के सभी चरणों में किया जाना चाहिए।

निष्कर्ष

मुख्य निष्कर्ष जो कार्य की सामग्री से निम्नानुसार है: पारंपरिक कार्यालय कार्य और प्रलेखन प्रबंधन के ढांचे के भीतर संगठनों में प्रलेखन के साथ काम करने के स्थापित रूप और तरीके आधुनिक परिस्थितियों को पूरा नहीं करते हैं। समाज का वैश्विक सूचनाकरण, नई सूचनाओं का व्यापक प्रसार और संचार प्रौद्योगिकियांबाजार तंत्र और आधुनिक प्रबंधन के क्रमिक परिचय ने सामाजिक-आर्थिक प्रक्रियाओं में सूचना की भूमिका में वृद्धि की है और इसे सबसे महत्वपूर्ण रणनीतिक संसाधन के रूप में मान्यता दी है। इस तथ्य के कारण कि सूचना संसाधन का मुख्य भाग प्रलेखन है, हम मान सकते हैं कि वर्तमान चरण में संगठनों में दस्तावेजों के साथ काम करने के एक नए तरीके के लिए संक्रमण के लिए आवश्यक शर्तें परिपक्व हो गई हैं - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों पर आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन .

समस्याओं (विधायी प्रकृति, प्रमाणीकरण, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का दीर्घकालिक भंडारण, कार्यान्वयन) के बावजूद, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में पारंपरिक लोगों पर कई निर्विवाद फायदे हैं (संगठन की उत्पादकता में वृद्धि, सूचना तक त्वरित पहुंच, दस्तावेजों की त्वरित खोज, आदि) ।), जो इस समय एसईडी के आवश्यक कार्यान्वयन को बनाता है। खैर, ईडीएमएस का मुख्य लाभ, जिसकी बदौलत संगठन स्वचालित वर्कफ़्लो पर स्विच करने का प्रयास कर रहे हैं, संगठन की दक्षता को समग्र रूप से बढ़ाना है।

सिस्टम जो केवल मूल कागजी दस्तावेजों के साथ काम करना आसान बनाते हैं (इलेक्ट्रॉनिक पंजीकरण कार्ड और / या इन दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां बनाकर), मेरी राय में, विलुप्त होने के लिए बर्बाद हैं। लेकिन ऐसे संगठन की कल्पना करना अभी भी मुश्किल है जो केवल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को प्रसारित और संग्रहीत करता है। इसलिए, भविष्य जटिल प्रणालियों से संबंधित है जो किसी भी प्राथमिक दस्तावेज - कागज और इलेक्ट्रॉनिक दोनों के साथ काम करते हैं। कानूनी रूप से महत्वपूर्ण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और ईडीएस कार्यों का समर्थन करने वाले ईडीएमएस में रुचि लगातार बढ़ रही है। उसी समय, इलेक्ट्रॉनिक मूल जो वास्तविक कार्यालय के काम में हैं या अभिलेखागार में संग्रहीत हैं, नियम के बजाय अपवाद हैं। लेकिन यह हमेशा मामला नहीं होगा और बहुत जल्द ही स्थिति ठीक विपरीत में बदल सकती है।

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"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा

सूचना प्रौद्योगिकी के विकास के साथ, तथाकथित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का व्यापक रूप से उपयोग किया गया है, जिसके उपयोग से उपयोगकर्ताओं को बहुत सारे लाभ मिलते हैं:

• 1. कार्यप्रवाह प्रक्रियाओं का त्वरण;
• 2. डिजिटल संचार चैनलों के माध्यम से एक दस्तावेज़ प्रसारित करने की क्षमता;
• 3. आसानी से बदलने योग्य सामग्री (संपादन);
• 4. शाश्वत भंडारण की सैद्धांतिक संभावना;
• 5. असीमित प्रतियां जिनमें कानूनी बल है, आदि।

हालांकि, "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा हमेशा स्पष्ट नहीं थी और अभी भी विवाद का कारण बनती है।

शब्द "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" 1990 के दशक की शुरुआत के आसपास दिखाई दिया, लेकिन घरेलू दस्तावेज़ विज्ञान में इसे 1990 के दशक के अंत में ही सक्रिय रूप से इस्तेमाल किया जाने लगा। इससे पहले, घरेलू और विदेशी साहित्य में, "मशीन-पठनीय दस्तावेज़", "मशीन माध्यम पर दस्तावेज़" शब्द आम तौर पर स्वीकार किए जाते थे। विशेष रूप से, "मशीन माध्यम पर दस्तावेज़" शब्द की परिभाषा वर्तमान द्वारा दी गई है GOST R 51141-98: और रिकॉर्डिंग के तरीके जो इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर द्वारा इसकी जानकारी के प्रसंस्करण को सुनिश्चित करते हैं "

