दरों के आवंटन के लिए सेवा नोट। नमूना ज्ञापन: "मैं आपके ध्यान में लाता हूं ...

कानूनी उम्र के अधिकांश लोग किसी न किसी संगठन में कर्मचारी होते हैं। लोग बयानों या ज्ञापनों के माध्यम से वरिष्ठों के पास अनुरोधों या इच्छाओं के साथ जाते हैं। आइए प्रबंधक के लिए दस्तावेजों को संकलित करने और प्रसारित करने की प्रक्रिया का वर्णन करें।

यह क्या है?

सबसे पहले आपको यह समझने की जरूरत है कि मेमो क्या है। यह एक ऐसा दस्तावेज है जो आंतरिक या बाहरी है, जो कार्यों और प्राप्तकर्ता पर निर्भर करता है। इस तरह के एक ज्ञापन को अक्सर अपने अधीनस्थों में से किसी श्रेष्ठ व्यक्ति को संबोधित किया जाता है और यह एक प्रकार का अनुरोध, टिप्पणी या सुझाव है।

मेमो के अर्थ के आधार पर, यह रिपोर्ट, व्याख्यात्मक, व्याख्यात्मक या विश्लेषणात्मक हो सकता है।

यह दस्तावेज़ अक्सर तकनीकी या व्यावसायिक समस्याओं को उजागर करता है, विवादास्पद स्थितियों का वर्णन करता है, या एक स्पष्टीकरण प्रदान करता है जिसकी आपके वरिष्ठों को आपसे आवश्यकता होती है। मेमो के बीच मुख्य अंतर यह है कि यह न केवल समस्या का सार बताता है, बल्कि देता भी है विस्तृत विवरणऔर कभी-कभी समाधान।

सेवा और रिपोर्टिंग: समानताएं और अंतर

कुछ कर्मचारी मेमोरेंडम और मेमो को भ्रमित करते हैं, और यह कोई दुर्घटना नहीं है। समानताएं हैं, लेकिन अंतर भी हैं। आइए इसका पता लगाते हैं। अत: उस और दूसरे नोट दोनों का अर्थ कार्य में किसी प्रकार की विफलता होने पर अधिकारियों को सूचित करना है। हालांकि, ज्ञापन अक्सर समस्या पर रिपोर्ट करता है, और ज्ञापन में इसे खत्म करने का अनुरोध भी होता है, और कभी-कभी किसी विशेष समस्या को हल करने के तरीके भी संकेतित होते हैं।

वरिष्ठों के लिए मेमो का मसौदा तैयार करना

ज्यादातर, ऐसे दस्तावेज प्रबंधन को भेजे जाते हैं। यह इस तथ्य के कारण है कि मेमो एक दस्तावेज है जो किसी को रिपोर्ट करता है आंतरिक समस्याएं. ज्ञापन का एक उदाहरण कहीं भी पंजीकृत नहीं है, कोई नमूना पाठ नहीं है, इसलिए उन्हें किसी भी रूप में संकलित किया जाता है। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि समस्या का सार और इसे हल करने के प्रस्तावित तरीकों का वर्णन करना। आपको और क्या ध्यान देना चाहिए कि आपका मेमो संगठन के साथ पंजीकृत है। इस तरह आप सुनिश्चित हो सकते हैं कि यह अधिकारियों तक पहुंच जाएगा।

हालाँकि, परिस्थितियाँ अलग हैं। कल्पना कीजिए कि आप उपकरण के टूटने के बारे में नहीं, बल्कि उदाहरण के लिए, आपकी कंपनी के एक कर्मचारी के बारे में एक ज्ञापन लिख रहे हैं, जिसने कुछ गलत किया है। स्थितियां अलग हैं। आपका ज्ञापन बस "खो" हो सकता है। ऐसा होने से रोकने के लिए, आप सुनिश्चित कर सकते हैं। दो प्रतियों में एक मेमो बनाओ। उन्हें पंजीकरण के लिए सचिव को दें और अपनी प्रति लिखने के लिए कहें कि नोट फलां संख्या, फलां तारीख तक पंजीकृत किया गया था और विचार के लिए स्वीकार किया गया था। इस प्रकार, भले ही आपकी शिकायत किसी भी कारण से "अधिकारियों तक नहीं पहुँचती", आपके पास पुष्टि और उसका पाठ है।

अलग-अलग प्रखंडों के बीच ज्ञापनों का आदान-प्रदान

कभी-कभी ज्ञापन संचार के साधन के रूप में काम करते हैं अलग विभागउसी फर्म के। किसी अन्य इकाई के लिए इस तरह के दस्तावेज़ का मसौदा तैयार करना प्रबंधन के लिए एक नोट से अलग नहीं है। मौजूद एकमात्र अंतर यह है कि आपको इकाइयों को स्वयं निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है, आप पता भी निर्दिष्ट कर सकते हैं। इस मामले में, मेमो अभी भी एक आंतरिक दस्तावेज है।

मेमो का शीर्षक आवेदन के मॉडल के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए, जो मुखिया के नाम पर लिखा गया है। अगला, पाठ ही लिखा जाता है, जो किसी विशेष इकाई की सभी समस्याओं की व्याख्या करता है। यह न केवल समस्या का सार, बल्कि विस्तार से सभी बारीकियों का वर्णन करने के लिए वांछनीय है। आप इसे हल करने के तरीके भी सुझा सकते हैं।

दस्तावेज़ का विवरण इंगित किया जाना चाहिए: दिनांक और संख्या। इसे आधिकारिक बनने के लिए यह आवश्यक है।

किसी अन्य संगठन को मेमो

हालाँकि, कभी-कभी ऐसा होता है कि यह बाहरी दस्तावेज़ के रूप में कार्य करता है। मेमो लिखने का एक काफी सामान्य मामला दूसरे संगठन के लिए है। इस प्रकार, कंपनियां आवश्यक सूचनाओं का आदान-प्रदान करती हैं। साथ ही इस मामले में मेमो दावे या अनुरोध का दस्तावेजी साक्ष्य है।