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ मशीन-पठनीय है, लेकिन प्रत्येक मशीन-पठनीय दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक नहीं है। 1990 के दशक में कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के विकास ने "मशीन-पठनीय दस्तावेज़" शब्द और इसकी मुख्य विशेषता - मशीन पढ़ने के लिए उपयुक्तता - अव्यवहार्य: में आधुनिक परिस्थितियांकिसी भी कागजी दस्तावेज़ से जानकारी को मशीन द्वारा पढ़ा जा सकता है। दस्तावेजों से संबंधित एक नई अवधारणा की आवश्यकता है जो उनके जीवन चक्र के सभी चरणों से गुजरती है - सृजन से विनाश तक या शाश्वत अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरण - इलेक्ट्रॉनिक रूप में। यह "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा थी।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" शब्द की अधिकांश मौजूदा परिभाषाएँ "दस्तावेज़" और "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणाओं की समानता पर ज़ोर देती हैं। उसी समय, अवधारणा के सूचना घटक पर जोर दिया जाता है: एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को सबसे पहले सूचना के रूप में परिभाषित किया जाता है। विशिष्ट मामलों में, डेटाबेस (रजिस्टर, कैडस्ट्रेस, सूचियां, आदि) और कागजी दस्तावेजों की डिजीटल प्रतियों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है।

रूसी कानून में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की नियामक परिभाषा पहली बार 10 जनवरी, 2002 के संघीय कानून नंबर 1-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर" में दिखाई दी: "एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक दस्तावेज है जिसकी जानकारी इलेक्ट्रॉनिक में प्रस्तुत की जाती है। डिजिटल फॉर्म।" यह अवधारणा 27 जुलाई, 2006 के संघीय कानून संख्या 149-FZ "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना संरक्षण पर" में भी दी गई है: "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटिंग उपकरण के तत्वों के राज्यों के एक सेट के रूप में प्रस्तुत जानकारी (ईसीटी), सूचना के प्रसंस्करण, भंडारण और संचारण के अन्य इलेक्ट्रॉनिक साधन जिन्हें किसी व्यक्ति द्वारा स्पष्ट धारणा के लिए उपयुक्त रूप में परिवर्तित किया जा सकता है और दस्तावेज़ पहचान के लिए विशेषताएँ हैं।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की एक विशेषता यह है कि उनकी जानकारी इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल रूप में प्रस्तुत की जाती है और परिणामस्वरूप, केवल उपयुक्त हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर की सहायता से एक व्यक्ति द्वारा माना जा सकता है। हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ समान कार्य करते हैं और पारंपरिक दस्तावेज़ों के समान मूल्य रखते हैं। यही कारण है कि कुछ विकसित देशों के अभिलेखीय कानून में, "दस्तावेज़" और "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणाओं को परिभाषित करने में, दस्तावेज़ों के रूप पर नहीं, बल्कि उनके कार्यों पर जोर दिया जाता है।

इस कानून के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर निम्नलिखित आवश्यकताएं लगाई जाती हैं: इसे सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर का उपयोग करके बनाया, संसाधित, प्रेषित और संग्रहीत किया जाना चाहिए; कानून द्वारा स्थापित एक संरचना है और इसमें विवरण शामिल हैं जो इसे पहचानने की अनुमति देते हैं; मानव-पठनीय रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है।

कानून के अनुसार, एक मशीन माध्यम पर एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कागज पर एक दस्तावेज़ के बराबर होता है और उसके समान कानूनी बल होता है। इस प्रकार, कानून इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को कई अन्य तकनीकी दस्तावेजों में रखकर और एक सामान्य अवधारणा - एक दस्तावेज पर ध्यान केंद्रित करके किसी भी अनिश्चितता को समाप्त करता है।

इसलिए, यूएस नेशनल आर्काइव्स की परिभाषा के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ ऐसे दस्तावेज़ होते हैं जिनमें डिजिटल, ग्राफिक और टेक्स्ट संबंधी जानकारी होती है जिसे किसी भी कंप्यूटर माध्यम पर रिकॉर्ड किया जा सकता है (अर्थात, किसी भी जानकारी को एक फॉर्म में दर्ज किया जाता है, जो केवल की मदद से प्रसंस्करण के लिए सुलभ है। एक कंप्यूटर) और जो "दस्तावेज़" की परिभाषा को पूरा करता है: "सभी पुस्तक, कागज, कार्टोग्राफिक, फोटोग्राफिक, मशीन-पठनीय और अन्य लिखित सामग्री, उनके भौतिक रूप या गुणों की परवाह किए बिना, संयुक्त राज्य की संघीय एजेंसी द्वारा बनाई या प्राप्त की गई। संघीय कानून के साथ या सरकारी गतिविधियों के अभ्यास के संबंध में और इस संघीय संस्था या उसके उत्तराधिकारी द्वारा संघीय सरकार की गतिविधियों (संगठन, कार्यों, नियमों, निर्णयों, प्रक्रियाओं, कार्यों, आदि) के साक्ष्य के रूप में संग्रहीत या बनाए रखा जाना है। या उसमें निहित डेटा के सूचनात्मक मूल्य के कारण।

हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, पारंपरिक दस्तावेज़ों के विपरीत, भौतिक नहीं, बल्कि तार्किक अखंडता हैं। डिस्केट या फ़ाइल को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ नहीं माना जा सकता है। एक इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में तभी मान्यता दी जाती है जब वह गतिविधि का परिणाम और साक्ष्य हो।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की विशिष्टता इस तथ्य में भी निहित है कि उनकी अपनी भौतिक और तार्किक संरचना होती है, जो किसी दस्तावेज़ के बारे में हमारे पिछले पारंपरिक विचारों से मेल नहीं खाती है। यह मशीन मीडिया पर डेटा रखने की विधि और उपयोग किए गए सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर पर निर्भर करता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की तार्किक संरचना विभिन्न प्रकार के डेटा के रूप में दस्तावेजों के कुछ हिस्सों के बीच अर्थ संबंधों को निर्धारित करती है: टेक्स्ट, टेबल, ग्राफिक्स, एनिमेशन, मल्टीमीडिया रिकॉर्ड इत्यादि। दस्तावेज़ की छाप और पुनरुत्पादन मॉड्यूलर आधार पर उपयुक्त सूचना प्रौद्योगिकियों की सहायता से किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ सीधे सूचना प्रौद्योगिकी पर निर्भर होते हैं, जिनमें प्रौद्योगिकी और सॉफ्टवेयर के क्षेत्र में वैज्ञानिक और तकनीकी प्रगति के रूप में अप्रचलित (परिवर्तन) होने की अपरिवर्तनीय प्रवृत्ति होती है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की विशिष्टता, साथ ही नई सूचना प्रौद्योगिकियों के बड़े पैमाने पर उपयोग, दस्तावेज़ प्रबंधन के क्षेत्र में घुसपैठ और कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के क्षेत्र में विशेषज्ञों द्वारा संग्रह करने से "इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड" की अवधारणाओं का एक निश्चित शब्दावली भ्रम और भ्रम उत्पन्न हुआ है। ", "दस्तावेज़", "वीडियोग्राम", आदि।

एक मामले में, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कंप्यूटर-जनित भंडारण माध्यम के रूप में समझा जाता है, दूसरे में, इस माध्यम पर एक अलग फ़ाइल, तीसरे में, कागज पर एक प्रिंटआउट, चौथे में, एक प्रकार का "कंप्यूटर मेमोरी में मैट्रिक्स"। कभी-कभी स्क्रीन पर एक छवि, जिसमें इंटरनेट और अन्य नेटवर्क (आभासी दस्तावेज़) से ई-मेल द्वारा प्राप्त एक छवि शामिल है। आई.एल. बाचिलो इस बारे में लिखते हैं कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को उनके लक्ष्य विशेषता के अनुसार प्रकारों में वर्गीकृत करना संभव है:

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राथमिक दस्तावेज़ की पहचान की पहचान करते हुए एक पारंपरिक दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत करने की एक विधि है;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - एक प्राथमिक दस्तावेज़ के रूप में, इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम में बनाया गया, बिना पेपर फॉर्म के सूचना और संचार प्रणाली में शामिल (कंप्यूटर प्रोग्राम, उत्तर-उत्तर रेखा के साथ डेटा, कंप्यूटर-कंप्यूटर)

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - उपयोगकर्ता को सीधे सूचित करने का एक तरीका; डिस्प्ले, फ़ाइल, टेलीविज़न फ़ाइल कैबिनेट, इलेक्ट्रॉनिक संस्करण - सीडीरॉम, आदि;

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - कानूनी संबंधों के इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक प्रतिभागी की इच्छा व्यक्त करने के साधन के रूप में - कानूनी रूप से महत्वपूर्ण तथ्य, लेनदेन में एक कानूनी अधिनियम (इच्छा की अभिव्यक्ति के परिवहन का साधन), वैज्ञानिक जानकारी का आदान-प्रदान, आदि। ।)

"ऐतिहासिक पहलू में इस स्थिति के वैज्ञानिक दस्तावेज़ प्रबंधन विश्लेषण के लिए, सबसे पहले, साहित्य में उपलब्ध इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की परिभाषाओं के अध्ययन की ओर मुड़ना आवश्यक है। इस प्रकार, विशेषज्ञों द्वारा तैयार की गई और आधिकारिक दस्तावेजों में प्रस्तुत चालीस से अधिक ऐसी परिभाषाओं की पहचान करना संभव था। उनके विश्लेषण से पता चलता है कि सभी प्रकार के दृष्टिकोणों के साथ, परिभाषाओं के तीन मुख्य समूहों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

• 1. एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक मशीन-पठनीय दस्तावेज़ है, एक मशीन माध्यम पर एक दस्तावेज़;
• 2. एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक विशेष प्रकार का दस्तावेज़ है;
• 3. एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक इलेक्ट्रॉनिक रूप है;

साहित्य और व्यवहार में "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" शब्द के बड़े पैमाने पर उपयोग के साथ-साथ कानून द्वारा इसके समेकन के बावजूद, परिभाषा अभी तक तय नहीं हुई है। इसका एक उदाहरण VNIIDAD शोध विषय "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की दस्तावेजी और अभिलेखीय समस्याओं" के ढांचे के भीतर किए गए व्यावहारिक पुरालेखपालों के सर्वेक्षण का डेटा है। ये डेटा अनुसंधान के लिए बहुत स्वतंत्र रुचि के हैं। साथ ही, वे अभिलेखीय संस्थानों में सर्वेक्षण के विषय के बारे में सामान्य विचारों की कमी की गवाही देते हैं, जो "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा की अस्थिरता, शब्दावली अनिश्चितता का संकेतक है। कॉर्पोरेट सूचना प्रणाली में विशेषज्ञों के हाल ही में प्रकाशित एक काम में, यह भी नोट किया गया है कि एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ "एक दस्तावेज़ है जिसका वाहक एक इलेक्ट्रॉनिक माध्यम है - एक चुंबकीय डिस्क, चुंबकीय टेप, कॉम्पैक्ट डिस्क, आदि।"

के अनुसार ए.पी. कुरिलो, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को "एक निश्चित तरीके से, एक दूसरे से संबंधित विशेष प्रतीकों, कोड और विद्युत संकेतों का एक संगठनात्मक पहनावा के रूप में प्रस्तुत किया जाता है, जो केवल एक कंप्यूटिंग दूरसंचार वातावरण में मौजूद है, शारीरिक रूप से अमूर्त है और किसी व्यक्ति के लिए दुर्गम है यदि वह विशेष उपकरण का उपयोग नहीं करता है।" इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के लिए, ए.पी. कागज के विपरीत, कुरील में इसके दूसरे सबसे महत्वपूर्ण घटक का अभाव है - एक सामग्री वाहक जो उस पर निहित जानकारी के अनुसार सख्त है

इस तरह की समझ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की केवल भौतिक और तकनीकी विशेषताओं को दर्शाती है, दस्तावेज़ विशेषज्ञ और किसी भी व्यावहारिक कार्यालय कार्यकर्ता - दस्तावेज़ के लक्ष्यों, उद्देश्यों और कार्यों को छोड़कर।

आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की एक अन्य परिभाषा पर भी विचार कर सकते हैं। एस.आई. सेमीलेटोव इसे "एक लिखित दस्तावेज के रूप में समझता है, जो या तो एक भौतिक वाहक पर एक डिजिटल मशीन कोड रिकॉर्ड करने के उद्देश्य के रूप में बनाया गया है जो इलेक्ट्रॉनिक तकनीकी साधनों का हिस्सा है, या विभिन्न प्रकार के संकेतों के भौतिक क्षेत्र के रूप में ( विद्युत चुम्बकीय, विद्युत, ऑप्टिकल और ध्वनिक) समय और स्थान में एक दूरसंचार चैनल कनेक्शन पर प्रसारित होता है। इस परिभाषा में सकारात्मक बात यह है कि लेखक अपने स्वयं के दस्तावेज़ को परिभाषा से परे नहीं लेता है, बल्कि केवल एक भौतिक सूचना वाहक की परिभाषा का आधुनिकीकरण करता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की परिभाषा पर अंतिम दृष्टिकोण एम.एन. कोस्टोमारोव, जो मानते हैं कि शब्द "दस्तावेज़ का इलेक्ट्रॉनिक रूप" इस नई घटना के सार को सबसे सटीक रूप से दर्शाता है, और "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" सिर्फ एक मध्यवर्ती स्थिति है, जो कंप्यूटर मेमोरी में दस्तावेज़ बनाने वाले तत्वों को संग्रहीत करने का एक अस्थायी रूप है। .

तो, पाठ "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा का विश्लेषण करता है। यह दर्शाता है कि निम्नलिखित घटकों को उनमें प्रतिष्ठित किया जा सकता है: यह एक वाहक पर इसकी पहचान की संभावना के साथ एक निश्चित तरीके से तय की गई जानकारी है; इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ समान कार्य करते हैं और पारंपरिक दस्तावेज़ों के समान महत्व रखते हैं; इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की अपनी भौतिक और तार्किक संरचना होती है।

ऊपर से यह भी पता चलता है कि अभी भी "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की कोई सटीक अवधारणा नहीं है। पारंपरिक दस्तावेज़ के साथ, "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" में कई विशेषताएं हैं: नई सूचना प्रौद्योगिकियों का व्यापक उपयोग; इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर; वाहक के लिए कठोर बंधन की कमी; कार्यालय के काम में उनके साथ काम पूरा करने के तुरंत बाद इलेक्ट्रॉनिक आर्काइव को दस्तावेज भेजना।

तेजी से, कई सचिवों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करना पड़ता है। हालांकि, दुर्भाग्य से, केवल कुछ ही उनके साथ काम करने के नियमों और बुनियादी बातों को जानते हैं। ताकि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ अब कर्मचारियों के चेहरों पर घबराहट और उलझन का कारण न बनें, हम अनुशंसा करते हैं कि आप उन्हें इस लेख से परिचित कराएं।

इस लेख से आप सीखेंगे:

• इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों की एक सूची;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कैसे पंजीकृत किए जाते हैं;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करने की मूल बातें;
• किस प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ वाहक मौजूद हैं;
• इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों को कैसे स्टोर करें;
• सही डिजाइनइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेज तेजी से पारंपरिक कागज दस्तावेजों की जगह ले रहे हैं। यह बहुत सरलता से समझाया गया है - उनके साथ काम करना आसान है, उन तक पहुंच को व्यवस्थित करना आसान है, और उन्हें स्टोर करने के लिए बहुत अधिक स्थान की आवश्यकता नहीं होती है। हालांकि, सभी प्रकारों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत करने की अनुमति नहीं है।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों की सूची

इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों की एक निश्चित सूची है, जो आने वाले पत्राचार और संगठन के भीतर बनाए गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों से बनती है। इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक भंडारण की भी अनुमति है। प्राथमिक दस्तावेज, बजट लेखांकन और बजट रिपोर्टिंग के रजिस्टर। यह इस तथ्य के कारण है कि अधिकांश लेखांकन संचालन विशेष कार्यक्रमों का उपयोग करके किए जाते हैं जो आपको प्रासंगिक दस्तावेज बनाने और संग्रहीत करने की अनुमति देते हैं।