इस तरह के नोट मनमाने तरीके से भी तैयार किए जाते हैं। वे फोटोकॉपी के साथ हो सकते हैं। आवश्यक दस्तावेज़. अधिकतर, ऐसे नोट एक कंपनी के निदेशक के नाम से दूसरी कंपनी के प्रमुख के नाम से तैयार किए जाते हैं। प्रतिपक्ष के साथ बातचीत के मामले में, मेमो की दो प्रतियां तैयार करना अनिवार्य है। मुहर, हस्ताक्षर और पंजीकरण संख्या के साथ दूसरी प्रति को ले जाना चाहिए और इस दस्तावेज़ को तब तक रखना चाहिए जब तक कि समस्या हल न हो जाए।

यदि आप किसी अन्य संगठन के लिए मेमो लिखते हैं, तो आपको प्रतिक्रिया में वही पत्र प्राप्त हो सकता है। हमारे साथ कुछ गलत नहीं है। शायद प्रबंधन ने समस्या या अनुरोध को पूरी तरह से नहीं समझा, या हो सकता है कि उन्होंने आगे की कार्रवाइयों के विकास के अपने स्वयं के संस्करण की पेशकश करने का फैसला किया हो। आपको इस तरह के एक नोट को भी दर्ज करना होगा और इसका जवाब या तो कार्रवाई या अनुरोध के जवाब में देना होगा। इसलिए, मेमो के माध्यम से संगठनों के बीच संचार काफी लंबे समय तक जारी रह सकता है।

मेमो कैसे लिखें

दस्तावेज़ संगठन के नाम और उस व्यक्ति के डेटा से शुरू होता है, जिसके लिए यह अभिप्रेत है, फिर उनका अपना डेटा इंगित किया जाता है। बीच में मेमोरेंडम लिखा होता है। इसके अलावा, पाठ एक लाल रेखा से शुरू होता है। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, यह एक मनमाना रूप में लिखा गया है। अंत में, तारीख इंगित की जाती है और एक प्रतिलेख के साथ एक हस्ताक्षर लगाया जाता है।

यदि ज्ञापन का पाठ बड़ा है, तो इसे कई अनुच्छेदों में विभाजित किया गया है। पहली समस्या का विवरण है। दूसरा अनुरोध ही है। यदि अनुरोध सामूहिक है, तो तीसरे पैराग्राफ में आप विभाग और उन कर्मचारियों के नाम बता सकते हैं जिन्होंने इसे लिखा था। इस मामले में, ज्ञापन पर विभाग के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। अलग से, आप सभी कर्मचारियों के हस्ताक्षर वाली एक शीट संलग्न कर सकते हैं।

मेमो किसी भी एप्लिकेशन की तरह A4 शीट पर लिखा होता है। हस्ताक्षर हाथ से लिखा होना चाहिए, फैक्स नहीं। इसके सीरियल नंबर और इसके संकलन की तारीख के साथ एक मेमो जारी करना भी वांछनीय है। इसे कंप्यूटर पर भी प्रिंट किया जा सकता है, लेकिन इस मामले में भी हस्ताक्षर व्यक्तिगत होना चाहिए।

इलेक्ट्रॉनिक संचार के माध्यम से एक दस्तावेज़ भेजना

किसी संगठन के लिए यह असामान्य नहीं है इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन, और सभी अनुरोध और नोट इंटरनेट या इंट्रानेट के माध्यम से भेजे जाने चाहिए। ऐसे में डरने की जरूरत नहीं है, चिंता की कोई बात नहीं है। हालाँकि, इसके लिए व्यक्तिगत डिजिटल हस्ताक्षर होना वांछनीय है ताकि आप अपने अनुरोध की पुष्टि कर सकें।

या आप कागज के एक टुकड़े पर एक मेमो लिख सकते हैं, उस पर हस्ताक्षर करें और उसे स्कैन करें। आवश्यक पते पर इलेक्ट्रॉनिक संस्करण भेजें और प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करें।

क्या लिखित रूप में अपना प्रस्ताव देना हमेशा आवश्यक होता है?

अक्सर सवाल उठता है: क्या उद्यम के प्रबंधन से मौखिक रूप से संपर्क करना संभव है? उत्तर बहुत सरल है: आप हमेशा मौखिक रूप से आवेदन कर सकते हैं, लेकिन यह ज्ञात नहीं है कि यह कोई परिणाम देगा या नहीं। एक लिखित संदेश हमेशा एक आधिकारिक दस्तावेज होता है, चाहे उसकी सामग्री और पता कुछ भी हो। लेकिन एक मौखिक संदेश केवल ऐसे शब्द हैं जिनका उत्तर नहीं दिया जा सकता है।

इसलिए, केवल कागज पर अधिकारियों के लिए सभी प्रस्तावों, स्पष्टीकरणों और स्पष्टीकरणों को तैयार करने की सलाह दी जा सकती है। अन्यथा, हो सकता है कि आपको आपके अनुरोध या प्रस्ताव का उत्तर न मिले।

कई मेमो को एक औपचारिकता के रूप में संदर्भित करते हैं जिसमें समय और तंत्रिकाएं लगती हैं। लेकिन ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब यह औपचारिकता कर्मचारी को प्रबंधन के अनुचित दावों से बचा सकती है। प्रलेखित याचिकाएँ आपको किसी भी समय परेशानी से सुरक्षित रखेंगी, जिसे मौखिक अनुरोधों के बारे में नहीं कहा जा सकता है, जिन्हें हमेशा महत्व भी नहीं दिया जाता है। इस प्रकार, ये दस्तावेज़ रिश्ते के तथ्य की पुष्टि करते हैं, वे निवर्तमान दस्तावेज़ के रूप में पंजीकृत हैं।

रिपोर्ट लिख रहा हूँ

एक ज्ञापन क्या है?

रिपोर्टिंग नोट है महत्वपूर्ण दस्तावेजआंतरिक संवादकोई भी प्रभावशाली संस्थान इसके बिना नहीं कर सकता। संगठन के सामान्य कामकाज के लिए, लगभग सभी कर्मचारियों के लिए एक नमूना ज्ञापन हाथ में होना चाहिए। मेमो से इसका अंतर यह है कि इसमें एक पदानुक्रमित अभिविन्यास है, अर्थात यह हमेशा अधीनस्थ से उच्च प्रबंधन तक आता है। नोट एक सूचनात्मक दस्तावेज के रूप में कार्य करता है, जो उद्यम में प्रबंधन प्रणाली की स्थिरता को प्रभावित करने वाली घटनाओं के बारे में समय पर एक उच्च प्राधिकरण या अन्य संरचनात्मक विभाग के अधिकारियों को सूचित करने के लिए लिखा जाता है।

रिपोर्ट है कानूनी बल, क्योंकि इसका उद्देश्य न केवल संगठन के प्रबंधन को सूचित करना है, बल्कि आवाज उठाई गई स्थिति पर एक निश्चित निर्णय लेने के लिए प्रेरित करना भी है। दस्तावेज़ कर्मचारी की व्यक्तिगत पहल पर या प्रबंधक के अनुरोध पर तैयार किया जाता है। प्रबंधन प्रलेखन के वर्गीकरण के अनुसार नोट कोड - OKUD के अनुसार 0286041। दस्तावेज़ को स्पष्ट रूप से उस समस्या का वर्णन करना चाहिए जो उत्पन्न हुई है, और चूंकि इसमें कानूनी बल है, यह वर्तनी और कानूनी त्रुटियों से मुक्त होना चाहिए।

मेमो परिभाषा

दस्तावेज़ न केवल घटना का विवरण देता है, बल्कि स्थिति को हल करने के विकल्पों के साथ एक निष्कर्ष भी लिखता है। उसके बाद, मुखिया दस्तावेज़ का अध्ययन करने और अपना संकल्प लागू करने के लिए बाध्य होता है। इसके बाद, यह संकल्प विभिन्न उपायों (जुर्माना लगाना, प्रोत्साहन जारी करना, आदि) के अनुमोदन और कार्यान्वयन के आधार के रूप में कार्य करता है। इस प्रकार, एक ज्ञापन नेता और अधीनस्थ के बीच प्रतिक्रिया का एक तत्व है।

मेमो का उद्देश्य

इस दस्तावेज़ के निर्माण में पीछा किए गए मुख्य लक्ष्य:

• व्यक्तिगत प्रदर्शन की प्रभावशीलता बढ़ाएँ. जब किसी कर्मचारी के साथ कुछ हस्तक्षेप होता है, और वह इस समस्या को हल करने के तरीके सुझाता है।
• स्थिति को सुधारें. जब कोई कर्मचारी कुछ तथ्यों को जानता है जो उसे व्यक्तिगत रूप से चिंतित नहीं करते हैं, लेकिन, उनकी राय में, एक स्थिर और में हस्तक्षेप करते हैं प्रभावी कार्य. प्रबंधन को एक रिपोर्ट लिखी जा रही है ताकि निकट भविष्य में स्थिति का समाधान किया जा सके।
• खुद को जिम्मेदारी से मुक्त करें. अगर कर्मचारी ने वरिष्ठों को कुछ जानकारी दी और घटना को सुधारने के लिए खुद को जिम्मेदारी से मुक्त करना चाहता है। उसके बाद, कंपाइलर के लिए कोई दावा नहीं होना चाहिए।
• अधिकारों का उल्लंघन होने पर अपनी रक्षा करें. यहां नोट घटना के शांतिपूर्ण समाधान का प्रयास है।

ज्ञापन के उद्देश्यों में से एक जिम्मेदारी को अस्वीकार करना है

मेमो के प्रकार

ये दो प्रकार के होते हैं:

1. आंतरिक- कंपनी की कार्यक्षमता बढ़ाने के लिए कर्मचारी या उसके बॉस के अनुरोध पर लिखा जाता है। हस्ताक्षर लेखक द्वारा किया जाता है। चूंकि दस्तावेज़ को आंतरिक माना जाता है, निष्पादन ए 4 पेपर पर किया जाता है।
2. बाहरी- उच्चाधिकारियों को भेजा गया। इस प्रकार पर केवल कंपनी के प्रमुख के हस्ताक्षर होते हैं, और यह लेटरहेड पर छपा होता है।

दोनों ही मामलों में, तारीख लिखने और हस्ताक्षर करने के दिन निर्धारित की जाती है।

• सूचनात्मक -एक नियम के रूप में, वे नियमित रूप से तैयार किए जाते हैं, वे कार्य के तरीकों और विशेषताओं के बारे में विस्तार से बताते हैं। कार्यप्रवाह में सुधार के लिए प्रबंधन को विचारों को संप्रेषित करने के लिए भी उनका उपयोग किया जा सकता है।
• रिपोर्टिंग- एक विशिष्ट अवधि में निष्पादित आदेश के परिणामों पर रिपोर्ट। एक नियम के रूप में, वे सबसे निचले स्तर के कर्मचारियों से बने होते हैं।
• पहल -वे जहां कर्मचारी अधिकारियों को विशिष्ट घटनाओं के संबंध में एक निश्चित निर्णय लेने के लिए आमंत्रित करता है - उल्लंघन, डाउनटाइम, आदि।

आंतरिक ज्ञापन

अक्सर, रिपोर्टों के बीच, किसी को अधिकारियों और आलसी लोगों के कर्मचारियों पर "दमनकारी" नोट लिखना पड़ता है। उन्हें बहुत सावधानी से तैयार किया जाना चाहिए, क्योंकि थोड़ी सी भी चूक भविष्य में परेशानी का कारण बन सकती है। अनुशासन का उल्लंघन आर्थिक दंड का एक कारण है, केवल इसके लिए दस्तावेज़ में मजबूत तर्क दिए जाने चाहिए। एक गलत तरीके से तैयार किए गए दस्तावेज़ पर मुकदमा दायर किया जा सकता है, शिकायत की जा सकती है कि अधिकारी किसी विशेषज्ञ के अधिकारों का दुर्भावना से उल्लंघन करते हैं। इसलिए, यह जानना जरूरी है कि मेमो को सही तरीके से कैसे लिखा जाए।

दस्तावेज़ संरचना

ज्ञापन में दो या तीन शब्दार्थ खंड शामिल हैं:

1. वास्तविकएक हिस्सा जहां घटना के कारणों को बताया गया है जिसने इसके गठन को साथ की परिस्थितियों के विस्तृत विवरण के साथ प्रेरित किया।
2. विश्लेषणात्मक -घटना के संभावित परिणामों के साथ स्थिति का विश्लेषण प्रस्तुत करता है और विभिन्न विकल्पसमस्या निवारण।
3. सारांशवह हिस्सा जहां वक्ता अपनी राय का वर्णन करता है, एक ठोस तर्क देता है और घटना को हल करने के लिए कुछ विशिष्ट कार्रवाई करने की सिफारिश करता है। और फिर नेता खुद तय करता है कि उसे क्या प्रतिबंध लगाने हैं। चूंकि अधिकारियों के पास परीक्षण के लिए समय नहीं है, इसलिए अक्सर वे विवरण में जाने के बिना लेखक के प्रस्तावों से सहमत होते हैं।

बाहरी ज्ञापन

आप पाठ्य और सारणीबद्ध दोनों रूपों में एक ज्ञापन बना सकते हैं। प्रश्न के प्रकार के आधार पर दस्तावेज़ में विश्लेषणात्मक खंड अनुपस्थित हो सकता है। इस मामले में, दस्तावेज़ में समस्या के समाधान के साथ केवल तथ्यात्मक भाग और निष्कर्ष होता है। इसके साथ, आप कुछ सुधार के लिए न केवल सुझाव दे सकते हैं उत्पादन प्रक्रियाएंबल्कि किए गए उपायों के प्रति अपना असंतोष व्यक्त करने के लिए भी। रिपोर्ट की प्रस्तुति के साथ आगे बढ़ने से पहले, आपको समस्या या अपने दृष्टिकोण को स्पष्ट रूप से तैयार करने की आवश्यकता है और उसके बाद ही इसे कागज पर प्रस्तुत करना शुरू करें।

एक मेमो एक संगठन के भीतर दस्तावेजी संचलन का एक मॉडल है, जो सभी प्रकार की परिस्थितियों का प्रभावी ढंग से जवाब देना संभव बनाता है।

सेवा दस्तावेज़ के उद्देश्य और प्रकार

एक व्यावसायिक पत्र का उद्देश्य एक निश्चित को सूचित करना है अधिकारीमौजूदा कठिनाइयों के बारे में या उत्पादन के मुद्दों के बारे में कोई सुझाव देने के बारे में।

इसके अलावा, एक आधिकारिक दस्तावेज एक तरह की पुष्टि है कि कर्मचारी न केवल अपना काम करता है, बल्कि देखता भी है मौजूदा समस्याएंजिन पर बाद में इस नोट में चर्चा की गई है। उसी समय, जिस कर्मचारी ने किसी भी उल्लंघन की उपस्थिति के बारे में प्रबंधक को एक ज्ञापन लिखा था, वह इस मुद्दे को हल करने की जिम्मेदारी को पूरी तरह से अस्वीकार करता है।

सेवा नोट्स में विभाजित हैं:

• वे जिसमें घटित होने वाली क्रिया या घटना के कुछ कारकों का संकेत दिया जाता है नकारात्मक चरित्र. इस तरह के प्रोडक्शन नोट्स में व्याख्यात्मक, ज्ञापन, पाए गए उल्लंघनों और शिकायतों पर कार्य शामिल हैं;
• वे जो मुख्य दस्तावेजों के अतिरिक्त स्पष्टीकरण हैं। ये बट्टे खाते डालने या सामग्री खरीदने, वित्तीय सहायता के आवंटन पर, पदोन्नति पर, बोनस पर, और इसी तरह के नोट्स हो सकते हैं।

बदले में, आधिकारिक जनगणना अधीनस्थों और नियोक्ता (आंतरिक), और संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों और उद्यम के मुख्य प्रमुख (बाहरी) दोनों के बीच की जा सकती है। बाह्य रूप से, उत्पादन दस्तावेज़ संगठन के बाहर प्रदान किए जाने का इरादा है, इस प्रकार के नोट के प्राप्तकर्ता उच्च प्रबंधन हैं।

आंतरिक व्यापार पत्र की जानकारी और रूप

आधिकारिक दस्तावेजों की सामग्री में आमतौर पर उत्पादन, सामग्री, आर्थिक मुद्दों के साथ-साथ बोनस, पदोन्नति या अवनति के मुद्दे शामिल होते हैं। इस प्रकार, किसी भी विभाग का कर्मचारी कुछ सामग्री या के लिए लिखित रूप में आवेदन कर सकता है वित्तीय संसाधनदोनों व्यापार और व्यक्तिगत उपयोग के लिए। इसके अलावा, ऐसे दस्तावेज़ की सामग्री किसी विशिष्ट कर्मचारी या प्रत्यक्ष पर्यवेक्षक के विरुद्ध शिकायत को उजागर कर सकती है।

कर्मचारियों को पुरस्कृत करने के लिए, प्रत्यक्ष नियोक्ता अपने वरिष्ठ को संबोधित याचिका के रूप में एक मेमो लिखता है। जहां वह एक अधीनस्थ की खूबियों पर प्रकाश डालता है, और पुरस्कृत करने के तरीकों पर सुझाव देता है।

अधीनस्थों से संगठन के प्रमुख को एक इंट्रा-प्रोडक्शन पत्र हाथ से मुक्त रूप में तैयार किया जाता है। हालाँकि, इस तरह के दस्तावेज़ को लिखने के लिए, आप कंप्यूटर या प्रिंटिंग उपकरण का उपयोग कर सकते हैं।

किसी दस्तावेज़ का उचित लेखन

हालांकि इस अधिनियम में विधायी स्तर पर स्थापित नमूना नहीं है, इसमें आवश्यक रूप से निम्नलिखित जानकारी शामिल होनी चाहिए:

• जिसे यह आवेदन संबोधित किया गया है (स्थिति, उपनाम और पते के आद्याक्षर), दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में इंगित किया गया है; नोट संख्या और पंजीकरण की तारीख;
• रचे जा रहे पत्र का नाम;
• परिचयात्मक भाग, आमतौर पर घटना के समय, तिथि और समय को दर्शाता है;
• मुख्य भाग, घटना का विस्तृत सार बताया गया है;
• अंतिम भाग में संकलक के प्रस्ताव शामिल हैं, जिसे वह उद्यम के प्रमुख को लागू करने के लिए कहता है;
• पाठ के अंतर्गत दस्तावेज़ लिखने की तिथि, संकलक की स्थिति या पेशा और उसका उपनाम और आद्याक्षर है।