कर्मियों पर दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप में भी संग्रहीत किए जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई संगठन किसी कर्मचारी को दूरस्थ कार्य के लिए काम पर रखता है, तो रोजगार अनुबंध को इलेक्ट्रॉनिक रूप से और उसी तरह कर्मचारी से सभी आवश्यक दस्तावेज प्राप्त करके निष्पादित किया जा सकता है। हालांकि, किसी भी मामले में, नियोक्ता को मेल द्वारा पूर्ण रोजगार अनुबंध की एक मुद्रित प्रति भेजनी होगी।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों का पंजीकरण

ज्यादातर मामलों में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) कार्ड पंजीकरण प्रणाली का उपयोग करती है। यह किसी दस्तावेज़ का पंजीकरण कार्ड (RC) या पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड (RCC) बनाने के सिद्धांत पर आधारित है। इसमें बिजनेस पेपर के बारे में सभी बुनियादी डेटा शामिल हैं और, एक नियम के रूप में, एक प्रति या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ ही। इसके अलावा, कार्ड और उससे जुड़े अनुलग्नक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के डेटाबेस में संग्रहीत किए जाते हैं।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि विभिन्न ईडीएमएस में पंजीकरण कार्ड के क्षेत्रों (विवरण) का सेट भिन्न हो सकता है। सबसे सुविधाजनक वे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ हैं जो उपयोगकर्ताओं को स्वतंत्र रूप से सूची में आवश्यक विवरण जोड़ने या आरसी के प्रकार और इसके विवरण की संरचना का चयन करने की अनुमति देती हैं।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के साथ काम करना

कई संगठनों के प्रमुख पहले से ही इलेक्ट्रॉनिक रूप में लेखांकन और कर सहित रिकॉर्ड रखते हैं। और यद्यपि कागजी प्राथमिक दस्तावेजों को पूरी तरह से छोड़ दें इस पलअभी तक संभव नहीं है, अधिक से अधिक दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से संसाधित किया जा रहा है। हां, और कर अधिकारियों के साथ बातचीत ईडी सिस्टम का उपयोग करके बहुत समय और प्रयास बचाती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए, संघीय कानून संख्या 63-एफजेड के मानदंडों के आधार पर, एक साधारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर या एक उन्नत अयोग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित, ऐसे दस्तावेजों को उद्देश्यों के लिए मान्यता प्राप्त है लेखांकनऔर हस्तलिखित हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित कागजी दस्तावेजों के बराबर कराधान।

रूसी संघ के टैक्स कोड द्वारा स्थापित मामलों में, एक योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (इलेक्ट्रॉनिक चालान के लिए, कर प्राधिकरण के साथ इलेक्ट्रॉनिक बातचीत के दौरान, कर रिटर्न जमा करने सहित) का उपयोग करना अनिवार्य है।

दो प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर हैं: उन्नत अयोग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (बाद में एनईएस के रूप में संदर्भित) और उन्नत योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (बाद में सीईपी के रूप में संदर्भित)। उसी समय, प्रतिपक्षों के साथ बातचीत करने के लिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में भाग लेने वाले एक उपयुक्त समझौते में प्रवेश करते हैं, जो प्रक्रिया को निर्धारित करता है इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शनऔर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का प्रकार।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ मीडिया के प्रकार

इलेक्ट्रॉनिक प्रलेखन के मुख्य लाभों में से एक यह है कि इसका उपयोग दस्तावेजों के साथ तेज और उच्च गुणवत्ता वाले काम को व्यवस्थित करने के लिए किया जा सकता है। इस प्रारूप में सामग्री पर हस्ताक्षर करना आसान है, भले ही जिन कर्मचारियों को उनका समर्थन करना चाहिए वे एक दूसरे से दूर हैं। यह बड़ी मात्रा में समय और प्रयास बचाता है। इसके अलावा, एक इलेक्ट्रॉनिक संग्रह की उपस्थिति एक कागज संग्रह के लिए संगठन में बहुत अधिक स्थान आवंटित करने की आवश्यकता से बचाती है। संचित कागजात के भंडारण के लिए, उद्यम के क्षेत्र में एक उपयुक्त क्षेत्र आवंटित करना आवश्यक होगा, साथ ही एक उच्च योग्य पुरालेखपाल को नियुक्त करना होगा जो उपलब्ध सामग्रियों के साथ योग्य कार्य को व्यवस्थित कर सके। इलेक्ट्रॉनिक संग्रह को संग्रहीत करने के लिए, केवल कॉम्पैक्ट हटाने योग्य मीडिया या कई हार्ड ड्राइव पर्याप्त हैं।

उदाहरण के लिए, वाहक के रूप में डिस्क का उपयोग तापमान और आर्द्रता की स्थिति पर कठोर आवश्यकताओं को लागू करता है। सही पसंदइन मापदंडों से दशकों तक मीडिया की भौतिक सुरक्षा सुनिश्चित करना संभव हो जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों का भंडारण

एक संग्रह में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का भंडारण एक बड़ी क्षमता के साथ मीडिया की उपस्थिति का तात्पर्य है, क्योंकि यह दस्तावेज़ीकरण की अखंडता का उल्लंघन करने के लिए अनुपयुक्त लगता है जो एक एकल शब्दार्थ ब्लॉक का गठन करता है या एक इकाई से संबंधित है।