बाहरी पत्रों के लिए, उनके पास समान सामग्री होनी चाहिए, संस्था के लेटरहेड पर, अधिमानतः मुद्रित रूप में, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके तैयार की जानी चाहिए।

कई उद्यमों के पास प्रबंधन द्वारा विकसित और अनुमोदित एक तैयार मेमो टेम्पलेट है। जिसके लिए धन्यवाद, इस तरह के एक दस्तावेजी अधिनियम को तैयार करने के लिए श्रमिकों के लिए यह बहुत आसान और अधिक सक्षम होगा।

आंतरिक और बाहरी पत्रों में, अनावश्यक पानी के बिना, संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से जानकारी दी जानी चाहिए। इस प्रकार, दस्तावेज़ बनाने वाले व्यक्ति और उसे संबोधित करने वाले व्यक्ति का समय बच जाता है। साथ ही प्रस्तावों की स्पष्ट प्रस्तुति सबसे अधिक योगदान देती है शीघ्र प्रतिक्रियानेता द्वारा।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में उत्पादन पत्रों का गठन

कई उद्यम संकलन की अनुमति देते हैं मेमोकंप्यूटर का उपयोग करना, जो आपको दस्तावेज़ का इलेक्ट्रॉनिक रूप बनाने की अनुमति देता है। पंजीकरण की यह विधि, प्रत्येक संरचनात्मक इकाई स्वतंत्र रूप से चुनती है, और इसे कानून द्वारा प्रदान किए गए कुछ दस्तावेजों में निर्धारित करती है। इस प्रकार, इलेक्ट्रॉनिक संस्करण दस्तावेज़ की तैयारी और उसके भेजने को बहुत सरल करता है, जो नोट की समीक्षा करने और प्रतिक्रिया उपाय करने के लिए समय कम कर देता है।

व्यावसायिक पत्र को संकलित करने की इलेक्ट्रॉनिक विधि हस्तलिखित संस्करण से बहुत भिन्न नहीं है, लेकिन फिर भी इसमें निम्नलिखित अंतर हैं:

• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में, यह इंगित करना आवश्यक नहीं है कि यह किसको निर्देशित किया गया है, क्योंकि ऐसी जानकारी पहले से ही एड्रेस बार में लिखी गई है;
• इलेक्ट्रॉनिक नोट में प्रवर्तक के हस्ताक्षर स्वचालित रूप से डाल दिए जाते हैं (पूर्व-तैयार स्कैन किए गए हस्ताक्षर);
• इलेक्ट्रॉनिक के लिए मेलबॉक्सप्रेषक को अभिभाषक से एक सूचना प्राप्त होती है कि उसने पत्र प्राप्त किया और उसे पढ़ा। यह सेवा एक नोट भेजने की पुष्टि है।

बनाने के मुख्य लाभों में से एक इलेक्ट्रॉनिक रूपनोट्स एक पूर्व-मौजूदा टेम्पलेट है। जिसका उपयोग बाद में समान दस्तावेजों के प्रारूपण में किया जा सकता है। यह लाभ उद्यम या उनके व्यक्तिगत श्रमिकों की सेवाओं द्वारा प्राप्त किया जाता है, जो अपनी गतिविधि की प्रकृति से अक्सर मेमो बनाते हैं।

संकलन पहलू

मेमो संकलित करते समय, निम्नलिखित बारीकियों को ध्यान में रखना आवश्यक है, जो उनके प्रकार और उद्देश्य के आधार पर लागू होते हैं:

उपरोक्त बारीकियों का अनुपालन एक अनुभवहीन कर्मचारी को भी प्रबंधक के लिए एक सक्षम और समझने योग्य ज्ञापन तैयार करने की अनुमति देगा।

दस्तावेज़ का महत्व

आधिकारिक दस्तावेज प्रत्यक्ष से बचने में मदद करते हैं संघर्ष की स्थितिकिसी विशेष उद्यम के कर्मचारियों के बीच, जो इसके काम को सकारात्मक रूप से प्रभावित करता है। वे लेखांकन और कर रिपोर्टिंग में भी महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं, जहाँ वित्तीय कठिनाइयांविभिन्न बारीकियों पर कुछ ध्यान देने और पालन करने की आवश्यकता है।

अन्य बातों के अलावा, संगठन में अपराधियों का मुकाबला करने के लिए कार्यालय पत्र प्रभावी होते हैं। इसके अलावा, नियोक्ता को शिकायत दस्तावेज लिखने से आप विवाद और हमले के बिना समस्या को हल कर सकते हैं। चूँकि कार्यालय की शिकायतें गुमनाम रूप से लिखी जा सकती हैं, या केवल संकलक का नाम, उनके अनुरोध पर, मुखिया द्वारा घोषित नहीं किया जाएगा।

इसलिए, ऐसा दस्तावेज़ एक बहुक्रियाशील उपकरण के रूप में कार्य करता है, जिसकी बदौलत अधिकांश संगठनात्मक मुद्दों को काफी कम समय में हल किया जा सकता है।

संपर्क में

मेमो उद्यमों में लिखित संचार के रूपों में से एक है। यह उपकरण कारोबार पत्राचारविशेष रूप से उन कंपनियों में लोकप्रिय है जहां विभिन्न स्तरों के कई विभाग हैं और सब कुछ नियंत्रित करना काफी कठिन है। लेकिन छोटे व्यवसायों में भी, वे अक्सर इस बात में रुचि रखते हैं कि मेमो को सही तरीके से कैसे लिखा जाए। जिस उद्देश्य के लिए इसे संकलित किया गया है, उसके आधार पर ऐसी रिपोर्ट का नमूना भिन्न हो सकता है।

रिपोर्ट तैयार करने और उद्देश्य के लिए आधार

कोई भी कर्मचारी सेवा लिख ​​सकता है। एक नियम के रूप में, इसके हमेशा दो भाग होते हैं। पहले में, अधिकारियों को किसी भी तथ्य या घटना के बारे में सूचित किया जाता है, और दूसरे में उच्च सहयोगी के लिए कर्मचारी के अनुरोध, सुझाव, कोई अन्य अपील शामिल होती है।

पेन हथियाने के लायक है अगर:

• ऐसे उल्लंघन किए गए थे जो किसी भी अप्रत्याशित कार्रवाई का कारण बने या जिसके कारण ऐसा हो सकता है;
• प्रबंधन के हस्तक्षेप की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, किसी परियोजना को पूरा करने के लिए पर्याप्त सामग्री और तकनीकी साधन नहीं हैं;
• कर्मचारियों में से एक कर्मचारी काम पर नहीं आया या नशीली/विषाक्त/अल्कोहल अवस्था में दिखा;
• कुछ कर्मचारियों को उत्कृष्ट परिणामों या अन्य उपलब्धियों के लिए पुरस्कृत करने का प्रस्ताव था;
• आपको किसी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने की आवश्यकता है;
• किसी कर्मचारी को छुट्टी या कानूनी दिन की छुट्टी से बुलाना आवश्यक है;
• कोई अन्य स्थिति जिस पर बिना नेता के निर्णय नहीं लिया जा सकता है।

मेमो कैसे लिखें (GOST के अनुसार नमूना)

कंपनियों के पास कई पेश करने का अवसर है विभिन्न रूपकिसी भी घटना या संगठनात्मक और वित्तीय प्रकृति के मुद्दों की एक लिखित रिपोर्ट जिसमें वरिष्ठ प्रबंधन के हस्तक्षेप की आवश्यकता होती है। परंतु एकीकृत रूपऐसी सूचनाओं के लिए स्थापित नहीं है।

कार्यालय के लिए, यह एक तरह की रिपोर्ट है। जैसे, इस दस्तावेज़ का रूप भी स्वीकृत नहीं है, लेकिन इसे आवश्यक रूप से GOST 6.30-2003 "यूनिफाइड डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम्स" की आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेजों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ। अर्थात्, इसमें निम्नलिखित विवरण होने चाहिए:

• संस्था का नाम या संरचनात्मक इकाई, साथ ही उस व्यक्ति का संकेत जिसके पास अपील भेजी गई है;
• दस्तावेज़ का नाम;
• टेक्स्ट - प्रबंधन को वास्तव में क्या रिपोर्ट करने की आवश्यकता है;
• दिनांक, हस्ताक्षर और ज्ञापन के लेखक की आवश्यक रूप से स्थिति।

अनिवार्य आवश्यकताएं निर्धारित की गई हैं, अब देखते हैं कि मेमो कैसे लिखा जाता है।

उदाहरण 1

किसी दस्तावेज़ में विशेषताओं की इस प्रकार की व्यवस्था को कोणीय कहा जाता है। लेकिन उन्हें शीट पर दूसरे तरीकों से रखा जा सकता है।

उदाहरण 2

चित्र में - विवरण का अनुदैर्ध्य स्थान। और दोनों ही विकल्प सही हैं।

लेकिन भले ही आपकी कंपनी में दस्तावेजों को पूरी तरह से अलग तरीके से तैयार करने के लिए प्रथागत हो, चिंता न करें, यह भी सही होगा, क्योंकि अधिकारियों ने अनिवार्य रूप प्रदान नहीं किया है।

उदाहरण 3

सर्विस नोट - लेखन का एक उदाहरण

टोपी लिखना लगभग किसी के लिए भी मुश्किल नहीं है। यह स्पष्ट करना आवश्यक है कि दस्तावेज़ किसके पते पर भेजा जाएगा, उसकी स्थिति और उपनाम, आद्याक्षर (आप पूरी तरह से नाम और संरक्षक हो सकते हैं)। इसके अलावा, हमें प्रवर्तक को इंगित करना चाहिए, और यदि कर्मचारियों का एक समूह आवेदन करता है, तो उनके पदों और पूरे नाम को सूचीबद्ध करना आवश्यक है।

आगे क्या होगा? मेमो कहाँ से शुरू होता है? "मैं आपके ध्यान में लाता हूं ..." - यह सबसे सुविधाजनक और आम विकल्प है। कर्मचारी के लिए, यह सुविधाजनक है क्योंकि वह तुरंत अपने संदेश के विषय पर जा सकता है, प्रबंधक के लिए - पत्र का अध्ययन करने के लिए समय कम करके।

विशिष्ट तिथियों, समय, परिस्थितियों और सूचनाओं की अनिवार्य सूची के साथ, पाठ स्वयं संक्षिप्त होना चाहिए। इसलिए अधिकारियों के लिए अधीनस्थ की अपील पर ध्यान देना, जांचना और उसका जवाब देना आसान होगा।

दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना सुनिश्चित करें, संकलन की तारीख डालें, यदि आवेदन हैं, तो उनकी उपस्थिति और सूची का संकेत दें।

यह जोड़ा जाना बाकी है कि किसी भी दस्तावेज़ को मानक A4 शीट पर तैयार किया जाना चाहिए। यदि रिपोर्ट का पाठ बड़ा है और एक शीट पर फिट नहीं होता है, तो आपको दूसरे का उपयोग करना चाहिए। पीठ पर लिखने की अनुशंसा नहीं की जाती है, हालांकि यह स्वीकार्य है। यदि चादरों की संख्या एक से अधिक है, तो शेष सभी को क्रमांकित किया जाना चाहिए। इसके अलावा, सभी शीटों को जकड़ना वांछनीय है ताकि वे एक सामान्य दस्तावेज़ बना सकें।

इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्ट। हो जाता है?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने वाली कंपनियों की संख्या लगातार बढ़ रही है। इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्ट के बारे में कुछ शब्द कहना जरूरी है। बेशक, वे हो सकते हैं और पहले से मौजूद हैं और उनके डिजाइन के नियम व्यावहारिक रूप से समान हैं। जब तक उपयोगकर्ता प्राप्तकर्ता और प्रेषक को निर्धारित नहीं करते हैं, क्योंकि संदेश भेजने के कार्यक्रम स्वचालित रूप से ऐसा करते हैं।

यहां यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि कंपनी में आंतरिक व्यापार पत्राचार के लिए दस्तावेजों को किसी तरह पत्रों के सामान्य ढेर से अलग किया जाना चाहिए, ताकि यह स्पष्ट हो सके कि व्यक्तिगत कहां हैं और आधिकारिक सामग्री कहां है। पहले से ही विशेष कार्यक्रम हैं जो आपको स्वचालित रूप से भेजने, रजिस्टर में पंजीकरण करने, रिपोर्ट के उत्तर और संकल्प भेजने की अनुमति देते हैं। इस मामले में, सभी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ चिपकाए गए हैं इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरप्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों - निर्णय लेने के बाद।

यदि कोई सामान्य प्रणाली नहीं है, तो अपील कॉर्पोरेट मेल पर लिखी जा सकती है, जिसे आमतौर पर सचिव द्वारा चेक किया जाता है। वह अंतिम अभिभाषक को पत्र अग्रेषित करने के लिए बाध्य होगा। वितरण सुनिश्चित करने के लिए, आपको भेजते समय रसीद सूचनाएँ सेट करनी होंगी।

सारांशतथ्य और कारण जिन्होंने लेखक को मेमो लिखने के लिए प्रेरित किया। दूसरा इन तथ्यों और कारणों का विश्लेषण है, उनके परिणाम जो हो सकते हैं।

यह सिमेंटिक ब्लॉक अनिवार्य वर्गों पर लागू नहीं होता है और कुछ मामलों में इसे छोड़ दिया जा सकता है। तीसरा विशिष्ट निष्कर्ष और प्रस्ताव, उपरोक्त के अर्थ के आधार पर कोई कार्रवाई करने के लिए अनुरोध और प्रेरणा है।

अभिवादन, शुभकामनाएं, सम्मान का आश्वासन और अन्य शब्दार्थ आवेषण के सार से सीधे संबंधित नहीं होने के उपयोग को बाहर रखा गया है।

हम अलग-अलग नोटों के डिजाइन का उदाहरण देते हैं। Alfa Limited Liability Company लेखांकन, Alfa LLC के जनरल डायरेक्टर II.

मानव संसाधन विभाग के स्टासोव प्रमुख एस.वी. क्लिमोवा व्याख्यात्मक नोट में निर्दिष्ट कारणों को अपमानजनक के रूप में पहचानें। लागू करें अनुशासनात्मक कार्यवाही T.I को टिप्पणी का रूप।

बोगदानोवा के मुख्य लेखाकार ए.डी.

मेमो, मेमो और संदर्भ: क्या अंतर है?

लेख से आप सीखेंगे:

• मेमो क्या है;
• मेमो कैसे लिखें;
• मेमो किन नियमों के अनुसार तैयार किया जाता है;
• मेमो लिखने के लिए आपको टेम्प्लेट की आवश्यकता क्यों है।

एक ज्ञापन क्या है? यही है, उद्यम में सूचना सहभागिता कितनी प्रभावी ढंग से स्थापित की जाती है। इसके अलावा, इस सूचना सहभागिता में भाग लेने वाले कंपनी के सभी कर्मचारी हैं - लाइन कर्मियों से लेकर शीर्ष प्रबंधन तक।

विषय पर दस्तावेज़ डाउनलोड करें: उद्यम में काम करने वाला प्रत्येक कर्मचारी एक निश्चित श्रम कार्य करता है, इस पद के लिए परिभाषित कर्तव्य।

मेमो टेम्पलेट्स

यूएसएसआर के केंद्रीय सांख्यिकी ब्यूरो का निर्देश दिनांक 11.24.82 नंबर 613 कर उद्देश्यों के लिए, सभी प्रकार के नोट महत्वपूर्ण हैं। कुछ मामलों में, एक नोट, अन्य दस्तावेजों के साथ, के रूप में कार्य कर सकता है प्राथमिक दस्तावेज़खर्चों के कर लेखांकन में पुष्टि और दस्तावेजी पुष्टि के लिए। 1 सेंट। उदाहरण के लिए, रूसी संघ के टैक्स कोड के 252:

• अपनी स्वयं की विज्ञापन सेवा से एक मेमो, जिसके अनुसार विज्ञापन वीडियो के वास्तविक उपयोग की अवधि 12 महीने से अधिक नहीं थी, कंपनी को यह साबित करने में मदद मिली कि वीडियो अमूर्त संपत्ति नहीं हैं और एक बार में लागत को लिख दें।
• जीपीएस नेविगेटर (ओडोमीटर के बजाय) की रीडिंग के साथ कार के माइलेज की पुष्टि करने और ईंधन की लागत को पहचानने के लिए, मास्टर से परिवहन विभाग के प्रमुख को एक ज्ञापन की आवश्यकता होती है कि प्री-ट्रिप निरीक्षण ने ओडोमीटर की खराबी को दिखाया . 1 सेंट। 252, उप। 5 पृष्ठ 1 कला। रूसी संघ के टैक्स कोड के 254।

नोट्स लिखना सीखना: रिपोर्टिंग, सेवा, व्याख्यात्मक

पहल। उनमें पहल, सुझाव, सिफारिशें आदि शामिल हैं। ज्ञापन का नमूना दस्तावेज़ के प्राप्तकर्ता कौन हैं, इसके आधार पर ज्ञापन बाहरी या आंतरिक हो सकते हैं।

बाहरी पतों को एक उच्च उद्यम या संगठन के प्रमुख को संबोधित किया जाता है। इस दस्तावेज़ को संकलित करने के लिए, उद्यम के सामान्य रूपों का उपयोग करें।

उदाहरण के अनुसार, ज्ञापन में निम्नलिखित तत्व शामिल होने चाहिए:

• संस्था, उद्यम का नाम;
• पिंड खजूर
• अनुक्रमणिका;
• पंजीकरण पते;
• प्राप्तकर्ता डेटा;
• रिपोर्ट के विषय का शीर्षक;
• कहा गया पाठ;
• प्रबंध व्यक्ति के हस्ताक्षर;
• कलाकार का पूरा नाम, संपर्क फ़ोन नंबर के साथ।

गैर-अनुपालन का ज्ञापन आधिकारिक कर्तव्योंसंगठन के प्रमुख के नाम पर आंतरिक ज्ञापन तैयार किए जाते हैं, उनके डिजाइन के लिए साधारण शीट का उपयोग किया जाता है।