अभ्यास से पता चलता है कि कई उद्यमों में विकसित होने वाली प्रणाली को निम्नलिखित विशेषताओं की विशेषता है: दस्तावेज, जिनकी आवश्यकता समय-समय पर उत्पन्न होती है (यानी, लगातार मांग में हैं), कलाकारों के कंप्यूटर पर संग्रहीत हैं, जिनकी पहुंच उन तक है आधिकारिक कर्तव्यों के प्रदर्शन के संबंध में खुला। दस्तावेज़ीकरण, जिसकी आवश्यकता बहुत कम बार होती है, बैकअप सर्वर या विभिन्न (आवश्यक) क्षमताओं के बाहरी मीडिया पर संग्रहीत किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेज़ का पंजीकरण

इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेज़ का पंजीकरण कागज वाहक के साथ सादृश्य द्वारा किया जाता है। एक नियम के रूप में, कई ईडीएमएस में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए कई मानक रूप होते हैं। लेखांकन और कर प्रलेखन के साथ काम करते समय यह विशेष रूप से सच है, जहां पंजीकरण की प्रक्रिया स्पष्ट रूप से परिभाषित और विनियमित है।

इसके अलावा, प्रत्येक संगठन को इलेक्ट्रॉनिक रूप में अपने स्वयं के व्यक्तिगत रूप बनाने का अधिकार है। बड़ी मात्रा में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के साथ उनका उपयोग उचित है, क्योंकि यह विवरण में निरंतर भरने की आवश्यकता को बहुत सरल करता है।

मौजूदा लिस्टिंग से पहले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रकारआइए परिभाषा पर एक नजर डालते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ क्या है 27 जुलाई, 2006 के संघीय कानून संख्या 149-ФЗ "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना संरक्षण पर" में लिखा गया है। यह इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत की गई प्रलेखित जानकारी है, अर्थात इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटरों का उपयोग करके मानव धारणा के लिए उपयुक्त रूप में, साथ ही सूचना और दूरसंचार नेटवर्क पर प्रसारण या सूचना प्रणालियों में प्रसंस्करण के लिए।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रकार

एक से अधिक वर्गीकरण हैं जो निश्चित रूप से एकल हैं इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रकार. आइए सबसे आम लोगों पर एक नज़र डालें।

सामग्री प्रकार से।सबसे अधिक बार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को सामग्री के प्रकार के रूप में इस तरह के मानदंड के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है। इस मामले में, आवंटित करें पाठ, ग्राफिक्स, एनीमेशन, ध्वनि, मल्टीमीडियाफ़ाइलें।

उपलब्धता से।अभिगम्यता की डिग्री के आधार पर, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ हो सकता है खोलनातथा छुपे हुए. खुले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ सार्वजनिक होते हैं, जो लोगों की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए उपलब्ध होते हैं, क्योंकि उनमें कोई रहस्य नहीं होता है। आमतौर पर, वेबसाइटों, लाइसेंस समझौतों, मूल्य सूचियों आदि की जानकारी इस तरह दिखती है। छिपे हुए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ केवल सीमित संख्या में लोगों द्वारा देखे जा सकते हैं, क्योंकि उनमें गोपनीय जानकारी होती है, कभी-कभी एक वाणिज्यिक या राज्य रहस्य का प्रतिनिधित्व करती है।

एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की उपस्थिति से।सभी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित और हस्ताक्षरित नहीं में विभाजित किया जा सकता है। आप शायद जानते हैं कि इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (इसके बाद - ES) के लिए धन्यवाद, आप उस व्यक्ति की पहचान कर सकते हैं जिसने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए हैं। इसलिए, लेखकत्व भी निर्धारित किया जा सकता है। इसके अलावा, ES इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की अखंडता और अपरिवर्तनीयता की गारंटी देता है।

उद्योग द्वारा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का वर्गीकरण भी होता है, खासकर आज, जब इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन हमारी गतिविधि के अधिक से अधिक क्षेत्रों को कवर करता है। प्रत्येक उद्योग आम तौर पर स्वीकृत और अपने स्वयं के विशिष्ट दस्तावेजों दोनों का उपयोग करता है। उदाहरण के लिए, खुदरा में - चालान, प्रदर्शन किए गए कार्य के कार्य, TORG-12 वेसबिल, स्थापित विसंगति TORG-2, सुधारात्मक चालान पर कार्य करता है। ऊर्जा बिक्री परिसर में - वही प्राथमिक प्लस सुलह अधिनियम, भुगतान के लिए चालान, आदि।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लेखांकन के प्रकार

ज्यादातर, कंपनियां प्राथमिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान करती हैं। विचार करना अधिक विचारमुख्य:

• इनवॉइस,कला के पैरा 1 के अनुसार। रूसी संघ के टैक्स कोड के दूसरे भाग के 169 को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संकलित और प्रदर्शित किया जा सकता है। संघीय कर सेवा दिनांक 05.03.2012 के आदेश के अनुसार एन -7-6/ [ईमेल संरक्षित]एक इलेक्ट्रॉनिक चालान (बाद में ईएसएफ के रूप में संदर्भित) को .XML प्रारूप का पालन करना चाहिए। जब कंपनी के प्रमुख या अधिकृत व्यक्ति के योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो ESF कानूनी महत्व प्राप्त कर लेता है।