व्याख्यात्मक नोट - नमूना और भरने के नियम

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• पीछे: संदर्भ और सूचना दस्तावेज (प्रोटोकॉल, प्रस्ताव, आदि) - प्रकार, तैयारी और निष्पादन का क्रम
• आगे: व्यापार (सेवा) पत्र - अवधारणा, प्रकार, प्रारूपण और निष्पादन
• व्यापार नोट्स के नमूने (रिपोर्ट, सेवा, व्याख्यात्मक)

प्रयुक्त स्रोतों की सूची

1. संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। प्रलेखन की आवश्यकता। दिशा-निर्देशगोस्ट आर 6.30-2003 के कार्यान्वयन के लिए। (रोसारखिव द्वारा अनुमोदित);
2. संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय के काम के लिए निर्देशों के विकास के लिए दिशानिर्देश।
   23 दिसंबर, 2009 नंबर 76 के फेडरल आर्काइव के आदेश द्वारा अनुमोदित। - परिशिष्ट संख्या 16;
3. लॉगिनोवा एन.के. कार्यालय का काम और पत्राचार। शिक्षक का सहायक. यूएसयूई, 2007.;
4. कार्यालय के काम का विश्वकोश।

पहला भाग, बताते हुए, कारणों, तथ्यों और घटनाओं को निर्धारित करता है और इसे लिखने के बहाने के रूप में कार्य करता है।

दूसरे भाग, विश्लेषण, में वर्तमान स्थिति का विश्लेषण शामिल है, संभव विकल्पउसके फैसले।

तीसरे भाग, संक्षेप में, विशिष्ट कार्यों के लिए निष्कर्ष और प्रस्ताव शामिल हैं, जो संकलक की राय में लिया जाना चाहिए।

वहीं, हो सकता है कि मेमोरेंडम में दूसरा हिस्सा न हो तो मसले का सार बताए जाने के बाद उसके समाधान के प्रस्तावों का तुरंत वर्णन किया जाएगा।

यदि मेमो प्राप्तकर्ता को कार्य की प्रगति के बारे में सूचित करते हैं, तो उन्हें नियमित रूप से तैयार किया जा सकता है। ये तथाकथित सूचनात्मक ज्ञापन हैं।

एक मेमो अपने उद्देश्य में एक मेमोरेंडम के करीब है, लेकिन इसके विपरीत, इसका एक आंतरिक, आधिकारिक चरित्र है।

सर्विस नोट्स सर्विस नोट्स के प्रकार और उनके निष्पादन के लिए नियम

ध्यान

सेवा नोटों के नमूने के पंजीकरण का जर्नल जर्नल पंजीकरण के अलावा, दस्तावेज़ों का कार्ड या स्वचालित लेखा भी प्रदान किया जाता है।

एक व्याख्यात्मक नोट का रूप किसी भी घटना और तथ्यों की परिस्थितियों को स्पष्ट करने के लिए एक प्रकार का दस्तावेज प्रदान किया जाता है व्याख्यात्मक नोट, एक उच्च अधिकारी के नाम पर उद्यम के एक कर्मचारी द्वारा संकलित।

यह अनुरोध करने वाले व्यक्ति के नाम पर नियमित पेपर शीट पर एक प्रति में हाथ से लिखा जाना है।

कुछ संगठन कंप्यूटर पर व्याख्यात्मक नोट के निष्पादन के लिए प्रदान करते हैं।

एक व्याख्यात्मक नोट का रूप विधायी स्तर पर तय नहीं है, हालाँकि, कुछ संस्थानों में इसके निष्पादन के लिए मानक रूप हैं।

उसी समय, एक व्याख्यात्मक नोट जो फॉर्म में नहीं है, मान्य है।

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुसार (कला।
लेखांकन में व्याख्यात्मक नोट - दस्तावेज़ वित्तीय विवरण, युक्त:

• वर्तमान, निवेश और के मुख्य तकनीकी और आर्थिक संकेतक वित्तीय गतिविधियाँउद्यम;
• इन्वेंट्री, मूल्यह्रास, आदि का अनुमान लगाने के तरीकों को लागू करने के संदर्भ में लेखांकन नीति का विस्तृत विवरण।

सबसे अधिक बार, आदेश व्याख्यात्मक नोटउद्यम (संस्था) द्वारा विनियमित जिसमें सूचना और संदर्भ दस्तावेज के इस रूप को अपनाया जाता है।

तो, व्यावसायिक नोट्स सूचना और संदर्भ दस्तावेज हैं जो आरंभ करते हैं प्रबंधन निर्णयऔर आपको प्रबंधन प्रभाव का एक या दूसरा तरीका चुनने की अनुमति देता है।

सर्विस नोट्स सर्विस नोट्स अनुरोध के प्रकार और उनके निष्पादन के लिए नियम

इस संबंध में, वह बढ़े हुए भार का सामना नहीं कर सकती। मैं आपसे लेखा विभाग में काम के मुख्य स्थान के लिए एक नए विशेषज्ञ को स्वीकार करने और अंशकालिक नौकरी के साथ रूस के श्रम संहिता के अनुच्छेद 288 के अनुसार श्रम संबंधों को तोड़ने के लिए कहता हूं।

किसी इकाई के कर्मचारी या प्रमुख द्वारा किसी अन्य इकाई के प्रमुख या विशेषज्ञ को संबोधित मेमो तैयार किया जाता है। इस प्रकार, नाम के आधार पर, यह विशुद्ध रूप से सेवा के मुद्दों को हल करता है, नियंत्रण वस्तुओं का क्षैतिज संचार प्रदान करता है।

मेमो अक्सर तार्किक, आर्थिक, सूचना समर्थन और इस तरह के मुद्दों को दर्शाते हैं।
ज्ञापन का पाठ, एक नियम के रूप में, एक औचित्य (संकलन के कारणों का एक बयान) और एक प्रस्ताव, अनुरोध, आवेदन आदि शामिल हैं।

उदाहरण के लिए, लेखा विभाग में एक लेखाकार एक कंप्यूटर या प्रिंटर की मरम्मत की आवश्यकता के बारे में एक ज्ञापन में सूचित कर सकता है। इस तरह के मेमो को सिस्टम सपोर्ट डिपार्टमेंट के प्रमुख को डिवाइस की मरम्मत के लिए कहा जाना चाहिए।

मेमो उसी तरह से तैयार किया जाता है जैसे ए4 शीट पर मेमोरेन्डम तैयार किया जाता है।