  आप "इलेक्ट्रॉनिक चालान" प्रकाशन में इलेक्ट्रॉनिक चालानों के उपयोग, प्रतिपक्षों के बीच उनके आदान-प्रदान और नियामक सूक्ष्मताओं के बारे में विस्तृत जानकारी पा सकते हैं। उपयोग के लिए निर्देश "।

• पूर्ण किए गए कार्यों का अधिनियम (सेवाएं)वर्तमान में इलेक्ट्रॉनिक रूप में अनिवार्य प्रारूप नहीं है। उपयोग के लिए एक अनुशंसित प्रारूप है - .XML। इस तथ्य के बावजूद कि कानून इलेक्ट्रॉनिक अधिनियम के साथ काम करने के लिए डेटा का आदान-प्रदान करने के लिए एक विशिष्ट प्रक्रिया प्रदान नहीं करता है इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का प्रकारऑपरेटरों की मदद के बिना संभव है।

  अपनी पसंद के किसी भी प्रारूप का उपयोग करें - उदाहरण के लिए, .PDF। हालांकि, एक महत्वपूर्ण बारीकियां है: यदि इलेक्ट्रॉनिक रूप में संघीय कर सेवा से कोई मांग आती है, तो आपको .XML प्रारूप में किए गए कार्य के कृत्यों को प्रस्तुत करना होगा।

• वेबिल (टीओआरजी-12)इलेक्ट्रॉनिक रूप में भी तेजी से उपयोग किया जाता है। इसे, एक नियम के रूप में, तीन प्रारूपों में से एक में लिखें - .XML, .JPG या .TIF। इस मामले में, संगठन स्वयं एक खेप नोट का एक रूप विकसित कर सकते हैं। लेकिन मुख्य शर्त को पूरा किया जाना चाहिए: दस्तावेज़ में कई विवरण दिखाई देने चाहिए (उत्पाद का नाम और इसकी मात्रा, वैट और वैट की राशि, आदि)। आप इसके बारे में हमारी सामग्री "इलेक्ट्रॉनिक कंसाइनमेंट नोट" में पढ़ सकते हैं।

उपरोक्त को सारांशित करते हुए, मैं एक बार फिर ध्यान देना चाहूंगा:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों में प्रवेश कर गया है

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आगमन के साथ, लोगों का जीवन बहुत आसान हो गया है, खासकर उनकी कार्य गतिविधियों के संदर्भ में। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाने में कई गुना कम समय लगता है, इसे संग्रहीत करना अधिक सुविधाजनक होता है, और डिजिटल रूप में प्रस्तुत आवश्यक जानकारी की खोज में कुछ मिनट लगते हैं। एक शब्द में कहें तो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के बहुत सारे फायदे हैं, और आज विभिन्न क्षेत्रों में काम करने वाले लोग, लेखांकन से लेकर व्यापार तक, ऊर्जा बिक्री कंपनियों से लेकर बीमा तक, उन सभी की सराहना कर सकते हैं। मुख्य बात भ्रमित नहीं होना है, क्योंकि समय के साथ अधिक से अधिक प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ होते हैं, और राज्य उनमें से कुछ (उदाहरण के लिए, चालान) के निष्पादन पर सख्त आवश्यकताएं लगाता है।

उन दस्तावेजों की सूची जिन्हें कागज पर तैयार नहीं किया जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर स्विच करना

एक समय में, क्लर्कों ने पेपर लॉग से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में संक्रमण का विरोध किया था। अब अधिकांश संगठनों में, ईडीएमएस में दस्तावेजों की आंतरिक स्वीकृति पहले से ही की जाती है और इससे कोई चिंता नहीं होती है। अब हमारे सामने नए अवसर हैं जो पूरी तरह से "कागज रहित" कार्य में संक्रमण के लिए और भी अधिक संभावनाएं देते हैं। हालाँकि, साथ ही, नए भय हम पर हावी होने लगते हैं।

कुछ लोगों को "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" वाक्यांश पढ़ते समय अनिश्चितता और संदेह की अप्रिय भावना हो सकती है। इतने सारे सवाल तुरंत दिमाग में आते हैं: क्या यह विश्वसनीय है? कैसे स्टोर करें? क्या अदालतें मान जाएंगी?

लेकिन कागज के साथ काम करते समय कोई भी एक ही सवाल क्यों नहीं पूछता है, लेकिन सिर्फ इसलिए कि यह परिचित है और विश्वसनीय लगता है। हालांकि "कागजी" कानून सही नहीं है और आप कमियां पा सकते हैं। हां, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए नियामक ढांचा भी सही नहीं है और अभी भी सफेद धब्बे हैं, लेकिन यह विकसित हो रहा है और लगातार सुधार हो रहा है, जबकि "कागजी" कानून धीरे-धीरे अप्रचलित हो रहा है।

लेकिन हमारे सवालों का क्या? हमें उनके जवाब तलाशने होंगे। एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - इसे स्टोर करें और इसे कोर्ट करें।

अब समय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ रहने का है, न कि कागज के साथ जीने का। यह आपके सवालों और चिंताओं के जवाब पाने का समय है, ताकि बाद में पकड़ने की भूमिका में न आएं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का कानूनी महत्व

यह समझने के लिए कि कागज के बिना दस्तावेज़ क्या कर सकते हैं, सबसे पहले यह पता लगाना आवश्यक है कि कानूनी दृष्टिकोण से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कैसे माना जाता है।

हालांकि, ऐसे कार्मिक रिकॉर्ड हैं जिन्हें पहले से ही पूरी तरह से इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित किया जा सकता है:

श्रम अनुबंधों के पंजीकरण और उनमें संशोधन का लॉग;

रोजगार के लिए आदेशों का एक रजिस्टर;

फॉर्म टी -60 (एक कर्मचारी को छुट्टी के प्रावधान पर एक नोट-गणना);

फॉर्म टी -61 (एक कर्मचारी (बर्खास्तगी) के साथ रोजगार अनुबंध की समाप्ति (रद्द) पर एक नोट-गणना);

· समय पत्रक, आदि।

इन दस्तावेजों के भंडारण के लिए, कानून के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को उसी समय के लिए संग्रहीत किया जाता है, जो उनके पेपर समकक्षों के कारण होता है। हालांकि, इस तथ्य के कारण कि यह सिर्फ एक दस्तावेज नहीं है, कागज की तरह, बस शेल्फ से लिया जा सकता है, यह आरोपित है अतिरिक्त जमा आवश्यकता, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के पुनरुत्पादन के साथ-साथ इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को सत्यापित करने के साधन प्रदान करना। इन निधियों के भंडारण की अवधि दस्तावेज़ के भंडारण की अवधि के बराबर है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का उपयोग करते समय, यह याद रखना चाहिए कि उन्हें प्रतिपक्षों, नियामक अधिकारियों और, यदि आवश्यक हो, न्यायिक लोगों द्वारा हस्तांतरण के लिए तैयार होना चाहिए। विशेष रूप से, संघीय कर सेवा विनिमय के प्रारूप और पद्धति पर सख्त आवश्यकताएं लागू करती है। प्रतिपक्षों के साथ, विनिमय आसान है।

नीचे दी गई तालिका उन सभी संभावित दस्तावेजों को दिखाती है जो इस लेखन के समय संघीय कर सेवा द्वारा स्वीकार किए जाते हैं (29 जून, 2012 के संघीय कर सेवा के आदेश के अनुसार संख्या ММВ-7-6/ [ईमेल संरक्षित]) दस्तावेज़ उन में विभाजित हैं जिन्हें एक विशिष्ट प्रारूप (एक्सएमएल) में सख्ती से भेजा जाना चाहिए और जिन्हें स्कैन की गई छवियों के रूप में भेजा जा सकता है।

अनुमोदित प्रारूपों के अनुसार उत्पन्न इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ जिन्हें एक xml फ़ाइल (औपचारिक दस्तावेज़) में निरीक्षण के लिए प्रस्तुत किया जा सकता है

किसी भी प्रारूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज (या कागज पर दस्तावेज) जो ग्राफिक प्रारूप जेपीजी, टीआईएफ, पीडीएफ या पीजीएन (कच्चे दस्तावेज) में इंटरनेट के माध्यम से निरीक्षण के लिए प्रस्तुत किए जा सकते हैं।

18 जनवरी, 2017 नंबर -7-6 / रूस के संघीय कर सेवा के आदेश के लागू होने के बाद [ईमेल संरक्षित], जिसने दस्तावेजों की सूची के एक्सएमएल-फाइल के नए प्रारूप को मंजूरी दी, टीसीएस के अनुसार स्कैन की गई छवियों (जेपीजी, टीआईएफ, पीडीएफ प्रारूपों में) के रूप में एक्सएमएल-फाइल और पेपर दस्तावेज दोनों जमा करना संभव हो गया। नई सूची 06/01/17 से मान्य है। इस प्रकार, न केवल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, बल्कि मूल रूप से कागज पर तैयार किए गए दस्तावेज़ भी टीसीएस के माध्यम से भेजे जा सकते हैं।

उसी समय, यह याद रखना चाहिए कि कर प्राधिकरण को हस्तांतरित कंटेनर में एक ही समय में उपयुक्त प्रारूपों में एक्सएमएल एक्सटेंशन और स्कैन की गई फाइलों के साथ दोनों फाइलें हो सकती हैं।

उपरोक्त तालिका में दिए गए दस्तावेजों की सूची (फिलहाल) संपूर्ण है और यदि करदाता से अन्य डेटा मांगा जाता है, तो न तो करदाता के व्यक्तिगत खाते और न ही इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग उन्हें स्थानांतरित करने के लिए किया जा सकता है। इस मामले में, रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 93 में निर्दिष्ट किसी अन्य विधि का उपयोग करना आवश्यक है।

आउटपुट के बजाय

समय के साथ चलने के लिए, आपको हमेशा जाना चाहिए, और कभी-कभी नए उत्पादों के साथ दौड़ना चाहिए। और इस दौड़ को आसान चलने के लिए, आपको सभी उपलब्ध उपकरणों का उपयोग करने की आवश्यकता है। इस मामले में, सबसे महत्वपूर्ण उपकरण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (आंतरिक) और कानूनी रूप से मान्य इलेक्ट्रॉनिक विनिमय सेवाएं (बाहरी) हैं। विक्रेता और ऑपरेटर कानून और प्रौद्योगिकी से अवगत रहते हैं, वे आपको सलाह दे सकते हैं और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम को ठीक से व्यवस्थित करने में मदद कर सकते हैं।